Prima di iniziare la riunione, prendi in considerazione la sezione Background e compilala per informare tutti i partecipanti dei motivi dell'incontro. Potrebbe trattarsi di una panoramica del prodotto appena rilasciato, con l'indicazione delle funzioni, delle specifiche e dei team coinvolti, oppure di dettagli su un recente trasferimento dell'ufficio. Illustra brevemente questa sezione quando avvii la discussione.

Dedica 5 minuti per invitare i partecipanti a fornire liberamente opinioni e suggerimenti. Questo ti aiuterà a creare un forum aperto e trasparente che produrrà un feedback utile. Dai un'occhiata alla guida operativa per altre idee su come stabilire il tono giusto. 

Ogni sezione del modello Retrospettiva è basata sul tempo per un motivo valido: le persone devono avere lo spazio sufficiente per esprimere le proprie riflessioni, ma non così tanto da impantanarsi in un vicolo cieco. Il risultato ideale è una discussione che sia esaustiva ma al contempo eviti un eccesso di digressioni o la focalizzazione su problemi che il team non è in grado di risolvere, quanto meno non in 30 minuti.

Il tempo a disposizione è di 10 minuti? Bene. Inizia chiedendo a tutti quale debba essere la prima attività del team. Invita i partecipanti a indicare le proprie riflessioni nel documento Retrospettiva che, grazie a Confluence, consente a ogni persona di creare e modificare contenuti contemporaneamente.

Prima che il tempo scada, non dimenticare di dedicare qualche minuto alla discussione delle idee emerse. In qualità di facilitatore, evita di prendere parte alla discussione. Il tuo compito è quello di osservare e ascoltare gli input, individuare temi comuni e raggruppare feedback simili. Questo ti aiuterà a restringere le scelte migliori per ottimizzare i processi e a evidenziare le azioni successive che il team dovrebbe intraprendere. 

Conduci le due sezioni successive nello stesso modo. Imposta un timer di 10 minuti e chiedi al gruppo di prendere nota di ciò che il team dovrebbe continuare a svolgere e di ciò che dovrebbe interrompere.

Alla fine, dedica 5 minuti di tempo per discutere i passi successivi. Ti sembrerà di andare troppo veloce, ma fidati di noi: la sessione si concluderà con numerosi spunti di riflessione.