Het verhaal van hoe Castlight Health de onderhoudsdruk verminderde en onbetaalbare gemoedsrust kreeg door naar cloudproducten van Atlassian te migreren

Onderhoudsstress zorgt voor een overstap naar duurzame cloudoplossingen

Toen Eric de toenmalige staat van de systemen van Castlight evalueerde, ontdekte hij dat de Atlassian-serveroplossing van het bedrijf enkele maanden achterliep op updates. Om het systeem stabiel te houden, waren veel middelen nodig en het team was al spaarzaam verdeeld.

Achterlopen op het gebied van onderhoud leidde tot een aantal problemen. Jira, een bedrijfskritische tool voor de engineers van Castlight, was uitzonderlijk traag. Het team moest maandenlang regelmatig servers opnieuw opstarten om de tool goed te laten werken. De prestaties bleven nog meer achter toen ze tijdens de pandemie overstapten op werken op afstand en het VPN-gebruik toenamen, waardoor het systeem nog meer onder druk kwam te staan. Zonder de meest recente updates was Castlight ook kwetsbaar voor beveiligingslekken, een probleem dat ze zeer serieus namen vanwege het belang van het voldoen aan nalevingsvereisten en het opbouwen van vertrouwen bij klanten.

Terwijl de prob;emen met de server zich bleef opstapelen, pleitte Eric sterk voor een cloudmigratie. Door over te stappen op een beter presterende, meer toekomstbestendige oplossing, keek hij ernaar uit om Castlight te helpen de total cost of ownership en het onderhoud te verlagen, de uptime en beveiliging te verbeteren met automatische updates, en ervoor te zorgen dat ze altijd de nieuwste en beste functies binnen handbereik hadden.

Voorbereiding, communicatie en inclusiviteit werpen hun vruchten af

Toen Eric en zijn collega's begonnen met steun te vergaren en hun cloudmigratie plannen en uitvoeren, waren ze opgelucht toen ze hoorden dat het managementteam van Castlight en de belangrijkste belanghebbenden al aan boord waren. Ze erkenden de huidige frustraties ten opzichte van de server en de toekomstige voordelen van migreren. Na het zien van het gedetailleerde projectplan dat Eric's team had ontwikkeld met de hulp van Praecipio Consulting, gaven ze snel goedkeuring om verder te gaan.

Doordat ze een goed gedefinieerd plan hadden, konden het migratieteam en de belanghebbenden efficiënt te werk gaan, terwijl het management duidelijk inzicht kreeg in de voortgang en hun verwachtingen in lijn brengen. De eerste stap in het plan was het opschonen en voorbereiden van de serverinstallatie van Castlight. Het bedrijf had meer dan 50 apps verzameld, dus schakelde het team van Eric power users van Jira in van verschillende afdelingen in de organisatie om te helpen bij het controleren van de apps op gebruik en compatibiliteit met cloud. Vervolgens werden de apps getest die ze wilden migreren. Hun betrokkenheid hielp Castlight niet alleen om het voorbereidingsproces in minder dan drie weken te voltooien, maar creëerde ook een geïntegreerde groep deskundige gebruikers. "[Ervaren power users betrekken bij het opruimen en testen] veranderde hen in cheerleaders en pleitbezorgers voor de migratie in hun teams, wat echt een krachtige zet was", vertelt Eric terwijl hij terugdenkt.

Met een gestroomlijnde set apps die klaar zijn om te migreren, bracht Castlight hun serverfunctionaliteit naar de cloud, zodat ze belangrijke veranderingen konden identificeren en deze aan werknemers konden communiceren. Het migratieteam zorgde ook voor regelmatige check-ins en communicatie met Atlassian-gebruikers en belanghebbenden op het gebied van migratie om hen op de hoogte te houden van de voortgang en proactief eventuele problemen aan te pakken. Regelmatige stand-ups met Praecipio Consulting en een speciaal Slack-kanaal hielpen de communicatielijnen gedurende het hele proces open te houden.

Grondig plannen, opschonen en testen hebben hun vruchten afgeworpen toen Castlight een soepele migratie naar Jira Cloud, Confluence Cloud en Jira Service Management Cloud Premium voltooide. En de migratie-experts van Praecipio Consulting stonden tijdens het hele proces aan hun zijde en boden standvastige begeleiding en support. "Zonder hen zou het veel stressvoller zijn geweest, dus ik was echt heel dankbaar voor de grote rol die ze speelden om dit tot een groot succes te maken", zegt Eric. "Dat nam voor een groot deel de last van mijn schouders."

Nieuwe functies en gebruikers zorgen voor nieuwe mogelijkheden

Toen werknemers hun geüpgradede Atlassian-cloudtools begonnen te verkennen in de weken na de migratie, ontdekten ze al snel verschillende nieuwe functies die de efficiëntie en het gebruiksgemak verhoogden.

"Een van mijn favoriete functies is automatisering. Deze regels hebben een aanzienlijk veel tijd bespaard", zegt Eric. "Het andere dat ik geweldig vind, is dat we regelmatig nieuwe functies in de cloud krijgen en dat we ons geen zorgen hoeven te maken over het handmatig pushen ervan. Ze gebeuren gewoon automatisch, en dat vind ik echt top." (Algemene automatisering is een Cloud Premium-functie.)

Verschillende automatiseringen hebben grote efficiëntiewinsten opgeleverd met schijnbaar kleine veranderingen. IT-teams ontvangen nu bijvoorbeeld geautomatiseerde Slack-berichten voor urgente problemen met hoge prioriteit om ervoor te zorgen dat aan SLA's wordt voldaan. Opmerkingen en statusupdates binnen gekoppelde problemen worden ook automatisch gekopieerd naar de gerelateerde issue, waardoor er geen dubbel werk wordt gedaan en teamleden altijd over de nieuwste informatie beschikken zonder meerdere systemen te hoeven bekijken. Daarnaast worden afgesloten tickets die na een bepaalde periode geen reacties meer ontvangen, samen met epics en taken waarvan de subtaken zijn voltooid, automatisch gesloten om de omgeving van Castlight geordend te houden.

Eric merkte nog meer tijdwinst op met de verbeterde prestaties van Jira Cloud, de mobiele app voor overal toegang, teambeheerde projecten en integraties met andere Atlassian-oplossingen. "Iedereen met wie ik na de migratie over Jira sprak, vertelde me hoeveel sneller de cloudversie was", zegt Eric. Teambeheerde projecten maakten het ook voor niet-technische teams, waaronder HR, Legal en Marketing, eenvoudig om de tools te gebruiken. "Atlassian is niet meer alleen maar een IT-tool", legt Eric uit. Jira en Jira Service Management Cloud zijn heel intuïtief en eenvoudig te gebruiken. We hebben al een paar niet-technische teams gehad die met die oplossingen aan de slag zijn gegaan, zodat ze meer inzicht hebben gekregen in wat ons technische team aan het doen is. De communicatie is ook verbeterd, omdat we een standaard hebben geïmplementeerd met Confluence-documentatie en die hebben gekoppeld aan Jira."

Tijdens de migratie heeft Castlight ook Atlassian Guard toegevoegd voor automatische levering aan gebruikers en eenmalige aanmelding. Voordat het team naar de cloud verhuisde, moest het team elke nieuwe gebruiker handmatig toevoegen, wat af en toe leidde tot fouten en synchronisatieproblemen met Active Directory die de toegang zouden vertragen. Dankzij Atlassian Guard in combinatie met Okta krijgen nieuwe gebruikers nu automatische toegang met de juiste rechten, zodat ze meteen aan de slag kunnen en IT-teams tijd besparen bij het oplossen van problemen. "Atlassian Guard en Okta hebben ons veel tijd voor onboarden en offboarden bespaard," zegt Eric. "Het was een moeizaam proces. Nu werkt het als een trein. We hoeven ons geen zorgen te maken over toegang, het synchroniseren van de juiste groepen of iets anders. Vanaf dag één hebben mensen toegang tot Jira en Confluence, en het werkt!"

Gemoedsrust is van onschatbare waarde

Castlight begon bijna onmiddellijk de dagelijkse verbeteringen van in de cloud werken te zien, en binnen enkele weken kwamen de voordelen ook in de bedrijfsresultaten naar voren. Terugkijkend op het migratieproces is het team er trots op al hun doelen, en meer, te hebben bereikt.

"Onze TCO [total cost of ownership] is drastisch gedaald sinds de migratie naar de cloud. "Alleen al de besparingen op onderhoudswerkzaamheden maken de volledige kosten van Jira en Confluence ruimschoots goed. Het is een échte game-changer."

Beveiliging en prestaties waren voorheen belangrijke aandachtspunten, maar sinds de migratie zijn deze uitdagingen volledig opgelost. De grootste verbeteringen is die we hebben gezien sinds de migratie naar de cloud is aan de beveiliging," zegt Eric. (Jira is binnenkort ook HIPAA-compliant, wat nog waardevoller zal zijn voor bedrijven zoals Castlight.) De overstap van verouderde servers naar de altijd bijgewerkte cloud heeft onderhoud geëlimineerd en ook gemoedsrust geboden. "Iedereen in het bedrijf [zowel gebruikers als andere werknemers en managers] was enthousiast over de prestaties sinds de overstap naar de cloud", zegt hij. "We hebben geen prestatieproblemen gehad en het is veel sneller. We hoeven ons nooit zorgen te maken over downtime."

Nu verliest het team van Castlight geen tijd of slaap omdat hun Atlassian-platform verouderd, kwetsbaar, traag of uitgevallen is. Hoewel alle afzonderlijke verbeteringen op zichzelf al enorme overwinningen waren, vindt Eric dat de algehele gemoedsrust van onschatbare waarde is. "Er zitten gewoon zoveel voordelen aan [cloudmigratie]", zegt hij. "Het is het beste besluit dat we ooit genomen hebben om naar de Atlassian-cloud te migreren!"