방법 안내 문서 템플릿

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우리는 매일 업무를 완료하는 데 있어 수백 가지 크고 작은 일을 수행합니다. 상당 부분은 눈 감고도 처리할 정도로 익숙하지요. 하지만 나에게 일상적인 업무가 다른 사람에게는 큰 장벽일 수 있습니다. 이럴 때는 방법 안내 게시물 템플릿을 사용하세요. 블로그를 시작하고 비밀번호를 변경하고 급여 할당을 변경하며 회사에서 일어나는 어떤 일이든 필요한 단계를 자세히 설명할 수 있습니다.

방법 안내 게시물 템플릿을 사용하는 방법

1단계. 내용을 파악

지금 만들려고 하는 방법 안내 게시물은 팀 및 회사의 모든 구성원이 작업을 완수하고 문제를 극복하고 프로젝트를 더 빠르게 출시하는 기반이 됩니다. 이 작업 수행에 대한 전문가라고 하더라도 잠시 동료와 함께 프로세스를 확인하는 시간을 가지는 것도 좋습니다. 노트를 비교하고 동료의 몇 가지 모범 사례를 여러분의 프로세스 또는 만들려고 하는 문서에 적용합니다. 

또한 이 작업에 대해 받는 일반적인 질문 및 독자가 겪을 수 있는 혼란(직접 1:1로 처리하느라 소요하는 시간과 별도로 많은 편집을 하게 되는 일)을 방지하도록 사전에 답변을 할 수 있는 질문도 생각해 봅니다. 급여 포털에서 계좌 입금 정보를 업데이트하는 것에 대한 방법 안내를 예로 들겠습니다. 시작하기 전에 어떤 질문이 떠오를 것 같으십니까?("처리하는 데 얼마나 걸리는가?") 어디서부터 시작해야 합니까?(포털에 등록 및 로그인한다.) 시간을 낭비하지 않으려면 어떻게 해야 합니까?(10분 동안 활동이 없으면 포털이 시간 초과로 중지되므로 은행 식별 번호 및 계좌 번호를 처음부터 준비한다.)

2단계. 개요 만들기

모든 사실 정보 및 예리한 전략을 마련하셨습니까? 이제 이 작업을 완료하여 목록에서 지우도록 할 담당자가 밟을 단계별 개요를 작성할 차례입니다. 개요에서 최대한 자세히 설명하도록 노력합니다. 개요가 자세하면 방법 안내 게시물을 만들기가 훨씬 쉽습니다. 또한 단계 수를 3~5단계로 유지하여 사용자가 시간이 오래 걸리는 프로세스라고 느끼지 않도록 합니다.

어떤 사용자는 읽기를 통해, 어떤 사용자는 시각적 방식을 통해, 어떤 사용자는 음성을 통해, 어떤 사용자는 이 모든 것을 혼합한 방법으로 정보를 흡수한다는 점을 기억하세요. 개요를 만들 때는 현재 가지고 있거나 앞으로 필요한 삽화, 그래픽, 동영상 또는 스크린샷에 대한 노트를 추가하여 독자에게 생동감 있게 설명해야 합니다.

3단계. 삽화, 그래픽 및 스크린샷 수집

시각적 효과는 입체감을 더하며 방법 안내를 더 따르기 쉽게 해 줍니다. 크리에이티브 자산을 골라서 사용할 수 있는 라이브러리가 이미 있다면 이 단계는 쉽게 수행할 수 있습니다. 라이브러리가 없는 경우 크리에이티브 팀, 타사 공급업체 또는 자료를 개발하고 구성하는 데 도움을 줄 수 있는 구성원과 논의하는 시간을 가지세요. 전문가 팁: 사용 가능한 몇 가지 무료 스크린샷 브라우저 플러그인 또는 온라인 디자인 도구를 사용하여 직접 자산을 만들 수도 있습니다. 

또한 이 프로세스 흐름에 직접적인 부분은 아니지만 유용할 수 있는 이 프로세스와 관련 있는 콘텐츠(예: 급여 일정) 링크를 모두 수집하세요.

3단계. 삽화, 그래픽 및 스크린샷 수집

4단계. 여러 다른 의견 듣기

개요는 견고하며 타당하다고 생각하는 모든 단계를 포함하고 있습니다. 이제는 빠뜨린 것이 있는지, 더 명확해야 할 단계가 있는지 확인할 차례입니다. 프로세스에 익숙한 팀원에게 개요를 읽어보도록 하고 추가할 사항이 있는지 확인하세요.

Confluence 템플릿을 사용하여 개요를 정식 방법 안내 문서로 만듭니다. 초안이 마음에 들면 이 프로세스에 대해 전혀 모르는 팀원에게 실행해 보도록 합니다. 막힘없이 실행할 수 있었습니까? 아니면 중간에 어려움이 있었습니까? 그렇다면 어떤 부분입니까? 검토자가 막혔던 부분의 지침을 정리합니다. 

5단계. 게시하고 피드백 기다리기

이제 게시하세요! 이 방법 안내는 이제 헤매고 특정 단계에서 막혔던 사용자를 안내해 주고 질문에 반복해서 대답해야 하는 여러분의 시간을 많이 아껴 줍니다. 빈틈없는 사실 정보 수집 및 테스트 과정을 거쳤지만 그래도 회사에는 질문이 있거나 헷갈려하는 인원이 있을 수 있습니다.

Confluence를 사용하여 일할 때 가장 좋은 점은 콘텐츠가 모두에게 열려 있다는 것입니다. 누구든지 도움이 더 필요한 부분에 대해 댓글을 추가할 수 있습니다. 또한 Confluence에서는 필요한 만큼 편집할 수 있어 어떤 문서든지 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 팀의 요구 사항 및 운영상 변화에 따라 문서를 마음껏 변경하거나 개선하세요.

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