Toolkit per l'adozione di Cloud
Modelli di e-mail per avviare un piano di comunicazione e tenere informati i team durante un'implementazione nel cloud
Modelli di e-mail e banner pubblicitari per presentare i prodotti Atlassian Cloud
Il successo della migrazione al cloud dipende dall'effettiva adozione dei nuovi prodotti Cloud da parte dei tuoi team. A questo punto della migrazione, probabilmente sei consapevole dell'importanza di comunicazioni ponderate come parte del piano di gestione delle modifiche. I team dovranno ascoltare il messaggio più volte e in diversi modi prima di apportare una modifica. Concedendo ai tuoi team il tempo necessario per abituarsi alla nuova modifica, avrai la sicurezza che siano aperti e pronti al momento dell'implementazione. Se il messaggio arriva da qualcuno di cui si fidano, i membri dei team saranno più propensi all'ascolto.
Per aiutarti a rendere presto operativi i tuoi team sul cloud, abbiamo creato una serie di modelli di e-mail e banner pubblicitari modificabili che puoi utilizzare per informare i team sul lancio del Cloud.
Cosa sono i banner pubblicitari?
I banner pubblicitari sono notifiche che attirano l'attenzione posizionate nella parte superiore delle interfacce utente dei prodotti Atlassian, che forniscono agli utenti le informazioni essenziali in modo evidente e facilmente accessibile. La configurazione dei banner pubblicitari può essere eseguita da amministratori o persone con privilegi di amministratore appropriati all'interno dei prodotti Atlassian Cloud (Jira Software e Confluence)e dei prodotti Server e Data Center (JSW e Confluence).
Quando usare questi modelli
Questi modelli di e-mail e banner pubblicitari servono a promuovere l'adozione dei nuovi prodotti Cloud prima e durante il lancio della migrazione. e non hanno lo scopo di sensibilizzare i team sulla migrazione stessa. A questo punto del processo, dovresti aver già comunicato la migrazione ai tuoi team durante le fasi precedenti (valutazione, pianificazione, preparazione, test e/o migrazione). Come minimo un mese prima del lancio, gli utenti devono essere al corrente della migrazione prevista e delle relative tempistiche e ragioni. Per indicazioni su cosa comunicare nelle fasi iniziali, fai riferimento al toolkit per la migrazione al Cloud.
Come usare questi modelli
- Scegli il canale che utilizzerai per comunicare con gli utenti. Questi modelli sono progettati come e-mail e banner pubblicitari all'interno del prodotto se scegli di utilizzare MS Teams, Slack o un'altra piattaforma, dovrai aggiornare la copia di conseguenza.
- Copia il modello fornito di seguito e incollalo in un nuovo messaggio e-mail, in un banner pubblicitario o in qualsiasi strumento di comunicazione a tua scelta.
- Personalizza [ testo segnaposto ]. Noterai che ci sono molti punti in cui personalizzare il nome del prodotto (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud ecc.). Aggiorna il testo in base ai prodotti oggetto del lancio.
- Aggiungi ulteriore contesto per aiutare gli utenti a capire i motivi che hanno spinto la tua organizzazione ad adottare i prodotti Atlassian Cloud e le modalità in cui avverrà questa adozione.
- Rimuovi eventuali contenuti non pertinenti per gli utenti.
- Quando usi modelli di e-mail, invia le e-mail ai tuoi utenti invitandoli a provare i nuovi prodotti e fornisci un feedback rispondendo all'e-mail.
SUGGERIMENTO: valuta la possibilità di personalizzare ulteriormente questi modelli in base a funzioni o reparti specifici che potrebbero avere un diverso livello di conoscenza della modifica. Ad esempio, se stai implementando per la prima volta Confluence Cloud nel team finanziario, per i membri di questo team servirà un messaggio diverso rispetto a quello usato per l'implementazione di Jira Software Cloud nei team di sviluppo che utilizzano Jira Server da anni.
La comunicazione è un percorso continuo
I modelli di e-mail che seguono sono stati concepiti per un'occasione specifica: la presentazione dei prodotti Atlassian Cloud. Una volta diventati operativi, i tuoi utenti non avranno bisogno di comunicazioni così frequenti. Tuttavia, ti suggeriamo di non interrompere del tutto gli aggiornamenti. Invia una newsletter mensile o trimestrale ai tuoi utenti per informarli su nuove funzioni rilasciate, approfondimenti e storie di successo provenienti da tutta l'organizzazione, e illustra altri casi d'uso per consentire al tuo team di ampliare l'utilizzo dei prodotti Atlassian. Se stai già inviando una newsletter con gli aggiornamenti dei tuoi strumenti IT, puoi semplicemente incorporare le modifiche specifiche di Atlassian nella newsletter esistente.
SUGGERIMENTO: iscriviti alla Roadmap di Atlassian Cloud per ricevere tutte le informazioni sulle nuove funzioni Cloud rilasciate che saranno presto disponibili e preparare i tuoi utenti.