Cos'è una riunione diretta da una pagina?
Definiamo una pagina come un documento scritto di alta qualità che illustra il contesto necessario, gli obiettivi dell'incontro e le decisioni chiave.
Ai partecipanti viene chiesto di leggere la pagina all'inizio della riunione e di farvi riferimento per tutto il tempo. In questo modo, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, e ciò garantisce una riunione più efficace che:
- Massimizza la chiarezza
- Condivide le informazioni in modo sicuro
- Facilita il processo decisionale
-
Consente di avanzare con il lavoro
I partecipanti possono anche aggiungere i propri commenti alla pagina man mano che la leggono, il che può contribuire a promuovere una discussione più chiara e inclusiva. Questo aggiunge una dinamica unica alle riunioni dirette da pagine che spesso manca nelle riunioni tradizionali.
Quanto sono efficaci le riunioni dirette da pagine?
Il Team Anywhere Lab di Atlassian, un gruppo di scienziati comportamentali, ha testato l'efficacia del formato delle riunioni dirette da pagine con i team di Atlassian. Ecco alcune scoperte fondamentali:
- I partecipanti alle riunioni dirette da una pagina avevano il 29% in più di probabilità di sentirsi entusiasti dopo la riunione e il 23% in meno di probabilità di sentirsi frustrati, rispetto al gruppo di controllo.
- L'85% delle riunioni dirette da pagine ha raggiunto il proprio obiettivo, contro il 69% delle riunioni del gruppo di controllo.
- I partecipanti alle riunioni dirette da una pagina hanno valutato le loro riunioni come un uso del tempo significativamente migliore.
Quando dovresti organizzare una riunione diretta da una pagina?
La collaborazione basata sulle pagine è più efficace quando sono necessari un processo decisionale o la creazione del consenso.
Ecco alcuni scenari in cui una riunione diretta da una pagina potrebbe essere utile:
- Gli avanzamenti di un progetto o di una situazione sono in stallo e devi sbloccare le cose.
- Hai bisogno di una decisione da parte del tuo team o delle parti interessate.
Hai bisogno di input o feedback su qualcosa: un'idea, un lavoro, l'ambito del progetto di un cliente o qualsiasi altra cosa.
5 vantaggi delle riunioni dirette da una pagina
Non sei ancora convinto? Esaminiamo i vantaggi. Le riunioni dirette da una pagina possono migliorare:
- Chiarezza: la comunicazione scritta aiuta ad affinare il pensiero e a concentrarsi solo su ciò che conta. Una pagina ben scritta evidenzierà le lacune nella comprensione condivisa (e colmerà queste lacune). Infine, la pagina aiuta anche con l'allineamento durante le riunioni ibride e virtuali.
- Inclusività: i commenti offrono a tutti le stesse opportunità di intervenire e garantire che la voce più forte nella stanza (virtuale) non sia l'unica voce a essere ascoltata.
- Trasparenza: le decisioni e le motivazioni sono chiaramente documentate e accessibili, quindi nessuno deve tirare a indovinare che cosa sta facendo o perché.
- Durata: a differenza delle riunioni verbali o basate su diapositive, le riunioni dirette da pagine conservano un documento scritto delle interazioni tra le riunioni. È possibile farvi riferimento in qualsiasi momento e utilizzarlo per prendere decisioni future.
- Efficienza: l'impostazione del contesto può essere effettuata rapidamente, il che consente di risparmiare tempo prezioso per le riunioni per risolvere problemi e prendere decisioni insieme.
Cosa ti servirà
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale
La procedura in cinque fasi per creare e facilitare una riunione diretta da una pagina
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Crea il tuo modello di riunione basata su una pagina e condividilo nell'invito alla riunione.
- Inizia la riunione con una lettura anticipata silenziosa della pagina.
- Usa la tua pagina per facilitare la riunione, documentare le decisioni e condividere i tuoi risultati.
1. Decidi se una riunione diretta da una pagina è la scelta giusta 5 MINUTI
Le riunioni dirette da pagine sono più efficaci quando devi prendere una decisione o raggiungere un consenso su qualcosa. Ecco alcune domande che devi porti:
- Stai spingendo avanti qualcosa che è in fase di stallo?
- Hai bisogno dei colleghi del team o delle parti interessate per prendere una decisione?
-
Hai bisogno che le persone reagiscano o forniscano un feedback sul tuo lavoro?
Se hai risposto «sì» a una di queste domande, una riunione diretta da una pagina è la strada giusta da prendere.
Una volta che sai che una riunione diretta da una pagina è la scelta giusta, crea una pagina utilizzando il tuo strumento di collaborazione preferito. Confluence è perfetto per questo.
Suggerimento: conosci il tuo pubblico
Non è necessario utilizzare questo approccio o modello per ogni riunione. Questo approccio è più efficace se applicato al processo decisionale o alla costruzione del consenso.
2. Crea la tua pagina 30 min
Per massimizzare la chiarezza, la tua pagina dovrebbe sempre includere lo scopo, l'ambito della riunione, i risultati desiderati e i punti chiave di discussione, idealmente in alto, in questo modo:
| Scopo/ambito della riunione | Questo aiuta i partecipanti a capire che tipo di conversazione desideri avere, i tipi di commenti da fare e i tipi di domande da porre. Ad esempio:
|
|---|---|
| Risultati della riunione | Sii chiaro sull'esito previsto della riunione. |
| Punti chiave della discussione | Metti in primo piano i punti chiave della discussione in modo che i lettori siano consapevoli di ciò che verrà discusso. |
Ecco un esempio con contenuti inclusi:
Il nostro prossimo passo per le iniziative DEI
| Scopo/ambito della riunione | Discutere dei problemi/bloccanti |
|---|---|
| Risultati delle riunioni | Delineare un programma da condividere con tutto il personale |
| Punti chiave della discussione |
|
La tua pagina dovrebbe essere personalizzata in base al tuo pubblico e agli obiettivi della riunione. Ad esempio, puoi scegliere di aggiungere:
La descrizione del problema: scrivi una frase di apertura memorabile e diretta sul problema che stai cercando di risolvere. Comunica ai tuoi lettori le informazioni più importanti che dovrebbero conoscere.
Contesto: spiega perché stai tenendo questa riunione e perché il risultato è importante! Aiuta il tuo lettore a trovare la parte più importante del tuo messaggio con un'intestazione chiara, come «Perché è importante», o un'altra intestazione intelligente che attiri la sua attenzione.
- Che cosa è successo fino ad oggi? Crea il contesto per i lettori che vengono a conoscenza del progetto per la prima volta.
- Delinea brevemente le tendenze, i dati storici, il tuo approccio e i progressi compiuti fino ad oggi.
-
Usa gli elenchi puntati per rendere la pagina leggibile velocemente.
Soluzione proposta: se hai in mente una soluzione preferita, condividila! Indica chiaramente che cosa stai consigliando e perché.
- Motivala con i dati.
- Identifica eventuali ipotesi e spiega il tuo ragionamento.
-
Sii chiaro su dove è necessario imparare di più.
Passi successivi: cosa vorresti che succedesse dopo la fine della riunione? È particolarmente utile se sai che la riunione non risolverà completamente il ticket in questione.
Una sezione delle domande frequenti può essere un modo fantastico per rispondere alle domande più comuni rapidamente e in anticipo.
Il nostro prossimo passo per le iniziative DEI
Definizione del problema
Nell'ultimo mese abbiamo conversato con diversi individui, team e gruppi su come aumentare ulteriormente la diversità.
Background
Perché è importante: siamo tutti d'accordo sul fatto di avere una solida base DEI e vogliamo usarla per accelerare l'avanzamento.
Soluzione proposta
In poche parole: per il prossimo anno puntiamo a tre obiettivi chiave:
- Lanciare un programma Emerging Leaders
- Aumentare la diversità a tutti i livelli, in particolare nel team esecutivo
- Fornire ancora più trasparenza nel nostro processo di reclutamento.
Passaggi successivi
Come funziona: questa settimana il People team delineerà un piano per ogni obiettivo e lo condividerà con tutto il personale. Contatta chiunque del team se hai idee o suggerimenti.
Una volta creata la tua pagina, assicurati di includerla nell'invito alla riunione per i partecipanti.
3. Facilita la tua riunione diretta da una pagina 20 minuti
Inizia condividendo lo scopo della riunione per informare, o ricordare, ai partecipanti perché sono lì. Spiega come dovrebbero partecipare e fai presente che una riunione diretta da una pagina può essere un'esperienza nuova per loro.
Successivamente, esegui una pre-lettura silenziosa della tua pagina per dare al pubblico la possibilità di comprendere il messaggio della tua pagina e prepararsi a sviluppare o proporre soluzioni ai problemi. Il tuo pubblico trarrà beneficio dalla lucidità di pensiero degli altri e comprenderà l'intero contesto della riunione.
- Punta a 5 minuti per la pre-lettura o aggiungi tempo a seconda di quanto è dettagliata la tua pagina.
-
Consenti al tuo pubblico di commentare e votare le cose di cui vorrebbero discutere dal vivo.
Infine, dai il via alla discussione. Conduci la riunione tenendo come guida la pagina e i commenti aggiunti.
4. Guida le persone a una decisione o ai passi successivi (e indica chi ne è responsabile) 10 MINUTI
Per fare estrema chiarezza sull'approvazione della soluzione proposta, includi una casella di spunta per ogni approvatore nella tua pagina.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Cerca di concludere la riunione con un esito chiaro, una soluzione o la definizione dei passaggi successivi. Se il tuo obiettivo è trovare una soluzione a un problema, puoi contribuire a fare chiarezza includendo una casella di spunta per ogni approvatore nella tua pagina.
Quando è il momento di concludere la riunione, chiedi ai partecipanti di spuntare la casella nel caso in cui approvino la decisione. Se non se la sentono di spuntare la casella, possono fornire delle motivazioni che possono influire sui tuoi prossimi passi.
Il nostro prossimo passo per le iniziative DEI
Definizione del problema
Nell'ultimo mese abbiamo conversato con diversi individui, team e gruppi su come aumentare ulteriormente la diversità.
Background
Perché è importante: siamo tutti d'accordo sul fatto di avere una solida base DEI e vogliamo usarla per accelerare l'avanzamento.
Soluzione proposta
In poche parole: per il prossimo anno puntiamo a tre obiettivi chiave:
- Lanciare un programma Emerging Leaders
- Aumentare la diversità a tutti i livelli, in particolare nel team esecutivo
- Fornire ancora più trasparenza nel nostro processo di reclutamento.
Passaggi successivi
Come funziona: questa settimana il People team delineerà un piano per ogni obiettivo e lo condividerà con tutto il personale. Contatta chiunque del team se hai idee o suggerimenti.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Aggiorna la tua pagina tenendo conto del feedback 10 MINUTI
Dopo la riunione, la tua pagina può continuare a esistere sotto forma di documento contenente tutti i commenti e le decisioni prese riguardo al tuo progetto. Può fungere da fonte di informazioni permanente e duratura a cui si può fare riferimento in qualsiasi momento.
Ci sono alcune cose che puoi fare per raggiungere questo scopo:
- Documenta qualsiasi decisione nella parte superiore della pagina. Includi ciò che è stato deciso e perché. In questo modo è facile vedere a colpo d'occhio qual è stato l'esito della riunione.
- Anticipa le domande future. Se sono emerse domande per i partecipanti che non hanno trovato risposta nella pagina stessa, affrontare i problemi potrebbe aiutare a rispondere alle stesse domande per i futuri lettori.
- Rafforza le idee. Alcuni feedback potrebbero aver fornito idee su come migliorare o rafforzare i consigli sulla pagina. Può avere senso aggiungerli direttamente al contenuto della pagina.
Il giorno [data] abbiamo ricevuto l'approvazione per procedere con [consiglio]. Questo è stato scelto perché [motivazioni].
Suggerimento: aggiorna la tua pagina
Le riunioni dirette da una pagina producono informazioni di qualità superiore e più durature. A differenza di una riunione facilitata a voce o con diapositive, dopo una riunione diretta da una pagina, il relativo documento continua ad esistere.
Per questo motivo, vale la pena impiegare un po' di tempo dopo la riunione per aggiornare la pagina in modo tenga conto di ciò che è accaduto durante la riunione.
Follow-up
Dopo aver aggiornato la pagina, condividila con i partecipanti alla riunione e tutti gli stakeholder che dovrebbero essere informati sulla decisione, ma che non erano presenti alla riunione.
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