Shopware AG のマーケティング チームが Jira と Confluence Cloud でコラボレーションを最適化

既存のソリューションがマーケティング コラボレーションに新しい機会をもたらす

潜在的なソリューションを評価するにあたり、Shopware が求めていたのは、チームがすぐに始められ、要件の変化に応じて反復処理を行い、他のツールと統合できる製品です。マーケティング マネージャーは、組織全体で既に受け入れられているツールを検討することを提案しました。

その条件を満たすのが Jira でした。Shopware の開発者が 2010 年から使っている Jira には、多くの従業員、マーケティング マネージャー、IT 管理者が既に慣れていました。要件を満たし、信頼もされています。Shopware は他の選択肢を検討する必要はないと考えました。

「以前から既にさまざまなアトラシアン ソリューションに集中的に取り組んできましたが、Confluence と Jira はどちらも、多くの従業員が毎日のように使っています。ですから、マーケティングでのプロセスの再構築にも Jira を使うことは理にかなっていたのです」と、テクノロジー担当パートナー マーケティング マネージャーである Markus Merkwirth-Thimm は説明します。

「Jira チケットで誰もが概要を把握し、情報を収集できます。これによりサブタスクを整理して、他のチームに割り当てるなど、チーム間でのコラボレーションが可能になります。コンポーネント、タグ、リマインダーなど、チケット内の機能も非常に役に立ちます。必要な分だけツールを使って作業できるのです」

準備によって Jira 導入成功への道を切り拓く

2021 年 6 月、マーケティング部門と IT 部門は、準備と計画を進めるためにコラボレーションを開始します。このプロセスは約 3 か月続きました。

Shopware は当初、マーケティング チームに対してオンプレミスで Jira を使っていましたが、その後クラウドに移行しました。ボード、課題タイプ、カスタム フィールドの移行と構成を主導したのは IT 部門であり、マーケティング部門は複数の段階でフィードバックを提供しました。IT 部門はそのフィードバックを考慮しながら、カスタム フィールドを繰り返し調整していきました。

このロールアウトの一環として、IT 部門とマーケティング部門は協力して社内マーケティング プロセスを再定義し、それをサポートするように Jira を設定することで、最適なタスク編成と使用状況を確保します。マーケティング部門はカンバン アプローチを使用して、作業段階に合わせて Jira を調整しました。

• バックログ: 今後のエピック、ストーリー、タスクのコレクション。ソートが解除され、優先順位も付けられていません
• 開始: 最初の優先順位付けが行われた今後のタスクの事前選択。主にチーム リーダーが行います
• 明確化: 関連情報 (概要書、添付資料など) による課題タイプの強化
• 作業中: 現在進行中のタスク
• レビュー中: レビュー中のタスク

• 完了: 完了したタスク

透明性、ドキュメント、構造を改善して満足度アップ

Jira のロールアウトをサポートし、採用を進めるために、Shopware の従業員にはトレーニング セッションを提供し、アジャイルな作業メソッドの基本や Jira を日常的に使用するためのヒントやコツを学習できるようにしました。

その後、Shopware は定期的にオフィス アワー (面談時間) を設けて、マーケティング部門の Jira 管理者に従業員が質問できるようにしました。特定の Slack チャンネルでは、随時質問したりベスト プラクティスを共有したりできる場を引き続き提供しています。社内コミュニケーション ロードマップの策定など、大規模な調整を新たに行う場合は、チーム メンバーが追加トレーニングを受けました。

やがて、従業員はチーム固有のフィルターや、チームの枠を超えてフィルターやダッシュボードを設定できると感じるようになり、ストーリーやタスクを追跡できるようになりました。この包括的なサポートが Jira に対する満足度を高めます。また、チーム メンバーは、熱心に使用すればツールから最大限の価値を引き出せることも学びました。

透明性が高まり、より包括的なドキュメントとコラボレーション体系の改善が実現するため、Shopware のマーケティング チームがより効率的かつ効果的にコラボレーションできるようになり、その多くが Jira なしで仕事をすることなど考えられなくなっています。