Modello Pianificazione della capacità

di Atlassian

Dati realistici sulle risorse del team

FUNZIONALITÀ PRINCIPALI

Monitoraggio dei task

Definizione delle priorità

Allineamento del team

Categorie

Gestione del prodotto

Software & IT

Modello Pagina

Pianificare i progetti e gestire i carichi di lavoro del team può sembrare un processo complicato di tentativi ed errori. Quando si cerca di capire qual è il suo spazio di manovra, spesso si brancola nel buio e questo può causare un utilizzo inefficiente delle risorse, frustrazione e persino situazioni di stress. Utilizza il modello Pianificazione della capacità per ottenere un quadro preciso delle risorse disponibili, in modo da eliminare le congetture e avere un team soddisfatto e adeguatamente supportato.

Panoramica
Vantaggi
Istruzioni
Perché scegliere Confluence?

What is a capacity planning template?

A capacity planning template is a digital spreadsheet designed to track and manage project requirements and the available resources to fulfill them. It aids managers in effectively assigning tasks to team members and ultimately prevents them from experiencing burnout.

Benefits

Harnessing the power of a capacity planning template can provide various benefits for teams and companies alike. Some of the benefits of a capacity planning template include:

Reduced company costs

Time is money. While it might seem efficient to pile as much work as possible onto individual team members to maximize productivity, this strategy usually backfires. If the workload exceeds what a team member can handle, it can lead to stress and burnout, ultimately reducing their efficiency.

Therefore, it's important to distribute tasks among team members according to their capacity. A capacity planning template ensures each team member's workload is manageable and no one team member is overworked.

Increased productivity

Employees are more productive when they aren't overworked, over-stressed, or burnt out. A capacity planning template can help ensure team members receive the optimal amount of work they can handle while maintaining productivity.

Improved work quality

When individual team members are overburdened, the quality of their work can decline. They may rush through tasks, skipping necessary reviews before submission. To prevent this problem, utilize a capacity planning template to allocate appropriate work to each team member based on their capacity.

Improved work environment

Happy employees create happy work environments. To keep team morale high, use a capacity planning template to ensure they aren't overworked, which helps to maintain a positive work environment.

Eliminating excess capacity

When employees take on work beyond their capacity, they often will only say something once they are burnt out or ready to quit. Therefore, project managers must establish routine processes to ensure their team members only take on what they can handle.

A project capacity planning template eliminates the possibility of team members working in excess by keeping a regular log of how many hours of work each team member plans to put in to complete future projects. As a result, when a capacity planning template shows that a team member has enough work to fill their hours, the project manager does not give them any more work.

Enhanced resource management

Resource management ensures that adequate resources are available to complete work projects. Outsourcing some work to freelancers to ensure a project gets done is a form of resource management.

For proper resource management, use a planning template to keep track of how much work you need to assign to team members or outsource. Capacity planning templates are also great for conducting future resource requirements.

Come utilizzare il modello Pianificazione capacità

Project managers aiming to optimize their team's capacity should consider leveraging a planning template. These are the steps to use one:

Passaggio 1. Assegna dei compiti al team

Prima di riunire l'intero tuo team per discutere delle capacità, assegna a tutti i membri dei compiti da svolgere individualmente. Chiedi di scrivere tutto ciò che fanno in una settimana tipica, insieme al numero stimato di ore settimanali che dedicano a ciascun task. È utile che i membri del team svolgano questo esercizio prima della riunione affinché possano fare riferimento ai propri calendari, caselle di posta in arrivo, canali chat e ticket per avere un quadro quanto più possibile preciso.

Passaggio 2. Convoca una riunione del team

Dopo aver concesso a tutti una quantità di tempo adeguata per descrivere la propria settimana media, convoca una riunione del team. Inizia fornendo alcune informazioni di contesto sui motivi per i quali parlerai delle risorse. Stai pianificando un nuovo progetto? Stai cercando di capire come inserire un nuovo membro del team? Vuoi definire meglio gli ambiti di competenza? Fai in modo che lo scopo sia chiaro affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo all'obiettivo. Questo contesto consentirà loro di essere molto più sinceri sui propri orari e sulla disponibilità (senza temere ripercussioni negative).

Passaggio 3. Fai qualche semplice calcolo

A questo punto i membri del team devono utilizzare i risultati dell'esercizio e sommare le ore individuali totali. Devono essere incluse tutte le attività, da quelle amministrative alle pause caffè. Il tuo obiettivo è comprendere le ore di lavoro totali di ciascun membro del team.

Successivamente, dovrai capire che percentuale di tempo i membri del team dedicano ai progetti effettivi dividendo il numero di ore dedicate ai progetti per il numero di ore totali che hanno appena indicato.

Esaminate un po' questi numeri. Sono quelli che ti aspettavi? Queste percentuali sono in linea con gli obiettivi del tuo team? Oppure il tempo dedicato ad altri task (ad esempio le attività amministrative) è notevolmente maggiore di quello previsto? Questa conversazione aperta ti aiuterà a individuare alcune aree dove potresti introdurre dei miglioramenti e ottimizzare il tempo a disposizione del team.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Nella tabella, indica il ruolo e il nome di ogni membro del team e il tempo dedicato ogni settimana ai progetti, in percentuale e in ore totali.

Per avere un quadro complessivo della capacità del team, raggruppa ruoli simili in modo da sommare le ore per quella posizione ed elenca il totale nella colonna per ottenere una somma per ruolo. Saprai così qual è il tempo totale che gli ingegneri, ad esempio, dedicano ai progetti.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Passaggio 5. Prendi decisioni ponderate

Ora che hai un quadro più chiaro di come il tuo team usa il tempo e le risorse a disposizione, devi utilizzare queste informazioni per prendere decisioni ponderate sulla scelta delle persone alle quali assegnare i progetti in corso o futuri. Questo ti aiuterà ad allineare le competenze dei membri del team a task specifici, abbinare i task agli obiettivi generali del team ed evitare le situazioni di stress che si verificano quando si sovraccarica di lavoro una persona già al limite delle proprie possibilità.

Boost productivity with Atlassian’s capacity planning template

Atlassian's capacity planning template with Confluence is more than just a practical solution; it's a strategic approach to optimizing your team's efficiency and project success. By leveraging this template, project managers gain invaluable insights into their team's bandwidth, allowing for precise allocation of tasks and resources.

With a clearer understanding of each team member's workload, managers can prevent burnout, foster collaboration, and maintain a positive work environment. Confluence's capacity planning template empowers teams to make informed decisions, align tasks with team goals, and ultimately enhance productivity and project outcomes.

Say goodbye to the guesswork of project management and hello to a more streamlined, practical approach with Atlassian's Confluence capacity planning template.

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