Cos'è un aggiornamento settimanale asincrono del team?
Gli aggiornamenti asincroni, noti anche come riunioni asincrone, consentono ai partecipanti di comunicare e collaborare senza la necessità di interazioni in tempo reale (tempo di sincronizzazione) o di una risposta immediata.
Perché usare gli aggiornamenti settimanali asincroni
Il Teamwork Lab, un gruppo di scienziati comportamentali che si dedicano alla progettazione e alla convalida dei modi migliori di lavorare per i team moderni, ha testato l'efficacia della sostituzione delle riunioni di persona con aggiornamenti video asincroni di Loom all'interno di Atlassian. Gli aggiornamenti settimanali sullo stato erano un candidato perfetto per questo esperimento. Ecco alcune scoperte fondamentali:
- Oltre 1.000 Atlassiani hanno liberato 5.000 ore di lavoro mirato in sole due settimane
Rispetto agli aggiornamenti scritti di Slack, i report diretti che hanno ricevuto aggiornamenti video di Loom hanno mostrato un aumento maggiore della loro sensazione di connessione con i manager (38% contro il 9%)
Quando e come condividere un aggiornamento settimanale del team
Gli aggiornamenti settimanali del team dovrebbero essere condivisi ogni settimana. Ci sono due mezzi che puoi usare per condividere gli aggiornamenti settimanali asincroni del tuo team:
- Messaggio scritto (ad es. Slack)
-
Videomessaggio (ad es. Loom)
Il Teamwork Lab di Atlassian ha scoperto che i videomessaggi erano più efficaci dei messaggi Slack nel creare team connessi che si ponessero obiettivi chiari e si sentissero più riconosciuti.
I vantaggi della condivisione degli aggiornamenti settimanali
- Chiarezza: fornire aggiornamenti regolari aiuta il tuo team a rimanere aggiornato sui tuoi avanzamenti e sul tuo monitoraggio rispetto agli obiettivi.
- Impatto: dedicare del tempo ogni settimana per fermarti a riflettere sui tuoi avanzamenti ti dà l'opportunità di esaminare quali task hanno il maggiore impatto aziendale in modo da poter lavorare in modo più intelligente e non semplicemente di più senza criterio.
- Proattività: individua problemi e ostacoli prima che si verifichino.
- Connessione: crea una connessione con il tuo team anche quando ti trovi in diversi fusi orari condividendo il tuo lavoro e riconoscendo i risultati altrui. Quando le persone ricevono riconoscimenti per il proprio lavoro, la motivazione e la soddisfazione aumentano.
- Efficienza: condividendo gli aggiornamenti in modo asincrono, puoi utilizzare il tuo prezioso tempo di riunione per le parti del tuo lavoro che richiedono un tempo di sincronizzazione.
- Sviluppo della carriera: la condivisione degli aggiornamenti settimanali ti dà l'opportunità di condividere e celebrare i tuoi successi. Questo crea slancio e coinvolgimento nel tuo lavoro.
Cosa ti servirà
Strumento di messaggistica video o strumento di comunicazione scritta
Come condividere gli aggiornamenti settimanali del tuo team
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Prepara l'aggiornamento del tuo team utilizzando i nostri modelli Week Ahead e Weekly Wrap.
- Registra o scrivi il tuo aggiornamento.
- Condividilo con il team.
Modello Week-Ahead
1. Preparazione 15 minuti
Rifletti sulle tue tre priorità principali della settimana. Una ricerca dimostra che le persone sono più efficaci quando hanno una serie chiara di priorità principali.
Quindi, aggiungi il "perché" per ogni priorità. Comprendere l'impatto aumenta la motivazione.
Infine, condividi eventuali sfide oppure ostacoli per cui hai bisogno di aiuto e fai una domanda specifica (ad esempio feedback, ricerca del contatto giusto, formazione su un nuovo processo). Includi tutto questo nel tuo modello Week-Ahead.
Modello Week-Ahead:
Le mie principali priorità di questa settimana sono:
1. [priorità] + [perché è una priorità]
2. [priorità] + [perché è una priorità]
3. [priorità] + [perché è una priorità]
Sfide per cui ho bisogno di aiuto:
1. [sfida] + [l'aiuto necessario]
2. [sfida] + [l'aiuto necessario]
2. Registra o scrivi il tuo aggiornamento 15 minuti
Ora che hai usato il modello per riflettere su cosa condividere, devi decidere come condividerlo!
Scegli il formato di condivisione, scritto o video, per i tuoi aggiornamenti settimanali. La scelta di un video Loom può semplificare e migliorare questo processo. Mantieni i videomessaggi concisi, 3-5 minuti massimo, concentrandoti sugli aggiornamenti chiave piuttosto che su report dettagliati. La perfezione davanti alla fotocamera non è necessaria!
Aggiornamento con videomessaggi Loom:
Aggiornamento scritto:
Salve, team! Buon lunedì! Ecco uno sguardo alla settimana che sta cominciando:
Le mie principali priorità di questa settimana sono:
1. Scrivere il blog sull'IA → vogliamo promuovere le nostre nuove funzionalità di IA agli utenti
2. Rivedere i candidati tirocinanti → la scadenza per i colloqui è la prossima settimana
3. Pianificare il calendario dei contenuti per il mese prossimo → i piani di pubblicazione scadono con un mese di anticipo
Sfide per cui ho bisogno di aiuto:
1. Ho bisogno che il team dell'IA esamini il post del blog per assicurarsi che sia accurato
2. Ho bisogno di informazioni sulle esigenze dei progetti di tirocinio da parte del team in modo da poter valutare i candidati a riguardo
Ditemi se è tutto chiaro oppure pubblicate una domanda e vi risponderò entro 24 ore.
Suggerimento: fotocamera attiva
Una ricerca ci dice che le persone si sentono più connesse quando le fotocamere sono accese per le registrazioni video.
3. Condividere 1 minuto
Ora che hai scritto o registrato il tuo aggiornamento, devi condividerlo con il tuo team nel loro canale di comunicazione preferito: Slack, un documento condiviso o un'email.
Non dimenticare di rispondere a tutti i commenti che il tuo team potrebbe aggiungere, anche solo con un'emoji!
Messaggio per condividere il tuo aggiornamento video su Loom:
Principali priorità di questa settimana [1 giugno 2024]
Salve team. Buon lunedì!
Date un'occhiata alle mie principali priorità di questa settimana [Loom, 3 minuti]
Questions
- Aggiungete domande o commenti a Loom e vi risponderò.
-
Per qualsiasi domanda sull'assegnazione delle priorità ai task, non esitate a contattarmi personalmente.
Buon inizio di settimana!
Messaggio per condividere il tuo aggiornamento scritto:
Principali priorità di questa settimana [1 giugno 2024]
Salve team. Buon lunedì!
Date un'occhiata alle mie principali priorità di questa settimana:
Le mie priorità principali
1. [priorità] + [perché è una priorità]
2. [priorità] + [perché è una priorità]
3. [priorità] + [perché è una priorità]
Sfide per cui ho bisogno di aiuto:
1. [sfida] + [l'aiuto necessario]
2. [sfida] + [l'aiuto necessario]
Questions
-
Per qualsiasi domanda o commento, non esitate a contattarmi personalmente.
Buon inizio di settimana!
Modello Weekly Wrap
1. Preparazione 15 minuti
Festeggia il duro lavoro tuo e dei tuoi compagni di squadra condividendo un aggiornamento del team Weekly Wrap! Inizia riflettendo sul tuo lavoro per la settimana. Ecco alcune domande che devi porti:
- In quali progetti ho fatto avanzamenti?
- In che modo lo stato di avanzamento dei miei progetti si pone nei confronti dei miei obiettivi?
- Quali problemi ho risolto?
- Che valore porterà quanto fatto per il mio team/la mia azienda?
- Ci sono informazioni importanti che devo condividere con il team?
Ora pensa a chi ha svolto un ottimo lavoro questa settimana o chi ha contribuito a fare in modo che tu facessi un ottimo lavoro:
- Vorresti ringraziare tutto il team?
-
C'è qualcuno che merita un riconoscimento particolare?
Ora inserisci i punti di discussione nel modello Weekly Wrap:
Modello Weekly Wrap:
I miei avanzamenti/I risultati che ho ottenuto questa settimana:
1. [punto saliente] + [impatto prodotto]
2. [punto saliente] + [impatto prodotto]
3. [punto saliente] + [impatto prodotto]
Riconoscimento per il team:
1. [team o persona che vuoi festeggiare] + [lavoro svolto]
2. Registra o scrivi 5 MINUTI
Scegli il mezzo con cui condividere l'aggiornamento.
Se stai condividendo un videomessaggio Loom, cerca di non superare i cinque minuti e, ancora una volta, non preoccuparti se non ti sembra perfetto! Più videomessaggi condividi, più ti sentirai a tuo agio!
Aggiornamento con videomessaggi Loom:
Aggiornamento scritto:
Ciao team, spero abbiate avuto una buona settimana! Ecco i punti salienti di questi giorni:
I miei avanzamenti/I risultati che ho raggiunto:
1. Ho pubblicato un nuovo blog sull'intelligenza artificiale con i feedback dei clienti sul nostro nuovo prodotto IA.
2. Ho programmato per la prossima settimana cinque colloqui con stagisti.
3. Ho delineato il calendario editoriale del mese prossimo. Il team di marketing sta aggiungendo post sui contenuti promozionali che entro l'inizio della prossima settimana verranno inviati per la revisione.
Riconoscimento per il team:
1. Grazie a Kristen W. per aver apportato le modifiche al post del blog sull'intelligenza artificiale entro 24 ore.
2. Grazie a Charlie A. per aver dedicato del tempo a illustrarmi come aggiungere immagini ai post del blog per aggiungere le foto dei clienti al pezzo sull'intelligenza artificiale.
3. Sto facendo grandi progressi nella creazione di nuovi contenuti sull'intelligenza artificiale per raggiungere il nostro obiettivo di marketing del primo trimestre e ringrazio tutti i membri del team per aver contribuito con il loro feedback e le loro competenze.
Metti un pollice su se è tutto chiaro, altrimenti pubblica una domanda e risponderò entro 24 ore.
Suggerimento: continua con i complimenti!
Ricordati di rispondere a qualsiasi commento che il team potrebbe aggiungere su Loom, basta anche solo un'emoji!
3. Condividere 1 minuto
Infine, condividi il tuo aggiornamento Weekly Wrap scritto o registrato sul canale di comunicazione preferito dal tuo team.
Messaggio per condividere il tuo aggiornamento video su Loom:
Riepilogo settimanale di questa settimana [1° giugno 2024]
Ciao team, spero abbiate avuto una buona settimana!
Ecco gli aggiornamenti di fine settimana [Loom 5 minuti]
Questions
Aggiungete domande o commenti a Loom e vi risponderò.
Buon weekend!
Messaggio per condividere il tuo aggiornamento scritto:
Riepilogo settimanale di questa settimana [1° giugno 2024]
Ciao team, spero abbiate avuto una buona settimana!
Ecco i punti salienti che ho individuato in questi giorni:
Punti salienti
1. [punto saliente] + [impatto prodotto]
2. [punto saliente] + [impatto prodotto]
3. [punto saliente] + [impatto prodotto]
Riconoscimento per il team:
1. [team o persona che vuoi ringraziare per l'impegno] + [lavoro svolto]
Questions
Per qualsiasi domanda o commento, non esitate a contattarmi personalmente.
Buon weekend!
Suggerimento: la coerenza è fondamentale!
Se questa pratica diventa parte della tua routine settimanale creerai la coerenza necessaria per rendere questi aggiornamenti un prezioso strumento di comunicazione e aumentare la motivazione del team.
Follow-up
Stabilisci una routine per controllare e reagire agli aggiornamenti degli altri. In questo modo resterai al passo e creerai un ambiente di lavoro produttivo ed efficace, senza stress.
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