My User Manual
Personal user manuals are helpful tools for sharing your working style, communication preferences, and other details, making it easier for teams to work together.
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PREP TIME
30m
Run TIME
90m
Persons
3-10
5-second summary
- Prep your user manual using a template.
- Share your user manual with your team.
- Save your user manual to share with others in the future.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
PLAY resources
How to write a user manual
Help your teammates understand how best to work with you.
Cos'è un manuale utente personale?
Un manuale utente personale per il lavoro è un documento che delinea lo stile di lavoro, le preferenze, i punti di forza e le abitudini di comunicazione di una persona.
Perché mettere in atto la strategia del manuale utente personale?
L'utilizzo della strategia del manuale utente personale consente di creare uno spazio sicuro dedicato in cui i team possono eliminare i malintesi chiarendo le aspettative e condividendo il modo migliore per collaborare con un collega specifico. La ricerca dimostra che quando le preferenze relative ai processi di lavoro sono chiare, la collaborazione è più semplice.
Quando dovresti creare un manuale utente personale?
Dovresti creare un manuale utente al lavoro quando entri a far parte di un nuovo team, quando assumi un ruolo di leadership o quando avvii un progetto che richiede una stretta collaborazione. Può essere utile anche durante le attività di team building o quando sorgono problemi di comunicazione. In sostanza, è utile ogni volta che vuoi rendere tutto più chiaro e migliorare il lavoro di squadra con i colleghi.
5 vantaggi dei manuali utente personali
- Comunicazione migliorata: chiarisce il tuo stile di comunicazione preferito, cosa che secondo le ricerche aiuta a ridurre i malintesi e a migliorare le prestazioni.
- Collaborazione più solida: i colleghi ottengono informazioni dettagliate su come lavori al meglio, promuovendo un lavoro di squadra più efficace.
- Onboarding più rapido: i nuovi membri del team possono comprendere rapidamente i tuoi punti di forza, le tue preferenze e le tue abitudini lavorative, accelerando l'integrazione.
- Prevenzione dei conflitti: le ricerche dimostrano che se stabilisci delle aspettative chiare, puoi contribuire a prevenire potenziali frustrazioni o conflitti legati agli stili di lavoro e alle interazioni.
- Maggiore produttività : quando i colleghi sanno come interagire con te in modo efficiente, i problemi di comunicazione diminuiscono e la produttività generale aumenta.
1. Prep your personal user manual
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Prima di iniziare una Strategia Rete di team, ti consigliamo di creare il manifesto del team. Una Strategia Manifesto del team definirà lo scopo del team e i criteri del successo. Ciò permetterà al team di individuare più facilmente i collaboratori necessari al raggiungimento degli obiettivi.
Scrivi l'obiettivo strategico del team nella parte superiore del modello o della lavagna condivisi.
Lavoro
- Come sono organizzati il tuo lavoro e la tua vita?
- Da dove lavori di solito?
Quali sono i tuoi orari di lavoro?
comunicazione
- Quali sono i modi migliori per comunicare con te?
- Quali sono i modi peggiori per comunicare con te?
Quali canali di comunicazione preferisci?
Feedback
- Come desideri ricevere i feedback?
Quali sono i formati di feedback adatti alle tue esigenze?
Valori
Quali sono i tuoi 3 valori di vita principali?
Traguardi
Qual è il traguardo di cui sei più orgoglioso?
Suggerimento: PERSONALIZZA
Abbiamo fornito delle istruzioni nel modello, ma ti invitiamo a personalizzarlo con colori vivaci, tanti meme e svariati aneddoti
2. Set the stage
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Definisci i vari ruoli all'interno del tuo team e scrivi il ruolo che hai in questo progetto sotto il tuo nome nella colonna "Ruoli".
Se sono presenti più membri del team che occupano lo stesso ruolo, includi il ruolo solo una volta nella tabella.
Alcuni membri del team possono avere più ruoli, ad esempio un ingegnere software che opera anche come project manager. In questi casi, è consigliabile includere ogni ruolo nella tabella.
- Questa attività è stata concepita per consentire ai membri del team di capire come favorire le condizioni di lavoro ideali reciproche per svolgere al meglio il proprio lavoro.
- Nessuno sarà costretto a condividere qualcosa di cui non desidera parlare.
- Questa riunione è uno spazio sicuro. Niente di ciò che condividono verrà usato contro di loro.
Suggerimento: NUOVE ASSUNZIONI
Quando i neoassunti iniziano a lavorare, assegna loro il compito di creare e presentare il loro manuale utente entro i primi 90 giorni.
3. Share your personal user manual
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Chiedi a ogni persona di identificare le 3-5 responsabilità principali per questo progetto nella colonna "Responsabilità (cosa penso io)".
Follow-up
Condividere
Condividi il documento finale con il team per raccogliere il feedback su eventuali lacune o opportunità.
Distribuisci il documento sui ruoli e le responsabilità ai principali stakeholder e leader, informando il team riguardo a questa azione.
Pianifica la revisione di questa strategia con il team ogni tre o sei mesi o ogni volta che avvengono cambiamenti significativi all'interno del team. Un esercizio regolare renderà più fluido questo processo.
Variations
Test the waters
Riunisci i responsabili dei team di rete e preparati a valutare lo stato della rete. Ogni team riceverà una valutazione dello stato di salute su categorie specifiche con emoji corrispondenti. Assicurati che tutti comprendano le categorie e abbiano la possibilità di porre domande. I responsabili possono valutare le relazioni tra i team in modo asincrono o in tempo reale. Prendi in considerazione di utilizzare una tabella, un elenco o una lavagna per la valutazione, oppure utilizza punti o adesivi per le riunioni di persona.
Add some personality
Have team members complete a personality test or training together, such as DiSC, Strengths Finder, or Myers-Briggs. Share and discuss the results as a team.
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