Non è necessario che le sessioni di pianificazione includano proprio tutti; il proverbio dice che "troppi cuochi rovinano il brodo" e la presenza di troppe persone può essere di ostacolo allo svolgimento dei lavori.  Utilizza la tabella superiore del modello per indicare le informazioni di base, ad esempio chi è il responsabile del progetto e quali altri membri del team parteciperanno. Assicurati di @menzionarli in modo da includerli nelle comunicazioni. In questa tabella è inoltre presente uno spazio per identificare la priorità del progetto e impostare lo stato, in modo da poter monitorare facilmente l'avanzamento.

Anche se a un primo sguardo questo modello sembra breve, non lo compilerai in un solo passaggio. È consigliabile condurre diverse sessioni con il team per assicurarti di esplorare ogni aspetto in modo approfondito. Nella prima sessione, concentrati specificatamente sullo spazio del problema. Quale problema stai cercando di risolvere? Perché è importante trovare una soluzione? Cosa accadrebbe se non facessi nulla? Prendi in esame domande come queste e scrivi le risposte nella riga superiore della tabella Definizione del problema del modello.

Il tuo obiettivo non è semplicemente identificare un problema, ma correggerlo. Durante la prima sessione con il team, conduci un esercizio creativo dedicando circa 20 minuti all'individuazione delle possibili soluzioni. In un'altra sessione separata, invece, immergiti nella correzione specifica che alla fine sceglierai. Disponi di dati o informazioni che supportano questa soluzione? In che modo misurerai il successo della soluzione? A quali domande aperte devi ancora rispondere? Tutti questi aspetti devono essere indicati nella seconda riga della tabella Definizione del problema del modello. Ricorda: si tratta di un documento dinamico, che puoi sempre continuare ad arricchire man mano che vai più in profondità.

Nessuno lavora in modo isolato e lontano dal mondo e, per quanto ti auguri che la tua soluzione offra solo vantaggi per tutti, è importante capire chi sono le persone che potrebbero essere interessate dall'implementazione di questa correzione. Nell'ultima riga della tabella Definizione del problema, esplora gli impatti della soluzione. Quali sono i team di cui avrai bisogno? Chi sarà interessato? Quali cambiamenti dovranno implementare affinché tu possa portare a termine il progetto? Rispondere a queste domande prima di avviare qualsiasi attività ti aiuterà ad adottare un approccio proattivo e a tenere aperti i canali di comunicazione.