Prima di passare al modello, assegna dei compiti a tutte le persone chiave. Invitale a riflettere in autonomia su chi siano i destinatari di riferimento. Dai team a valle allo sponsor esecutivo, chi sono le persone con cui comunicano regolarmente? Concedi alcuni giorni di tempo affinché ognuno possa creare il proprio elenco, quindi riunisci il team per discutere del piano.

Utilizzando la sezione Obiettivi del modello, offri a tutti informazioni chiare e contestualizzate su quali siano i tuoi obiettivi per il piano di comunicazione con gli stakeholder. Gli obiettivi non devono essere generici, come "comunicare meglio" (il che è scontato), ma devono analizzare in profondità i risultati reali che desideri raggiungere. Vuoi migliorare il clima di fiducia con gli stakeholder? Ridurre i colli di bottiglia? Diminuire gli errori? Prendi nota di questi obiettivi prima di passare alle altre sezioni del modello.

Conduci una discussione aperta sui destinatari identificati e crea un elenco principale. Annotali nella colonna sinistra della tabella Stakeholder.

Nella colonna a destra, elenca i metodi di comunicazione che utilizzi attualmente con ogni stakeholder. Utilizzi principalmente l'e-mail per comunicare con il consiglio di amministrazione e la messaggistica istantanea con i team dei partner? Annota questi dettagli qui.

Ora scegli uno degli stakeholder e inizia con una semplice domanda: quale sarà la frequenza delle comunicazioni con questi destinatari?

Ad esempio, se il consiglio di amministrazione necessita di un solo aggiornamento mensile, indicalo nella colonna Destinatari accanto alla riga che riporta la dicitura "mensile". Scorri le altre colonne della tabella per mappare i dettagli per i membri del consiglio di amministrazione. Quali metodi utilizzerai? Cosa devi condividere con loro? Aggiungi eventuali collegamenti pratici ai quali potresti voler fare riferimento o che vuoi condividere con i destinatari nel modello, in modo da avere tutte le informazioni in un'unica posizione. Ripeti per tutti gli stakeholder.

È possibile che una sola riunione non sia sufficiente per mettere a punto l'intero piano delle comunicazioni con gli stakeholder. Ciò non costituisce un problema. La sezione Azioni aperte del modello ti offre lo spazio necessario per indicare tutto ciò che deve ancora essere fatto.

Ad esempio, se vuoi cercare una piattaforma destinata a semplificare la comunicazione con i fornitori esterni, indicalo in questa sezione come azione aperta, a titolo di promemoria. 

Desideri un ulteriore approfondimento su come utilizzare questo piano di comunicazione con gli stakeholder? Dai un'occhiata a questa strategia.