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Lucid Software + アトラシアン

当社は、業界のリーダーとしての地位を確立したいと考えました。SaaS 業界でオンプレミスのソリューションを使用しているリーダーはいません。" - David Torgerson 氏、インフラおよび IT 担当副社長

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クラウドへの移行によるエンジニアリング時間の節約

30 日間でイノベーションと従業員の満足度を向上: Lucid のクラウド移行ストーリー

ビジュアル コラボレーション ソフトウェアの優れたプロバイダーである Lucid Software は、顧客の満足度は従業員の満足度の上に成り立っていると考えているため、社外の改善に加えて社内の改善にも多額の投資を行っています。Atlassian Cloud に移行することで、両方の目標を達成できます。Lucid とソリューション パートナーの Oxalis は、わずか 30 日間で Lucid のアトラシアン ツールのオンプレミス デプロイをクラウドにスムーズに移行し、時間の節約、イノベーション、従業員の満足度を高めながら、SaaS リーダーとしての同社の地位を強固なものにしました。同社の移行と最大の教訓に関する詳細をご覧ください。

現代のプロフェッショナルとして、顧客は最も重要であり、組織は顧客の生活をより良くすることに重点を置くべきだということを何度も耳にします。ビジュアル コラボレーション ソフトウェアの優れたプロバイダーである Lucid Software のチームは、このモットーに全面的に同意しますが、それを実現するためのアプローチは少し独創的です。同社は、顧客の満足度が従業員の満足度の上に成り立っていると考えているため、社外の改善に加えて社内の改善にも多額の投資を行っています。Lucid の Atlassian Cloud への移行は、その両面で成功を収めました。

チームは長年にわたり、日常業務で Jira と Confluence のオンプレミス デプロイを使用しており、クラウド移行の必要性や移行の時期を定期的に評価していました。2021 年には、間違いなく移行に適切な時期が来ました。SaaS リーダーとしての地位を固め、(顧客と同じ方法で) クラウドで製品を使用し、従業員が切望していた高速で安全なエクスペリエンスを提供するために、Lucid はソリューション パートナーの Oxalis に依頼し、記録的な速さで移行を実施しました。

Lucid と Oxalis は、通常では 3 か月から 6 か月を要する移行を 30 日以内で完了しました。両者が緊密に協力して、戦略的なトレードオフを行い、迅速に移行し、同社のアトラシアン製品をパフォーマンスの高い拡張可能なクラウド システムに変換させたことにより、Lucid の効率と効果が強化されました。現在、従業員は時間を節約し、懸念事項が減少しています。これにより、職場環境が改善され、同様に顧客の満足度も高まります。

その過程で、Lucid は大きな成功を収め、重要な教訓を学びました。Lucid が Atlassian Cloud への移行を実施した方法と、独自の移行ジャーニーに着手する中小企業向けの重要なヒントをご紹介します。

顧客と会社の未来を見据えて構築する

Lucid のビジュアル コラボレーション スイート (Lucidchart、Lucidspark、Lucidscale の製品を含む) は、最新の作業方法やコラボレーション方法に対応しています。同僚は、長いテキストで言いたいことを伝えるのではなく、世界中のどこにいても共有キャンバスで作業して、あらゆることを視覚化できます。エグゼクティブが仮想ホワイトボードに集まり、新しい戦略計画をブレーンストーミングしたり、DevOps チームが新しいクラウド アーキテクチャのビジュアル デザインで協力したりするのを想像してみましょう。

Lucid が 2010 年に設立された頃、クラウド テクノロジーはまだ初期段階にありました。同社の小さなチームは、ナレッジ共有に Google Docs を、チケット管理に Mantis を利用していましたが、会社が成長するにつれて、インフラおよび IT 担当副社長の David Torgerson 氏は、これらのツールを振り返って「すぐに使用をやめました。何も見つけることができませんでした」と話しています。「少数だった従業員数が増加すると、情報を保存するために、より一貫性のある方法が必要になりました。そこで Jira と Confluence を利用し始めました。」

David Torgerson 氏のチームは、当時アトラシアンで最も人気のあったデプロイ方法である Jira と Confluence のオンプレミス デプロイを実装し、会社全体ですぐに採用しました。Jira は、エピック、ストーリー、開発タスクの優先順位付けや完了のための主力ツールになりました。ドキュメントとロードマップ作成、ランブック、通話ログ、レポートなどには Confluence を使い始めました。

新しいテクノロジー ソリューションを追加するとき「設定後は放置する」企業が多い中、Lucid の使命は、顧客が未来を見据えて構築できるよう支援することです。また、自社についても同じアプローチを取っています。アトラシアンをオンプレミスで使用することは当時のニーズを満たしていましたが、彼らは常に先を見据えて環境を最適化する方法を模索していました。

当社が提供する価値は、機能を作り、製品をより安定させ、イノベーションを起こすことです。社内ツールの保守に費やす時間はすべて、機会コストの喪失です”

David Torgerson 氏
インフラおよび IT 担当副社長

「最悪の状況」によってクラウドへの迅速な移行が促進

時間が経つにつれて、クラウド技術はより強力になり、業界標準になりました。一方、サーバーベースのツールはより高価になり、保守が困難になりました。プラグインの管理は複雑で、継続的な更新を手動で実装しなければならず、Lucid が成長するにつれて徐々に価値が低下していきました。

2019 年、同社は Atlassian Data Center にアップグレードし、オンプレミス ツールのメンテナンスに伴う運用上の問題を一部軽減し、より現代的な技術を活用しました。その時点でも、クラウドへの移行が最終的な目標であることを認識していました。単にタイミングの問題でした。

「当社は、業界のリーダーとしての地位を確立したいと考えました。SaaS 業界でオンプレミスのソリューションを使用しているリーダーはいません」と David Torgerson 氏は話します。「当社が提供する価値は、機能を作り、製品をより安定させ、イノベーションを起こすことです。社内ツールのメンテナンスにどれだけ時間を費やしても、機会費用は失われます。」

Lucid が移行したいと考えた理由は、業界のベスト プラクティスに従うことや保守から解放されることに加えて、独自のクラウドベースの製品とアトラシアンのクラウド専用アプリを顧客と同じように使用すると同時に (共感を促し、イノベーションを促進するための非常に重要なステップ)、セキュリティを強化し、従業員にリモート アクセスを提供したいと考えたからでした。

Lucid は毎年、クラウド移行のコストとメリットを比較検討していましたが、2020 年になると移行に軍配が上がりました。長年にわたる分析のおかげで、決定は簡単でした。David は、適切な根拠があり、適切な人材が適切なタイミングで揃って「ついに機が熟した」と言います。

Lucid からのプロのヒント: サポート、スピード、専門知識がさらに必要な場合は、パートナーに連絡する。

Lucid は、ソリューション パートナーの Oxalis に支援を依頼しました。なぜなら、Lucid は、クラウドの微妙な違いをよく理解している経験豊富なチームにデータの整理方法、セキュリティのための権限の設定方法、複雑な問題の解決方法を指導してほしいと考えていたからです。

David Torgerson 氏のチームは、Oxalis が Atlassian Cloud への移行に関して深い専門知識を持っていることを高く評価していましたが、調査や検討を行う必要があったことも認めています。「私たちはギャップがあることを認識していました。このプロセスを独自に開始した際には、直面している課題が既知の問題なのか、予想される変更なのか、または私たち自身の理解のギャップなのかどうか、明確ではありませんでした。Oxalis のチームは、問題が一般的なものでも、まったく新しいものでも、すぐに集まってくれました」と David Torgerson 氏は話します。「Oxalis のチームを専門家として信頼していたので、一緒に集まり、ノイズを除去し、本当に困難な問題を解決するためにコラボレーションできました。」

Lucid の経営チームは移行に全面的に協力し、イノベーション精神に忠実で、さらに高みを目指すようエンジニアリング部門を激励しました。「CEO は常に切迫感を生み出しました。非現実的な観点からではなく、人々が常にハングリーで、状況を掌握しているようにするのです。彼は、「この移行を 2 週間で完了させるには何が必要だろう?」と言いました。

Oxalis は期待に応えようとしましたが、このような移行には通常約 6 か月かかるとチームに伝えました。トレードオフについて話し合った結果、30 日という積極的でありながら実行可能なスケジュールに合意しました。難しいけれども、緊密な協力と戦略的妥協により、両チームは目標を達成できると確信していました。

Lucid からのプロのヒント: 非常に明確なビジョンで認識を合わせる。

Lucid の「長所」の 1 つは、共有したビジョンに関して連携し、合意を得てプロセスを加速するための信頼を築いていたことだ、と Oxalis の経営コンサルタントである Jake Sullivan 氏は話します。David Torgerson 氏は付け加えます。「当社のビジョンを社内に広めることによって、内面の満足感を高めることができました。"クラウドを利用できるようになった" と話すだけではなく、移行の意味を従業員に伝えたかったのです。」

当社の目標は、従業員の業務をできる限り簡単にし、従業員が最も価値があると見なしていること (従業員が期待できること) によって導くことでした。すべての従業員に対してその目標を実現し、目標の実現によって得られる価値を伝えることは、苦労を乗り越えて内面の満足感を高めるのに非常に役立ちました"

David Torgerson 氏
インフラおよび IT 担当副社長

集中、検証、伝達: Lucid が 1 か月で移行を成功させた 3 つの鍵

Lucid と Oxalis は、指示を実践できる (クラウドでの作業) という明確なビジョンと、それを達成するための積極的なタイムライン (30 日間) を利用して、最も必要で価値のある資産のみを移動することに重点を置いて、移行の準備を始めました。「会社として、オンプレミスで保持しているものと 100% 同等のものを所持するよりも、クラウドへの移行が重要だと判断しました。それが大きな違いを生みました」と David Torgerson 氏は振り返ります。「社内の理念としては、オンプレミスから価値を得られなければ、リソースを投資して維持し続けるつもりはないということです。」

この考え方は、長年 Lucid のプラグイン ガバナンスに影響を与えてきました。どのプラグインがもうあまり使われなくなったか、移行するのが難しすぎるかをすでに特定していたので、Oxalis と Lucid がクラウド移行を計画する際に役立ちました。広い範囲で古い機能を新しい機能にマッピングするのではなく、移行したいものと必要なものを特定し、残りは廃止しました。

アトラシアンの最新版 Jira Cloud Migration Assistant ツールも、より直感的なユーザー マッピング、カスタム フィールド タイプのより高度なサポート、プロジェクト横断型ボードの移行を可能にするので便利でした。これらのタスクにかかる時間を節約できたことで、Lucid はテストにもっと集中できるようになりました。これは問題を回避するためだけでなく、賛同を得て組織の変更を管理するためにも重要でした。全社から約 20 人のテスターが参加し、エンジニアリング チームはクラウド環境がさまざまなユース ケースでどのように機能するかを確認できました。

「Oxalis では、UAT と組み合わせた移行の予行演習のリズムによって、アトラシアンのオンプレミスとクラウドのデプロイの違いを従業員に伝えることができるとわかりました」と Jake Sullivan 氏は話します。「アトラシアンと Lucid の社内ドキュメントから最適なリソースを活用して、期待する内容を事前に明確に伝え、従業員に安定したエクスペリエンスを保証する計画があるという自信を持たせることができました。」

Lucid からのヒント: 移行の計画とテストには、推進者や懐疑論者を含む幅広いユーザーを含めましょう。

全社からテスターを募集し、その過程にクラウドの支援者と懐疑論者の両方を含めることで、Lucid はツールのギャップをさらに特定し、彼らを味方につけ、各部門の推進者や連絡役として育成しました。David は言います。「テストにあらゆるタイプのユーザーを含めることが本当に重要でした。たとえば、私たちは毎日使用している経験豊富なユーザーと、よりライト ユーザーであまり慣れていない SRE チームに参加してもらいました。さまざまなテスターがいることで活気が出て、使用頻度の低いユーザーや懐疑論者は技術的な欠陥を上手に指摘してくれました」

Lucid が予行演習を数回完了し、数週間後にクラウドへの移行に切り替えたように、テストとコミュニケーションへのこれらの意図的な投資は成果を上げました。移行は週末に完了し、幸いにも問題はありませんでした。「複数のインスタンスで非常に多くの予行演習と UAT テストを実施していたため、移行当日の課題は 1 つだけでした。その課題はすぐに修正できました」と David は話します。

変更は非常に順調だったため、従業員はほとんど関与しませんでした。「月曜日に従業員が戻ってきた際に、ほとんどの人は変更に気づきませんでした。それが私たちの望んでいたことです。従業員は自分の電話からシステムにアクセスできることを知りました」と David は言います。データの損失や作業に支障が出ることを懸念していた従業員には、うれしい驚きでした。数週間後、従業員は長年 Atlassian Cloud を利用しているかのようでした。「当社が Atlassian Cloud に移行すると初めて聞いたときには、既存のデータやワークフローがどれほど影響を受けるのか心配でした。今では、クラウドを導入する前の状況を思い出せないほどです」と品質保証のシニア スペシャリスト、Emma Reece 氏は話します。

また、従業員はエクスペリエンスの向上と Atlassian Cloud の役に立つ機能を十分に活用しています。「Jira のインターフェイスは優れていて、使用感はよりスムーズです」とプロダクト マネージャーの Chance Ramey 氏は説明します。「Jira の計画機能も状況を一変させます。優先度が変わったら、状況に応じて計画を更新し、リリースの準備が整っているかどうかをより適切に追跡できます」

Lucid からのプロのヒント: 変更だけでなく、クラウドの価値を伝える。

人は習慣の生き物なので、多くの場合、規模に関わらず、変更には抵抗があります。賛同を得て、反対意見を克服し、満足感を生み出すために、Lucid は、移行後に従業員が期待できる変更について正直に伝え、移行のメリットを大いに推進しました。「魅力的なメッセージを伝える必要がありました。当社の目標は、従業員の業務をできる限り簡単にし、従業員が最も価値があると見なしていること (従業員が期待できること) によって導くことでした」と David Torgerson 氏は話します。「すべての従業員に対してその目標を実現し、目標の実現によって得られる価値を伝えることは、苦労を乗り越えて内面の満足感を高めるのに非常に役立ちました。」

SRE は私たちが最も活用しているチームです。現在では Atlassian Cloud によって、1 週間で 25% の時間を節約しています。"

David Torgerson 氏
インフラおよび IT 担当副社長

大幅な時間節約と価値のある従業員満足度

移行を決定してからわずか 30 日後、Lucid は Atlassian Cloud でシームレスに作業し、長年希望していたスピード、セキュリティ、ストレスのないエクスペリエンスを活用していました。「データベースの保守、サーバーの保守と構成、Data Center の構成の自動化、環境の違いを気にする必要がなくなりました。アトラシアンは、発生した脆弱性にパッチを適用します。SRE チームでは、認識および懸念する問題が減少しました。SRE チームは本番環境を一貫して管理できるため、ストレスや、実行する必要のあるテストの量などを軽減できます」と David Torgerson 氏は話します。

また、Torgerson 氏のチームは修正、拡張、中断にかかる時間も大幅に節約しました。その多くでは労力を必要としましたが、それほど価値を生みませんでした。「SRE は私たちが最も活用しているチームです。現在では Atlassian Cloud によって、1 週間で 25% の時間を節約しています」と話します。「少なくとも月に 2 回は、10 人のチーム メンバーのうちの 1 人が作業を中断して、5 分から数時間をかけて、何かを修正する必要がありました。その後、更新と改訂が複数回ありました。拡張も調整が困難でした。これらのタスクはすべて単独では数分しかかかりませんでしたが、合計するとそれほど価値を生まず、多くの場合は、会議中や週末の時間が妨げられていました。今では、これらの業務はすべてなくなりました」と David Torgerson 氏は説明します。

中断や面倒なタスクが減り、作業やコラボレーションの方法が簡単になったことで、Lucid の従業員はついに顧客と同じ満足感を味わえるようになりました。Lucid が前進を続ける中、チームは Atlassian Cloud をすぐに利用し、Oxalis の支援を受けて、従業員の幸せをサポートし、従業員の生産性を高め、顧客が未来を築くことができるよう支援することを楽しみにしています。

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