プロジェクトでのコラボレーション: チームワークを成功させる 6 つのヒント

プロジェクトでのコラボレーションが重要である理由

プロジェクト管理というより大きな枠組みでは、プロジェクトでのコラボレーションは単にチームワークを意味することもあります。しかし、企業のグローバル化が進んで地理的に分散した従業員や遠隔地の従業員と仕事を行うにつれ、チームワークの「方法」と「場所」は絶え間なく変化しています。

プロジェクトでのコラボレーションは、効果的なコミュニケーション、一貫したプロセス、適切なプロジェクト コラボレーション ツールの 3 つに依存しています。ワーク スタイルとテクノロジーは急速に進化しているため、プロジェクト コラボレーション ツールや方法も進化させる必要があります。

円滑なチームワークには、優れたプロジェクト コラボレーションが不可欠です。その理由は次のとおりです。

コミュニケーションの向上: コラボレーションは、チーム メンバー間のオープンで明確なコミュニケーションを促進し、これにより誤解は排除され、全員が確実に同じ目標に向かって取り組めるようになります。

効率の向上: チーム メンバーが効果的に協力していれば、個人が自分のスキルや知識を共有して問題に対する最善の解決策を見つけられるため、タスクをより迅速かつ効率的に完了できます。チームはコラボレーションすることで、改善の余地がある分野を特定して戦略を立て、生産性を向上させることができます。さらに、プロジェクトでのコラボレーションにより、複数のメンバーが 1 つのタスクで協力できるため、タスクはより早く完了し、効率が向上します。

より適切な意思決定: コラボレーションにより、さまざまな視点やアイデアを共有でき、より適切な決断を下して問題を解決できます。チームが協力することで、集合知と経験を活用して、問題に対するより創造的な解決策を展開できます。

創造性の向上: 他のメンバーとコラボレーションすると、個人が独自の経験やスキルを活かせるため、新しく革新的なアイデアやアプローチにつながる可能性があります。チームとして協力することで、士気とモチベーションにも良い影響を与え、パフォーマンスが向上し、高い成果を得られます。

モチベーションの向上: 共通の目標に向かって協力することで、個人がより大きな目的に貢献していると感じるため、モチベーションとエンゲージメントを高めることができます。チームが協力することで、プロジェクトの成功に対してさらに責任を負い、潜在的な課題をより簡単に特定できます。

品質の向上: コラボレーションによって、品質管理をより徹底的かつ効果的に行えます。チーム メンバーがお互いの作業を見直して、建設的なフィードバックを提供できるためです。コラボレーションにより、プロジェクトを最高水準で完了させ、可能な限り最高の結果を出せるようになります。

全体的に見て、チームがスムーズに協力し、効率的かつ効果的に目標を達成するためには、優れたプロジェクト コラボレーションが不可欠です。

顔を合わせる

去る者は日々に疎しは過去のこと。オンラインで多くの作業が行われているため、これまでよりも優れたコラボレーションが必要です。コラボレーションが習慣化しているチームでは、時差を越えてより優れたコミュニケーションを行い、プロジェクトが必然的に直面するあらゆる変化を常に共有できます。

全員の声を聞く

注目の的になると困惑するタイプの人にとって、グループ内で働くことはセーフティ ネットや成長の機会になり得ます。高度にコラボレーティブなチームの従業員は、専門知識を自由に共有してフィードバックを受け取ることで、より多くの練習を積めます。

チームの効率を上げる

コミュニケーションの習慣が浸透したチームは、プロジェクトをコントロールして主要な担当者との連絡を絶やしません。それによって、バックアップを要請するタイミングが分かります。

コラボレーションが軽視されている 6 つの兆候

組織の中には、プロジェクトを継続的に成功させているチームがあるはずです。また、団結力が不足しているチームもあるでしょう。会社のいくつかのチームがより強固に結束できる可能性があることを示す兆候を次に示します。

多すぎる壁

全員でなく個人

他を顧みずに個人のタスクを最優先することと、チームの成功に全力を注ぐことは違います。すべてのチームには実行力のあるメンバーが必要ですが、チーム内で単独行動が過剰になるとプロジェクトのコラボレーションは難しくなります。

目標の対立

締め切りが多すぎると、単独行動的な考え方が広まりがちです。1 人の目標がチームの目標と異なるか矛盾すると、当然、重要な作業の取りこぼしが発生します。明確で統一された目標がなければ、いかなるプロジェクトも間違った方向に全速力で進む可能性があります。これは、チームがプロジェクトでのコラボレーションの成功に向けて設定されていないという明確な兆候です。

多すぎる意思決定者

グループで昼食のピザを注文しようとして、トッピングについて意見が割れて結局食べられなかったなんてことはないでしょうか? がっかりしますよね。意思決定者が多すぎると、混乱が発生します。散々迷走した末にチームの作業が止まるか、誰かが急いでいい加減に意思決定することを余儀なくされ、後から見当外れだったと分かります。

どの組織でもこういったことはよくあるようです。チームがより効果的に連携できるように、定型的な意思決定の慣習を創出することをご検討ください。

重複によるトラブル

何時間もプロジェクトに費やした後に他の誰かが同じことをやっていると分かったときの徒労感は、想像に難くありません。作業の重複は、チームが適切にコラボレーションしていないことを示す危険信号です。二重作業によって、時間、リソース、貴重なスキルが浪費されます。このような状況では調整が不可欠です。

目指すべきゴール

明確な目標であっても、達成する方法が分からないチームもあるかもしれません。チーム内にチームがあるようなより大規模な組織においては、全社的な目標は非常に明確です。しかし、マイルストーンとその実現方法のすべてが不確かになりかねません。前進しないで空転しているように見える作業単位がある場合は、調整の支援が必要な場合があります。

プロジェクト コラボレーションを改善するためのヒント

パーティーの風船に戻りましょう。風船の束を結び合わせることは簡単に思えますが、実際にそれらを持ち続けられるようにする手法があります。コラボレーションについても同じことが言えます。いくつかのチームでは、新しいブランド デザインを立ち上げることを営業チームに伝えることがコラボレーションと見なされますが、それは実際には単なる (そして一方的な) 会話にすぎません。次に示す手法を試して、チーム全体で真のパートナーシップを構築してください。

太字、斜体、下線。さまざまな方法で目標を強調

1 回言い、再度言い、もう 1 回言います。チームの全メンバーが目標を聞かされることにうんざりしないようでは、まだ足りません。目標を変更することが必要になった場合は、変更を明確にして新しいものを頻繁に繰り返します。

ブレーンストーミング

アイデアやフィードバックを求める

プロジェクトのすべてのステップ (ブレーンストーミング、計画、ミーティング中) で、どう考えるか、そしてフィードバックがあるかどうかをチームに尋ねます。チームの単独行動者や発言力の弱いメンバーにも、必ず発言の機会を与えます。このようなメンバーは、より積極的なチームメイトによって声をかき消されないと分かっているときには、意見を述べる可能性が高まります。

コミュニケーションの確保

一貫した明瞭なコミュニケーションは、プロジェクトでのコラボレーションにおいて明らかに最重要となります (さながら風船の中の空気です)。しかし、私たちは皆、メール、チャット、メッセンジャー、ドキュメントのコメントまで、多数のツールの取り扱いに忙殺されています。チームとどのようにつながるかは、コミュニケーション自体と同じくらい重要です。承認が Slack スレッドに埋もれていることに気付かなかったためにプロジェクトが失速したことは、何回ありますか? プロジェクトをキックオフするときや理想的にはチームを結成したときに、アップデートとコメントを共有する方法と頻度を取り決めます。

担当者を決める

To Do リストに何を入れる必要があるかを決定して文書化し、To Do リストも文書化します (これをプロジェクト計画と呼ぶこともあります)。これによって誰もが壮大なスキームのどこに位置付けられるかを知れるため、隙間からタスクが抜け落ちたり、2 人が同じアクション項目に取り組んだりするような問題を回避できます。

分け合うことは思いやること

コラボレーティブなチームが全力で作成したアイデアは大量になるため、最高のアイデアが付箋の山に埋もれてしまう可能性があります。正式なミーティング議事録を作成することは、常に良い考えです。オンラインの最新の検索可能なコラボレーション ツールを使用すると、より良いものになります。これにより、ミーティングの要点を把握して広く共有し、フィードバックをすべて一箇所で依頼できます。