実際のトレードオフ
リモート Web デザイン チームは、Trello を使用して今後のプロジェクトのトレードオフについて話し合っています。
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
ビジネス スクールの学生は Miro を使用して、グループ プロジェクトでのトレードオフについて検討します。
前提条件
リモート
画面共有を使用したビデオ会議
デジタル・コラボレーション・ツール(テンプレートを参照)
対面
ミーティング スペース
ホワイトボードまたは大きな用紙
付箋紙
マーカー
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
このプレイを実行するための手順説明
1. 実践の準備を整える 10 分
リモート・チームの場合は、コラボレーション用の文書やスペースを作成することから始めましょう。そのためには、Trello ボードが最適です。必要に応じて、提供されたテンプレートを使用したり、独自のテンプレートを作成したりできます。
対面チームの場合は、まずホワイトボードや大きな紙を見つけて、会議室に付箋やマーカーを準備します。
次に、Trello ボードまたはドキュメントにトレードオフ・リストを作成して、プロジェクトで作業するときにチームが考慮すべき制約や可変要素を追加します。
次に、ボードまたは用紙に 1、2、3、4、5 の番号(1 が最も柔軟性が高く、5 が最も柔軟性が低い)付きのリストを追加します。
最後に、ボードまたは用紙に 5 つの番号(1:最も柔軟性が高い、2、3、4、および 5:最も柔軟性が低い)付きの列を追加します。
ヒント:三大制約条件
プロジェクトや業界で最も一般的なトレードオフ:
- 所要時間
- スコープ
- 費用
例: トレードオフのリスト
ここには、Web デザイン チームが今後のプロジェクトで重視すべきいくつかのトレードオフがあります。
2. 準備を整える 5 分
ミーティングの開始時に、以下のことをチームに通知します。
- このセッションの目標はプロジェクトの優先事項について合意することで、トレードオフを行う必要がある場合はその方法について合意します。
- 全員がそれまでのプロジェクトの経験を活かして、それぞれの推奨事項を伝えます。
最初に全員が同じ認識を持つことで、ミーティングがスムーズに進みます。また、これから行おうとしているプロセスを全員が理解していることを確認する必要があります。誰もが以前にトレードオフ分析をしたことがあるとは想定しないでください。
3. 柔軟性 10 分
各チーム メンバーに、トレードオフごとにカードまたは付箋を 1 から 5 までのスケールで追加するように求めます。「1」と評価されたカードやメモは最も柔軟性の高い、「5」と評価されたカードやメモは最も柔軟性が低いトレードオフです。
柔軟性のあるトレードオフとは、交渉の余地があるもので、チームはより優先度の高いものに焦点を当てられます。次に例を示します。
- プロジェクトに期限がない場合、時間は「1」です。たとえタイムラインを延長する必要があっても、他の要素が優先されます。
- 予算が厳しい場合、コストは「5」です。たとえより時間が長くかかったり、スコープを縮小する必要があったりしても、コストを増やすことはできません。
評価には記名してもらいましょう。これにより、さまざまなチーム・メンバーがそれらのトレードオフをどう見ているかを全員が認識できるようになります。ここで重要なのは、批判し合うのではなく、特定のトレードオフがなぜその評価を受けるのかについて、オープンな議論を促進することです。たとえば、コストに柔軟性を持たせるべきではない理由について何らかのインサイトを持っている人は、それを共有する必要があります(それが次のステップです)。
ヒント: 相互依存関係
トレードオフには相互の依存関係があります。一方に費やす労力と時間が多くなると、もう一方が犠牲になります。
4. 議論する 20 分
全員が最初の評価を決定したら、トレードオフが自分の 1 から 5 の評価基準のどれに該当するかを見てみましょう。複数のチーム・メンバーによる評価が同じトレードオフについて明確なテーマや共通点があれば、話し合います。
その後、評価が異なるトレードオフに移ります。各チーム・メンバーの評価理由について話し合い、役に立つフィードバックがあればメモしておきます。
ヒント: 柔軟性が低い
すべてが「最も柔軟性が低い」リストにある場合は、次のように質問してください。
- お客様に最も大きなメリットがあるのはどれでしょうか?
- 企業の価値に最も合致しているのはどれでしょうか?
すべて優先度が高い場合は、優先度は存在しません。階層には厳しい選択が必要なことが多いものです。
5. アップデート 5 分
トレードオフについて話し合い、柔軟性について合意に達したら、カードや付箋を適切なリストに移動して、更新されたトレードオフを反映します。
例: 終了
チームがコンセンサスに達した後、Miro でキャプチャしたトレードオフ セッションの例を次に示します。
フォローアップ
ドキュメント
このプレイの情報は、Confluence スペースなどのファイル共有スペースで取り込みます。チームや関係者は、このスペースを閲覧でき、トレードオフに関する質問が生じた場合に再確認できます。これにより、不必要な質問や今後の行き来を減らすことができます。
再確認する
新しい情報が入ってきて優先順位を変更する必要がある場合は、必要に応じてこのプレイを再使用してください。このプレイを定期的に行って、チームがトレードオフに沿っていることを確認してください。大規模なグループおよびリモート・チームやハイブリッド・チームは、特に優先順位がずれる可能性が高くなります。
その他のパターン
リーダーシップチーム
プロジェクトのトレードオフの最終的な判断がリーダーシップ チームに委ねられている場合は、作業を担当しているチームではなくプロジェクト リーダーやビジネス関係者とのプレイを実行します。
自分のチームがトレードオフで最大の発言権を持っている場合でも、経営陣と実行チームで別々にプレイを行って結果を比較することを検討できます。これにより、重要な相違点が浮き彫りになる可能性があります。
ボードを確認する
メンバーごとではなく、作業ボードの項目ごとに話し合います。ブロックされている項目から始め、その項目のブロックを解除する方法について話し合います。次に、残りの各項目について検討し、完了する方法について話し合います。
一度に 1 つずつ
すべてのトレードオフについて一度に議論するのではなく、1 つずつ取り上げて各ランキングについて話し合ってから次のランキングに移ることで、1 つ 1 つに注目することができます。新しいトレードオフの追加によってランキングが変わるかどうか、変わるとしたらどう変わるかを見ることで、理解が深まります。
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