Per sfruttare al massimo questo esercizio, fornisci questo modello a ogni membro del team e concedi tempo a sufficienza per compilarlo in maniera indipendente. I partecipanti possono descrivere in modo più accurato le loro preferenze se hanno a disposizione circa una settimana e non devono sforzarsi di riempire in poco tempo tutte le 11 righe del modello, dove sono incluse domande che spaziano dai modi di dire preferiti alle sfide più grandi. 

Al momento di distribuire il modello ai membri del team, assicurati di spiegare che non hai deciso di svolgere questa attività per mettere in evidenza i difetti delle persone o per accrescere le loro insicurezze, ma per imparare a conoscervi meglio e ottimizzare la collaborazione.

È il momento di inserire una riunione del team nel calendario. Ricorda a tutti di portare con sé il proprio modello del manuale utente compilato a questo incontro, poiché sarà l'argomento principe della conversazione.

L'obiettivo di questa riunione è offrire a tutti la possibilità di mostrare agli altri cosa hanno scritto sul loro modello. Se hai un team di grandi dimensioni, potrebbe essere utile suddividerlo in gruppi più piccoli. Ma, se il tuo team è di piccole dimensioni, una conversazione che coinvolga tutti può fare in modo che siano allineati. Tutti, anche le persone che in genere non sono inclini a parlare delle proprie preferenze o aspettative, dovranno parlare di ciò che hanno inserito nel loro manuale utente. 

Deve trattarsi di una conversazione aperta. Incoraggia i membri del team a porsi domande di chiarimento tra loro e a offrire approfondimenti e osservazioni (ovviamente sempre in maniera educata e professionale) sulle proprie esperienze di collaborazione.

I manuali utente sono utili solo quando il team li utilizza. Pertanto, non devono cadere nel dimenticatoio una volta discussi in una riunione mirata.

Archiviali in un luogo sicuro e accessibile che permetta al tuo team di consultarli con facilità. Valuta l'idea di collegarli con link alla pagina iniziale o ad altre pagine interne del team. I manuali contengono molte informazioni preziose che consentiranno al tuo team di collaborare più efficacemente, quindi assicurati che tutti possano consultarli con facilità quando ne hanno bisogno.

Non saranno solo i membri del team a continuare a evolversi, ma anche le loro preferenze. Per questo motivo, fai in modo che non si sentano bloccati dalle informazioni che hanno inserito due o tre anni prima.

Ogni volta che introduci un nuovo membro nel team, forniscigli questo modello e chiedigli di condividere le sue informazioni con il team. Puoi cogliere l'occasione per dare ai membri esistenti la possibilità di discutere di eventuali aggiornamenti recenti al loro manuale utente, in modo che tutti dispongano sempre delle informazioni più aggiornate sulle modalità di comunicazione e collaborazione.