Devi essere in grado di vedere tutti i task che il tuo team deve gestire prima di definirne le priorità. Crea un elenco completo dei task che il tuo team deve eseguire per il progetto nel backlog in modo da poter fare riferimento a ciascuna di esse quando è il momento di creare la matrice.

È essenziale elencare solo gli obiettivi principali che sono stati concordati dal team. Un numero eccessivo di obiettivi può deviare il focus del progetto. È preferibile, quindi, aggiungerne pochi. Utilizzerai gli obiettivi come punto di riferimento per posizionare ogni task, pertanto andrebbero scritti ed essere disponibili proprio sopra la matrice.

La maggior parte del tempo dovrebbe essere dedicata a questa parte, dove tu e il tuo team stabilite il livello di impatto e di impegno di ogni task sui vostri obiettivi. Quali task offrono il massimo valore per i tuoi obiettivi? Alcuni sono alcuni più urgenti rispetto ad altri? Quali potrebbero essere le conseguenze di dare maggiore priorità a un task rispetto a un altro? Domande come queste andrebbero risolte nell'ambito di una discussione di gruppo con il team e possono aiutare a determinare l'ambito di ogni cosa da fare inclusa nell'elenco che hai creato in precedenza.

In base al colore in cui ricade ogni task, elencalo in Must Do (Requisiti obbligatori) (riquadri verdi), Nice to Have (Requisiti preferenziali) (riquadri gialli) o Won't Do (Non sarà fatto) (riquadri rossi). Il team sarà in grado di visualizzare le priorità del progetto sia dalla matrice che da questi elenchi e agire di conseguenza per portare a termine il lavoro nel modo più efficiente possibile.

È importante comunicare lo stato e i risultati di ogni task a tutto il team, agli stakeholder e a qualsiasi altra persona il cui lavoro potrebbe essere interessato da tali task. @menziona un membro del team per ogni task e fissa una data in cui puoi rispondere alle domande, gestire gli eventuali rischi o chiarire i dubbi.