アトラシアン + Udemy
アトラシアンによるコラボレーションの実現によって、当社の業務は飛躍的に向上しています。
Stephanie Wisdom
カスタマーおよびコンテンツ マーケティング担当シニア ディレクター
~2400
OKR トラッキングだけで節約できた年間のミーティング時間
1,500+
1 つの作業管理ソリューションでつながっている従業員の数
Udemy について
Udemy は、誰もが最も関連性の高い最新のスキルにアクセスできるようにすることで、学習を通じて生活に変化をもたらしています。Udemy Intelligent Skills Platform と知識豊富な幅広い講師層のグローバル コミュニティを通じて、何百万人もの学習者が幅広い技術的・専門的スキルを身につけています。
業界
インターネットおよびソフトウェア
場所
カリフォルニア州サンフランシスコ
ユーザー数
1,100 人の Jira ユーザー
1,900 人の Confluence ユーザー
40 人の Jira Service Management エージェント
80 人の Loom ユーザー
企業規模
1,500
Udemy がアトラシアンとの統合によってコラボレーションを実現し、年間 2,400 時間を節約
課題: Udemy は世界で最も人気のあるオンライン学習プラットフォームの 1 つであり、3 年間で 4 倍もの成長を遂げました。しかし、この急速な成長が、コラボレーション、連携、可視性、効率性を妨げることになりました。
解決策: Udemy は、アトラシアンのクラウド ツールで一元化することによって企業全体でチームを統合し、増え続ける課題を克服しました。
影響: アトラシアンの技術部門とビジネス部門をつないでコラボレーションと可視性を向上させ、チームが連携してさらに多くの価値を迅速に実現できるようになりました。
規模拡大に伴う課題の増加により、新たなソリューションの必要性が高まる
Shawn Kresal 氏は何年にもわたり、政府機関や金融サービス会社でその地位を築いてきましたが、テクノロジーの原点に帰り、さらに革新的な組織で働くことを強く望んでいました。コンピューター サイエンスでの経歴はありましたが、かつての能力は失いかけていたため、趣味としてピアノ レッスンを受けながら Udemy のオンライン コースでさまざまなプログラミング言語を習得し直しました。
Udemy を通じて、Kresal 氏は学習への熱意を再認識しただけでなく、世界の誰でも学習へのアクセスを可能にするという使命を掲げた企業を発見しました。偶然にも、Udemy はまさに Kresal 氏が求めていた職種である、テクニカル プログラム マネージャーを初めて採用する段階にありました。そうなる運命だったのでしょう。
2019 年、Kresal 氏が Udemy に入社した後、パンデミックにおける e ラーニング (サワードウ ブレッド作りなど) の台頭に支えられて、同社は数年で急成長を遂げ、雇用市場でもその競争力を高めました。この急速な拡大により、Udemy はチームとインフラストラクチャの拡張を余儀なくされました。これにより、Udemy は学習者のニーズとイノベーションのスピードに対応できましたが、連携、可視性、コラボレーション、効率性に関する新たな課題も生じました。
Udemy は、学習をより身近なものにするというビジョンを引き続き実現しながら、規模拡大に関する一般的な課題を解決するために、アトラシアンのクラウド ツールによって組織全体のチームを 1 つにまとめ、ビジネスの拡大と成功に役立つチームワークのための新しいハブを構築しました。
ほとんどの企業では、必要に応じてメールを送信し、電話をかけ、1,800 もの Slack メッセージを送信しなければなりません。それらすべてが不要になったのです。すべてが Atlassian で可能になりました。”
Shawn Kresal
テクニカル プログラム マネジメント担当シニア ディレクター兼チーフ オブ スタッフ、最高技術責任者
急速な成長の中、従来の働き方に限界が到来
2023 年までに、Udemy の従業員は 3 年近くで 4 倍になり、従来の働き方が変わり始めました。
「小さな会社だった頃は、誰もが自分のことに集中しており、それが推進力でした。規模を拡大するのではなく、迅速に行動する必要がありました」と Kresal 氏は回想します。「しかし、現在、当社のエンジニアリング部門は数年前の会社全体より拡大しており、今、全員が自分のことだけに集中していては、大きく減速してしまいます」
経営陣は製品チームやエンジニアリング チームと緊密に連携し始め、一見単純な質問をするようになりました。
「それぞれ何に取り組んでいますか?」
「社内の上位 3 つのプロジェクトの最新の状況はどうなっていますか?」
「先へ進むには、どのチームを巻き込む必要がありますか?」
これらは基本的な質問のように見えますが、答えるのは簡単ではありませんでした。「そのような可視性を得る方法がありませんでした」と Shawn 氏は語ります。「コストのかかる 30 人規模のミーティングを開いたり、十数人が Slack を利用し、その後さらに 50 人がリサーチしたりしました。しかし、あるチームが Asana を利用し、別のチームが Google スプレッドシート、また別のチームがすべてを Wiki に頼っている状況では、その情報を体系的かつスケーラブルに入手する方法がありません」
アトラシアン製品を利用すると、時間と明確さの面で成果が得られます。これまでは多数のミーティングに出席したり、大勢の人に Slack で通知したり、複数のチャンネルから読み込む必要がありました。今では、ワンストップ ショップであるアトラシアンにアクセスして、必要なものを入手できます。"
Shawn Kresal
テクニカル プログラム マネジメント担当シニア ディレクター兼チーフ オブ スタッフ、最高技術責任者
Udemy をアトラシアンのクラウド ツールを搭載した 1 つの作業システムに統合
Kresal 氏と経営陣は、Udemy の成長に伴う課題の解決策は、人材、プロセス、プラットフォームの一元化であることに同意しました。Kresal 氏は次のように回想しています。「私たちはアトラシアンで統合することに同意しました。軽量で非常に早く、職場で従業員のニーズを満たします。さらに、パートナーに可視性を提供することもできます」
幸い、Udemy の文化には実験と反復が根付いているため、チームは変化に対して寛容的でした。「全員が足並みを揃えて進めれば、素晴らしい結果をもたらすと理解していました」と Kresal 氏は語ります。
Kresal 氏のチームはアトラシアンのツールを使用し、組織全体の連携と作業システムの構築を支援しました。現在、Udemy の全従業員が Confluence Cloud Premium を共同ワークスペースとして、また信頼できる唯一の情報源として使用しています。製品およびエンジニアリング部門では、Udemy 製品の開発と保守のため、技術者以外の関係者とのコラボレーションに Jira Cloud Enterprise を活用しています。また IT 開発者は、Jira を使用して会社全体のビジネス アプリケーションを管理しています。
Kresal 氏は次のように述べています。「ほとんどの企業では、必要に応じてメールを送信し、電話をかけ、1,800 もの Slack メッセージを送信しなければなりません。当社では、それらすべてが不要になったのです。すべてが Atlassian で可能になりました」
Kresal 氏は、全員が 1 つのプラットフォームにまとめられている現在、チーム間のコラボレーションがはるかに簡単になったとも付け加えています。「1 つのプロジェクトに 4 チームを集める必要がある場合は、チームをタグ付けするだけです。その後、各チームが集まり、エンジニア、デザイナー、研究者にタグを付けていきます」
チームは引き続き、それぞれ自由に作業方法を選べますが、一元的な報告のために全員が目的とロードマップの内容を Jira と Confluence で追跡する必要があります。これにより、時間を大幅に節約しながら、可視性と説明責任が向上します。
Kresal 氏は次のように述べています。「私たちは Confluence によってすべての技術プロジェクト、その進捗、OKR の要約を追跡しています。そのため約 500 - 600 人時間のミーティング時間が不要になりました。以前は四半期ごとに 80 人規模の長時間のミーティングを開いていましたが、それには大きなコストがかかっていました。そこで私たちは、思い切って実験的なアイデアを採り入れ、四半期分のミーティングをすべてキャンセルすることにしました。基本的には、そのプロセス全体を Jira のいくつかのカスタム フィールドと Confluence のレポートで自動化したのですが、これが驚くべき結果を生みました。誰もが素晴らしい結果に感嘆しました」
アトラシアンのクラウド プラットフォームとの統合は、社員が入社したときやプロジェクト チームの変更があったときの時間的・精神的負担の軽減にも役立ちました。「当社のエンジニアリング部門では、日に 400 人以上のスタッフが稼働しています。1 人が 4 つから 5 つのプロジェクト チームに所属していて、そのチームが行ったり来たりしています。それをどのように管理しているのでしょうか。現在は、一元的な場所があります。新しいチームが結成されるたびに、チームから Slack で通知されるので、チーム追加は 1 分ほどで完了してしまいます」と Kresal 氏は述べています。「私たちは以前、自社チームの規模に負担を感じ始めていました。アトラシアンのおかげで、今では驚くほど軽量なプロセスが実現しました」
以前は四半期ごとに 80 人規模の長時間のミーティングを開いていましたが、それには大きなコストがかかっていました。今は基本的に、そのプロセス全体を Jira のいくつかのカスタム フィールドと Confluence のレポートで自動化しています。"
Shawn Kresal
テクニカル プログラム マネジメント担当シニア ディレクター兼チーフ オブ スタッフ、最高技術責任者
マーケティングでも可視性と説明責任に関する動き
CMO である Genefa Murphy 氏は、Udemy のスタッフを Jira、Confluence、Loom でまとめることが、技術チームとビジネス チームの両方にとって大きな変革になったと付け加えています。
「誰もが情報を入手し、コンテンツを下書きし、フィードバックを得られる一元的な場所を作ることは非常に有益です。Jira を通じて製品チームとやり取りできますが、アクセス権がない場合でも、Confluence に表示できる Jira のフィルターとダッシュボードで必要なものを確認できます。これが可視性の向上と説明責任の推進に大いに役立っています。当社のチームには、Loom の動画を使って情報共有を拡大し、必要なときにいつでも繰り返し参照できる方法を提供しているメンバーもいます」
Kresal 氏は次のように付け加えています。「マーケティングから有意義なフィードバックがありました。エンジニアリング ロードマップ全体、あるいは現在のプロジェクトのダッシュボードを見るには、何人に聞いて回る必要があるかという質問でしたが、その必要はありません。セルフサービスで済みます。これがマーケティング担当者にとっての障壁を解消し、可視性を高めるのに非常に役立ちました」
実験により最適化を実現する
Udemy は、彼らの持ち味である実験的な文化を通して、アトラシアンの最新機能やツールを頻繁にテストしています。ブランド カラー、画像、ビジュアル カード、リンクなどで Confluence をカスタマイズできる、会社ハブのアーリー アクセス プログラムにも参加しています。「通常、ウィキ ページはかなり静的ですが、会社ハブを使うと、雑誌やモダンな Web ページのようにデザインできます。これからもさまざまな機能を使いこなしたいですね」と Kresal 氏は言います。
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Udemy の顧客や同僚の可能性を解き放つ
Udemy は、顧客に対して学習しやすい環境を提供することに尽力していますが、その一方で、アトラシアンのソリューションによってコラボレーションと情報をより利用しやすくすることにも注力しています。
「アトラシアンを使用すると、時間と明確さという点において、大きな利益が得られます。明確さの欠如ほどチームの速度を落とすものはありませんから」と Kresal 氏は述べます。「以前は、会議に何度も出席し、Slack で多くのメンバーと連絡を取り合い、複数のチャンネルで確認を行う必要がありました。情報を得るという行為に、かなりのコストがかかっていたのです。今では、ワンストップ ショップとして機能するアトラシアンにアクセスするだけで、必要なものを入手できます」
Murphy 氏はマーケティングでも違いが現れていると感じています。「最も重要なのは、Udemy での取り組みを連携して、拡大し、加速させることです。それをサポートしてくれるのが、アトラシアンです。チーム メンバーが互いにコミュニケーションをとり、共同で作業を行うための、明確で簡潔な方法が提供されるおかげで、チームが足並みを揃えることができます。誰もが利用できる一元的な場所が提供されることで、現在取り組んでいる作業を拡大し、拡張できます。それが結果的に、作業の加速化に繋がるのです。相手の返信やミーティングが開かれるのを待つ代わりに、プラットフォーム内で瞬時にコミュニケーションや意見交換を行えますからね」Murphy 氏の同僚であり、カスタマー & コンテンツ マーケティングのシニア ディレクターである Stephanie Wisdom 氏も、次のように述べています。「アトラシアンが提供するコラボレーション機能によって、Udemy がその使命を果たせているのです」
Udemy がさらなる成長に投資するなか、一元化された AI 搭載コラボレーション プラットフォームを利用することで、今後も継続的な利益がもたらされるでしょう。Udemy は「スキルは可能性を引き出す鍵である」を信念として、アトラシアンとともにチームワークを変革しています。そして従業員もまた、自分の可能性を引き出しています。
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