ASU + Atlassian
Flexibiliteit in het hoger onderwijs
Sector
Hoger onderwijs
Aantal gebruikers
1800
Locatie
Tempe, Arizona
Producten
Marketplace-apps
Pagina delen
Hoe de IT-afdeling van de Arizona State University agile practices en data gebruikt om de toekomst van hoger onderwijs te beïnvloeden.
Universiteiten cultiveren twee producten van onschatbare waarde: mensen en ideeën. Alumni kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de beroepsbevolking, terwijl de ideeën die door academisch onderzoek zijn ontwikkeld, helpen bij het vormgeven van de manier waarop we ons verhouden tot en omgaan met de wereld om ons heen. Instellingen voor hoger onderwijs, met name grote, hebben de neiging om zich niet zo snel te evolueren als de ideeën en mensen die erin zijn ontwikkeld. Om deze reden is het van groot belang voor universiteiten om hun werkprocessen opnieuw uit te vinden, zowel voor hun eigen succes als voor de gemeenschappen die afhankelijk zijn van het intellectuele kapitaal dat ze produceren.
ASU is een van de grootste universiteiten in de Verenigde Staten en is al vier jaar uitgeroepen tot #1 op het gebied van innovatie. Als instelling heeft ASU er een prioriteit van gemaakt om een toegankelijke, flexibele online en persoonlijke leerervaring te bevorderen voor studenten uit alle lagen van de bevolking via hun Universal Learning-initiatief, dat middelen biedt om een diverse groep van conventionele en niet-traditionele studenten te helpen Door hun interdisciplinaire aanpak met een focus op het creëren van de toekomst van Smart Cities streeft ASU ook naar onderwijsstrategieën die datagestuurde besluitvorming en stadsplanning integreren, en die studenten meer kansen bieden om innovatieve oplossingen voor de gemeenschap om te zetten in technische realiteit.
Om hun ambitie om onderwijs toegankelijker te maken en de workflowcapaciteiten van de universiteit te moderniseren op te schalen, huurde ASU een Chief Information Officer in om de capaciteit van de instelling voor het bedienen van studenten en het koesteren van ideeën te vergroten, en een flexibele transformatie binnen de universiteit te leiden.
Tools voor de toekomst van IT
Vooral de IT-afdeling (bekend als het University Technology Office, of UTO) stond klaar om deze verandering te leiden, omdat er al een technische basis via de Atlassian-suite was gelegd om agile werkwijzen te ondersteunen. Omdat ASU prioriteit gaf aan onderwijskwesties en toegang op strategisch niveau, stuitte het University Technology Office op kosten- en bruikbaarheidsproblemen met hun oorspronkelijke projectmanagementtool. De kosten voor het toevoegen van nieuwe gebruikers en het gesiloeerde karakter van de tool dreigden de effectiviteit van de IT-afdeling te ondermijnen.
Nathanael Davis, Director of Business Support and Quality Assurance bij de UTO, leidde samen met zijn team een diepgaand evaluatieproces, waarbij meerdere teams verschillende workflowoplossingen testten. Dit proces heeft geresulteerd in de implementatie van Jira Software Cloud, dat wordt gebruikt voor projectbeheer, netwerkbeheer, klantenondersteuning, marketingprojecten, bugtracking en rapportage, Confluence Cloud, voor projectplanning en samenwerking, support- en instructiedocumentatie, en updates van projectstatussen, en Tempo, een van de toonaangevende apps in de Atlassian Marketplace. ASU werkte rechtstreeks samen met Tempo aan een oplossing die de impact van grote projecten visualiseert, de tijd die aan specifieke projecten wordt besteed bijhoudt en klanten factureert. "We zijn er trots op deel uit te maken van het succes van het veranderingsproces van ASU", zegt Philippe-Olivier Marchand, Customer Success Manager voor ASU bij Tempo. De Atlassian-suite en Tempo hebben een moderne workflow gecreëerd die kan meegroeien met de universiteit en haar strategische initiatieven beter kan ondersteunen.
[Het] voordeel van de Atlassian-toolset is dat we hiermee naadloos en efficiënt de uiteenlopende behoeften van klanten kunnen ondersteunen.
De IT-afdeling van ASU is nu de implementatie van hun tools en processen naar teams over de hele universiteit aan het uitbreiden. "We hebben een compleet IT-servicemanagementmodel ontwikkeld om te helpen bij het onboardingproces van nieuwe teams en afdelingen die misschien niet zo bekend zijn met Jira en Tempo", vertelt Nathanael. Dit model begint met een eerste consult en omvat training over het gebruik van Atlassian-tools. "We werken samen met teams om Jira-pakketten te ontwikkelen die passen bij hun werk- en procesbehoeften. Dit 'pakket' wordt hun sjabloon. Wanneer ze een nieuw project aanvragen, kopiëren we gewoon de sjabloon en wijzen we die toe aan het project van de aanvrager." Nathanael vertelt verder: "Af en toe krijgen we eenmalige verzoeken voor het opzetten van Jira en Tempo die niet opnieuw worden gebruikt, maar het voordeel van de Atlassian-toolset is dat we de verschillende behoeften van klanten naadloos en efficiënt kunnen ondersteunen." Dit service- en ondersteuningsmodel heeft zich over de hele universiteit verspreid en daarom wilden meer teams Jira en Tempo gebruiken. De teams die de tools hebben overgenomen variëren van technisch (Business Intelligence, Operations, Advanced Networking) tot niet-technisch (het marketingteam voor Sun Devil Fitness Center), wat mogelijk is vanwege het gebruiksgemak en de flexibiliteit van de tools.
Dankzij een agile workflow kunnen we efficiëntie binnen projectteams implementeren, zodat het University Technology Office een voorsprong kan behouden op het innovatieve tempo van ASU.
Van zakenpartner tot bedrijfsleider
"Met een flexibele workflow implementeren we efficiëntie binnen projectteams, zodat de UTO het innovatieve tempo waarop ASU opereert voorbij kan streven", zegt Nathanael. Door gebruik te maken van de verhoogde rapportageniveaus die beschikbaar zijn via Jira en Tempo, kan de UTO direct meten hoe hun werk institutionele doelen ondersteunt en dieper inzicht krijgen in de capaciteiten van hun team. Nathanael is van plan deze nieuwe inzichten te gebruiken om een betere balans tussen werk en privé voor zijn team te creëren door middel van capaciteitsplanning. "Door de gegevens van onze plannen en inspanningen binnen Jira en Tempo te bekijken, kunnen we de efficiëntie van ons proces beoordelen. Daarom kunnen we ervoor zorgen dat teamleden het werk dat ze van plan waren te doen binnen de normale werkuren kunnen voltooien", zegt hij. Naarmate het rapportageproces van het team volwassen wordt, verwachten ze een belangrijke bijdrage te kunnen leveren aan organisatorische beslissingen met behulp van de gegevens die ze verzamelen.
Dankzij het vooruitstrevende leiderschap van Nathanael en zijn team is de IT-afdeling van ASU essentieel geworden voor het toekomstige succes van de universiteit, waardoor de ervaring van het hoger onderwijs voor iedereen, en overal, opnieuw wordt vormgegeven.
Transformeer de workflows van je organisatie met naadloze, veilige samenwerking in de cloud.
Perfecte oplossingen voor transparantie, tijdbesparing en teamwork.
Ontdek hoe Fugro Roames zich blijft richten op innovatie met het Atlassian-cloudplatform.
Van een afgeschermde start tot een team van teams, ontdek hoe de activiteiten van AppDynamics transformeerden.
Betere klantondersteuning en snellere oplossingstijden helpen The Telegraph om 25 miljoen gebruikers per maand te bereiken.