Non hai indetto questa riunione solamente per il piacere di incontrarsi tutti insieme regolarmente. Un modo per mantenere il coinvolgimento dei partecipanti della riunione ricorrente consiste nel delinearne con chiarezza lo scopo. In questo modo, tutti sapranno che la riunione ha un obiettivo chiaro e che non sarà una perdita di tempo. All'inizio di ogni riunione (a prescindere da quante ne abbia condotto in passato), prenditi del tempo per una breve panoramica e per illustrarne gli obiettivi, i partecipanti chiave e i processi. Annota questi dettagli nella sezione Panoramica sulla riunione del modello per fornire a tutti un contesto durante la lettura delle note delle riunioni precedenti.

Hai l'impressione che ogni singola riunione si concluda con un lungo elenco delle cose da fare? È normale. Anzi, è una cosa positiva, poiché significa che vengono fatti dei reali progressi durante i vari incontri. Nella sezione Attività da svolgere in sospeso di questo modello, puoi utilizzare una macro per visualizzare tutte le attività da svolgere in sospeso relative a tutte le riunioni. Basta digitare "/report su task" per visualizzare tutte le cose ancora da fare, a prescindere dal fatto che facciano riferimento a una riunione del giorno prima o di due mesi prima. Assicurati di spuntare con regolarità le attività svolte dall'elenco, per mantenere tutti al corrente su quelle che restano ancora da svolgere.

Il segreto di una riunione produttiva è l'ordine del giorno. Prima di riunire tutti, devi avere un'idea chiara dei punti di discussione e delle decisioni da prendere. Chiedi inoltre con un certo anticipo ai partecipanti se ci sono degli argomenti di cui desiderano parlare. Utilizza la sezione Note della riunione del modello per registrare la data della riunione, taggare i partecipanti ed elencare i punti dell'ordine del giorno. Potrai così assegnare priorità agli argomenti di conversazione ed evitare di uscire fuori tema.

Per quanto ti piaccia pensare di avere una memoria di ferro, è facile dimenticare ciò che viene detto durante le riunioni ricorrenti. A quali decisioni si è arrivati? Quali task sono stati individuati? Nell'ultima colonna della sezione Note sulla riunione puoi aggiungere un resoconto dettagliato. Digita "/attività da svolgere" per aggiungere e assegnare task e "/decisione" per annotare una decisione presa durante la riunione. Non dovrai più spremerti le meningi per ricordarti i dettagli di ciò che è successo e quando.