Rivian がアトラシアンのクラウドに一元化することにより、年間 250 万ドルを節約し、満足度を大幅に向上させ、規模を拡大した方法

意外な変革管理戦略が信頼と長期的な導入を推進する

Rivian は、移行と一元化のプロセス全体において、明確で頻繁なコミュニケーションを行い、質問がある人やトレーニングが必要な人のためにオフィス アワーを開催し、迅速なサポート用の Slack チャンネルを開設し、さらに Mike 氏が「意図した短期的な非効率」と呼ぶものを受け入れることで、変化を管理しました。

例えば、一部のワークフローでは、同じワークフローに 2 つの重複フィールドを一時的に保持していました。「それらは同じデータを持つ同じフィールドですが、最初は皆が慣れているものを表示させるために、この 2 つを保持しました」と Mike 氏は説明します。「同じフィールドを維持するために、背後で Atlassian Automation を使用し、時間が経つにつれて重複を減らしていきました。無理やり押し付けて、反発を招くようなことはしませんでした」

こうした短期的な非効率性を受け入れることで、ユーザーとの信頼を築き、長期的な導入の基盤を整えることができました。

購入リクエストのプロセスを変革して、時間とお金を節約する

Rivian は、アトラシアンのクラウドを使用して、いくつかのプロセスを変革し、新しいチームワーク ソリューションを構築し、効率性、効果性、ユーザー エクスペリエンスを向上させました。そのようなソリューションの 1 つが、あらゆる種類とサイズの購入を審査する内部購入レビュー (IPR: Internal Purchasing Review) システムです。

以前は、300 人以上の関係者がさまざまなツールを使用して、毎月約 2,200 件の購入を送信、審査、承認していました。その数は増え続けています。このプロセスは機能していましたが、信頼できる情報源のない状態で、サイロ化された部門、反復的なワークフロー、さまざまなツールにより、効率と拡張性が妨げられていました。

「Coupa ではチェックを省けますが、背景情報が必要となります。背景情報がなければ、支出を管理するのは困難です」と Hayes 氏は話します。「現在、当社では Coupa を使用して決済を行いますが、アトラシアン製品には背景情報と答責性があります。」

新しいソリューションによるスピードアップと標準化

これらの課題を解決するために、デジタル ワークプレイス & ソリューション チームは Jira Service Management、アセット、Jira、他の統合ツールを利用して、新しい IPR ソリューションを構築し、ユーザーの自由や効率と、ビジネスの標準化やコントロールのバランスを取っています。

Novak 氏は次のように述べています。「Coupa を Jira Service Management と統合することで、Coupa のデータを JSM に取り込んで、履歴を参照し、各部分の追加情報を得ることができます。私たちがそのデータを Jira に取り込み、他の関係者と連携させて、審査プロセスを最適化する方法を示すまで、関係者は自分たちに何が不足しているかを知りませんでした」

これで、ユーザーは Coupa 経由で購入リクエストを送信できます (Jira Service Management でも受信に対応できます)。

これらレビューの各段階、つまり「ゲート」には、関係者が Jira 内で完了するタスクがいくつかあります。

たとえば、Spend Control Tower では毎週 5 回会議を行い、リクエストを審査しています。アトラシアンの自動化ルールにより、一連の詳細なメールが審査会と関係者に送信されます。メールには、会議のスケジュールやアジェンダに関する情報、今後の会議に関する通知、週の終わりのすべての会議活動に関する要約が含まれます。

自動化をカスタマイズしてユーザー エクスペリエンスを向上

デジタル ワークプレイス & ソリューションは、購入審査プロセスの合理化に加えて、すべての関係者に最高のエクスペリエンスを提供するために、あらゆるフィールドとメールを慎重に検討しました。たとえば、コスト見積もりは、承認者が読みやすいようにドル記号とカンマを使用して表示されますが、アトラシアンの自動化ルールでは、計算やレポート用に背後ですべての書式が取り除かれています。

各メールもユーザーを考慮して作成されました。以前は、これらのメールの作成や送信を手作業で行っていたために何時間もかかり、エラーが頻繁に発生していました。今では、ユーザーは考え抜かれたテンプレートを利用して、素早く承認して自動送信を待つか、変更を加えてプレビュー表示してから手動で送信できるようになりました。

会議の出席者名が Outlook や Slack に正しく入力されるように書式設定することを含め、詳細を見落とすことはありませんでした。たとえば、IPR プロセスが停止するエラーが生じると、関係者は自動的に Slack 通知を受信します。このメッセージは、エラーについて適切な担当者に通知するだけでなく、エラーの解決方法や、質問がある場合の連絡先についての明確な指示も提供します。

関係者がリクエストを確認および管理している間、JXL for Jira Marketplace アプリを使用すると、Excel のように各アイテムを編集し、体系化できるようになります。これは、IPR やその他のワークフローでもユーザーにとって使いやすい重要な機能です。Mike は次のように述べています。「大げさではなく、JXL シートは生活を一新してくれます。私たちの多様なユーザーは、同じように幅広く多様なプロジェクトを抱えていますが、皆、JXL の利便性を強く感じています」

IPR プロセスに関わる Rivian のアトラシアン ツールやアトラシアン以外のツールのすべてが緊密に統合されているため、最新のデータは入力された場所に関係なく、常に各ツールに反映されます。たとえば、関係者が Coupa でリクエストのステータスや説明を変更すると、その情報は Jira Service Management でも自動的に変更されます。また、自動化ルールにより各チケットが適切なグループや個人にマッピングされるため、質問が生じた場合に、関係者は問い合わせ先を把握できます。

1 つの新しいソリューションが全社的な変革をもたらす

Rivian は、低炭素化の取り組みと同様に、小さなプロセスや技術の改善がいかに大きな影響を与えるかをすでに認識しています。Atlassian Cloud Enterprise に一元化し、社内購入審査フローなどの新しいソリューションを作成することで、すでに数百万ドルを節約し、ユーザー エクスペリエンスが向上して、イノベーションに必要な自由を失うことなく拡張するための基礎を構築しました。さらに、Rivian は Atlassian Analytics によって、アトラシアン製品のすべてのデータを活用してレポートやダッシュボードを作成できるため、より多くの情報に基づいた意思決定を行うと同時に、サードパーティ アプリにかかる費用を削減できます。

現在、従業員はアプリの切り替え、チケットの更新、アジェンダの作成、会議の要約のメール送信などの基本的な作業ではなく、問題解決と話し合いを必要とする作業 (購入を承認すべきかどうかを話し合う会議など) で連携することに貴重な時間を費やしています。さらに、ユーザーはより多くの背景情報や履歴を参照できるため、より適切な決断を下すことができます。

デジタル ワークプレイス & ソリューションは、Rivian のサービス組織、施設、ベンダー管理プロセスの一元化など、改善のための新しいユース ケースやアイデアを見据えています。「IPR ソリューションは他のプロセスにも適用できます。今ではデータとツールのすべてが関連付けられているからです」と Hayes 氏は話します。

従業員用のツールから顧客向けの乗用車まで、Rivian は協力的な考え方でそれぞれの課題に取り組み、一人では不可能な目標を一緒に達成しようとしています。Rivian は次のように書いています。「私たちの物語は、私たちの地球とそこに住む文化を今後何世代にもわたって守るという、1 つの使命を心に留めて団結する人々の物語です」