Valori dell'imprevisto
Identifica i valori principali del tuo team durante la risposta agli imprevisti e crea un piano per metterli in pratica in modo coerente.
USA QUESTA STRATEGIA PER...
Scoprire cosa è davvero importante per il tuo team durante un imprevisto.
Creare un piano prioritario per vivere i tuoi valori ideali.
Se hai difficoltà con la o il nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
Persone
5-10
Tempo di preparazione
30 min
Ora
60 minuti
Difficoltà
Semplice
Esecuzione della strategia
Il tuo team può eseguire questa strategia ogni trimestre o semestre per monitorare i progressi nel raggiungimento dei valori dell'imprevisto ideali.
Materiali
Lavagna o butcher paper
Pennarelli
Note adesive
Timer
Preparazione
Preparazione (30 minuti)
Prenota una sala con 30-60 minuti di anticipo. Scrivi questi 5 valori dell'imprevisto base su una lavagna o su un butcher paper.
Traccia una lunga riga sotto ogni valore che fungerà da scala progressiva. Numerali con 6 tacche di dimensioni uguali, da 0 a 5.
Rileva
Rilevare un problema prima che lo facciano i nostri clienti.
0–––––––––1–––––––––2–––––––––3–––––––––4–––––––––5
Rispondi
Fare escalation, escalation, escalation (e comunicare con i clienti).
0–––––––––1–––––––––2–––––––––3–––––––––4–––––––––5
Recuperare
I guai capitano, l'importante è sistemare le cose velocemente.
0–––––––––1–––––––––2–––––––––3–––––––––4–––––––––5
Impara
Evitare sempre di incolpare gli altri.
0–––––––––1–––––––––2–––––––––3–––––––––4–––––––––5
Migliora
Mai incorrere due volte nello stesso imprevisto.
0–––––––––1–––––––––2–––––––––3–––––––––4–––––––––5
(facoltativo) Copia questo modello di Trello e invita i partecipanti all'attività a guardare la bacheca per acquisire più informazioni sul valore di ogni imprevisto, prendere appunti durante l'attività e registrare obiettivi/elementi di azione alla fine.
Suggerimento
Tieni presente che questi sono i valori su cui i team di gestione degli imprevisti di Atlassian si sono focalizzati. Puoi copiarli alla lettera, oppure personalizzarli per il tuo team/la tua organizzazione. Questo esercizio consiste nel decidere cosa conta per il tuo team.
Suggerimento
È fondamentale che persone con ruoli diversi (supporto, sviluppo, ecc.) e con prospettive diverse partecipino alla conversazione, che altrimenti non potrebbe avrebbe luogo.
Passaggio 1
Preparazione (5 minuti)
Dai il benvenuto a tutti e stabilisci le regole del coinvolgimento:
- Adotta un approccio positivo volto al miglioramento continuo e condividi ciò che pensi possa aiutare il team a migliorare.
- Non renderla personale, non prenderla sul personale.
- Ascolta con una mente aperta e ricorda che le esperienze di tutti sono valide (anche quelle che non condividi).
Introduci i valori dell'imprevisto di base (vedi sopra) e descrivi tutti quelli che hai scritto sulla lavagna/butcher paper durante la preparazione.
Se questi valori dell'imprevisto non si adattano perfettamente al tuo team, prenditi qualche minuto per aggiungerli, rimuoverli o modificarli.
Suggerimento
Proietta questa bacheca Trello durante l'esercizio in modo che i partecipanti possano scoprire tutte le sfumature di ogni valore.
Passaggio 2
Valutazioni del valore del team (10 minuti)
Distribuisci 5 note adesive e un pennarello a ogni partecipante. Dedica 2-5 minuti a valutare singolarmente in che modo il tuo team vive ogni valore. (0 = "Siamo ben lungi dal vivere questo valore... 5 = "Abbiamo fatto nostro questo valore".) Chiedi loro di scrivere 1 valore per nota adesiva e la valutazione corrispondente.
Quando tutti avranno finito, chiedi ai partecipanti di avvicinarsi e posizionare le loro valutazioni sulle scale progressive.
Anti-pattern
Le discussioni sono dominate da una o due persone.
Questo è un segno che potresti aver bisogno di un facilitatore più incisivo. Trova un'opportunità per intervenire e chiedere cosa ha da dire sull'argomento uno dei membri più silenziosi del team.
Passaggio 3
Parlarne (25 minuti)
Questa strategia mira a discutere del motivo per cui le persone hanno assegnato quelle valutazioni al team per ogni valore. Guida la discussione utilizzando le domande seguenti. Se lo desideri, puoi aggiungere anche altre domande.
- Quali sono i valori con il maggior consenso in termini di classificazione? Perché pensi sia così?
- Quali sono i valori con la discrepanza maggiore in termini di classificazione? Perché pensi sia così?
- Qualche anomalia significativa? Offri alle persone che hanno inserito valori anomali l'opportunità di spiegare il pensiero alla base della loro scelta.
- Su quali valori devi lavorare?
Annota tutti i problemi che scopri (ad es. "Non rileviamo mai gli imprevisti prima che lo facciano i nostri clienti", o "Di solito diamo la colpa a qualcuno durante o dopo le revisioni post-imprevisto") sulla lavagna o su un pannello accanto ai tuoi cursori.
Scatta una foto delle scale progressive, in modo da ricordare la tua posizione in questo esercizio e confrontarla qualora lo ripetessi in futuro.
Suggerimento
Probabilmente non apprezzerai i valori in cui ti posizioni più in basso. Decidi se vuoi migliorare questi valori o abbandonarli a favore di qualcosa che ti sta più a cuore.
Passaggio 4
Migliorare i valori (10 minuti)
Tornando all'elenco dei problemi identificati, parla di come vivere al meglio i valori. Usa domande come queste per guidare la discussione:
Rileva
- Come possiamo migliorare i nostri sistemi di monitoraggio e avviso in modo da scoprire gli imprevisti prima che lo facciano i nostri clienti?
- Quali strumenti o processi ci mancano in questo momento?
Rispondi
- Cosa non funziona nel nostro processo di escalation attuale?
- Come possiamo condividere l'onere degli avvisi e delle escalation nel bel mezzo della notte?
- Come formiamo i nuovi membri del team sul nostro processo di escalation?
- Come teniamo aggiornati i nostri clienti durante un imprevisto?
Recuperare
- Chi è il responsabile ultimo del ripristino degli imprevisti?
- Quanto tempo impieghiamo di solito per risolvere gli imprevisti?
Impara
- Come facciamo a stabilire se un imprevisto richiede una revisione retrospettiva o post-imprevisto?
- Se tu fossi un cliente del tuo servizio, saresti soddisfatto del livello di dettaglio che forniamo sugli imprevisti?
Migliora
- Chi è responsabile della mitigazione dopo l'imprevisto?
- Come aggiornate gli altri membri per assicurarvi che lo stesso bug non si verifichi due volte?
Passaggio 5
Piano d'azione (10 minuti)
Decidete in gruppo 2-3 modifiche per vivere i valori dell'imprevisto in modo coerente. Registrali sulla bacheca Trello o sulla lavagna e inserisci gli elementi di azione nelle cose da fare/negli obiettivi del tuo team per il mese. Inizia a creare basi solide prima che si verifichi il prossimo imprevisto.
Gli elementi di azione potrebbero includere cose come...
- Nominare un comandante degli imprevisti per avere una persona di riferimento a cui rivolgerci quando si verificherà il prossimo imprevisto.
- Creare linee guida su quando scrivere un'analisi retrospettiva e con chi condividerla.
- Cercare di consolidare i canali che utilizziamo per la comunicazione degli imprevisti.
- Iniziare a organizzare riunioni di revisione post-imprevisto dopo ogni imprevisto che si verifica.
Anti-pattern
Inserire gli elementi di azione senza responsabili/date.
Non lasciare che questo sia un esercizio senza alcun valore reale. Assicurati che le idee vengano trasformate in task con i responsabili e che tali task siano incorporati nei tuoi sprint: non dare per scontato che le persone riescano a incastrarli in qualche modo.
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
Varianti
Leadership o team di progetto
Poter contare su valori coerenti è importante per tutti i team di un'organizzazione. La leadership e i team di progetto possono eseguire questa strategia adattando i valori in modo che riflettano il lavoro e la cultura a cui aspiri. Modifica i nomi e le descrizioni dei valori per renderli pertinenti per qualsiasi team di qualsiasi organizzazione.
Follow-up
Condividi i tuoi risultati e il piano d'azione con tutto il team/l'azienda per mantenere tutti aggiornati.
Ripeti questa strategia tra qualche mese per verificare il tuo avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi nel piano d'azione.
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