무엇이 변경되는지, 더 중요하게는 왜 그런 변경이 이루어지는지 설명할 수 있어야 합니다. 귀사가 내린 특정한 의사 결정에 대해 이해 관계자들이 그 이유를 이해할 수 있다면 이러한 변경을 받아들일 가능성이 훨씬 높아집니다. 해당 변경이 대상 그룹에게 어떤 영향을 미치게 될지에 대한 정보도 포함해야 합니다. 큰 영향을 미칠 수 있는 경우도 있고, 느껴지지 않을 정도로 미미한 경우가 있을 수도 있습니다. 하지만 대상 그룹의 경험을 염두에 두는 것은 효과적인 변경 관리를 위한 계획에 있어서 가장 중요한 부분입니다.

이러한 변경으로 인해 영향을 받게 될 대상 그룹에게 어떤 말을 하고 싶습니까? 팀과 계획에 대한 신뢰도를 어떻게 높일 수 있습니까? 이 대상 그룹에게는 어떤 동작 유도 문안을 사용해야 합니까? 대상 그룹에게 전하는 간결한 메시지를 통해 많은 것을 전달할 수 있습니다.

대상 그룹과 커뮤니케이션할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 이메일, 채팅, 미팅, 메모, 심지어는 사무실 주변의 포스터로도 가능합니다. 가능한 모든 채널을 최대로 활용하여 변경 사항에 대해 알리는 것이 중요합니다. 모두가 같은 방식으로 정보를 소비하지는 않는다는 사실을 기억하고 대상 그룹이 보게 될 채널을 선택해야 합니다.

변경의 규모에 따라 충분한 시간을 갖고 미리 계획을 세우는 것이 좋습니다. 변경과 관련된 내용을 모두 한 번에 전달하고 싶지 않을 수도 있습니다. 변경 관리를 몇 주, 몇 개월, 그 이상에 걸쳐 계획한다면 대상 그룹을 위한 최적의 변경 관리 경험을 만드는 데 도움이 됩니다.