Chiarire ruoli e responsabilità costituisce un aspetto cruciale del processo di pianificazione del progetto. In questa prima sezione, indicherai il promotore (la persona di riferimento del progetto che coordina le parti interessate e dà impulso all'azione), l'approvatore (la persona che autorizza il progetto finale), i contributori (persone dotate di competenza e voce in capitolo nel progetto, ma senza autorità sulla decisione finale) e le parti interessate (persone che hanno solo la necessità di essere informate dell'avanzamento del progetto, ma che non sono attivamente coinvolte nell'esecuzione del lavoro). Fornire una descrizione dettagliata di questi ruoli sin dall'inizio non è una semplice formalità, ma garantisce che tutti sappiano esattamente dove collocarsi man mano che il progetto avanza.

In questa sezione puoi indicare l'obiettivo del progetto in una singola frase e assegnare un nome al progetto. Ti consigliamo di utilizzare un nome semplice e diretto, invece di uno troppo elaborato. Ciò offrirà al team la chiarezza necessaria, senza termini tecnici o fumosi. Inoltre, potrai scrivere la data di scadenza per l'intero progetto, gli eventuali risultati chiave, le metriche di successo che dovrai monitorare e lo stato del progetto, che verrà aggiornato man mano che avanza. La presenza di tutte queste informazioni essenziali nella parte superiore consente all'intero team di acquisire facilmente tutti i dettagli necessari, senza dover spulciare un infinito numero di e-mail per trovarli.

Nulla compromette un progetto più velocemente di uno slittamento dell'ambito, quindi dovrai avere ben chiaro ciò che è incluso nel tuo progetto e ciò che ne è escluso. Utilizzando questo modello, puoi elencare gli elementi di progetto in tre categorie: indispensabili, desiderabili e non inclusi nell'ambito. Classificarli sin dall'inizio del progetto consentirà ai membri del team di gestire meglio la propria attività e di concentrarsi su ciò che è più importante.

Il progetto non ha una durata illimitata o, quanto meno, non dovrebbe averla. Ci sarà una data conclusiva dell'intero progetto, ma potresti anche voler impostare milestone più piccoli per monitorarne l'avanzamento e renderlo più gestibile. In questa sezione puoi delineare milestone diversi (ad esempio, una prima bozza di contenuto e mockup di progettazione) e includere il responsabile principale di ciascun requisito, la scadenza, lo stato ed eventuali note importanti.

Desideri che il tuo piano di progetto costituisca un unico punto di riferimento per tutte le informazioni importanti correlate a tale progetto. Nella sezione inferiore includi collegamenti ad altri materiali di riferimento che potrebbero servire al team. Che si tratti di un brief creativo o di un esempio di riferimento per il team, indicalo in questa sezione in modo che tutti i contenuti siano ben organizzati e accessibili.