Canva + Atlassian
We hebben echt gezien hoe belangrijk het is om verzoeken te centraliseren, vast te leggen, nieuwe trends te ontdekken en ook om de workflow te stroomlijnen. Het was een hele positieve culturele omslag.
Jeff Lai
Internal Infrastructure
TBD
tickets verwerkt per jaar met Jira Service Management
Sector
Technologie
Locatie
Wereldwijd
Aantal gebruikers
Meer dan 1.000
Aantal eindgebruikers
MEER DAN 40 MILJOEN
Canva bespaart meer dan 150 uur/maand en bedient samen meer dan 42 miljoen klanten met Atlassian Cloud Enterprise-tools en -automatisering
Canva groeide uit naar meer dan 1.000 werknemers en 40 miljoen gebruikers, en het team achter dit snel groeiende ontwerpplatform vond het moeilijk om het overzicht van workflows te bewaren en de vraag bij te benen. Door te centraliseren op één Atlassian-cloudplatform heeft Canva nu een robuuste, veilige ontwikkelings- en ITSM-oplossing die hen heeft geholpen de samenwerking en transparantie te vergroten. Ze kunnen nu gemakkelijk 5000 tickets per jaar verwerken en mensen over de hele wereld in staat te stellen hun ontwerpen tot leven te brengen.
Canva, het snelst groeiende ontwerpplatform ter wereld, streeft ernaar om heel de wereld te stimuleren bij het ontwerpen. Het bedrijf is sinds de lancering in 2013 doorgegroeid tot meer dan 1000 werknemers in 2020, met meer dan 40 miljoen mensen wereldwijd die Canva gebruiken.
Deze exponentiële groei betekent dat Canva snel zijn interne processen en procedures moest opschalen om de vraag bij te houden. De cloudproducten van Atlassian, met name Jira en Jira Service Management, helpen ze om die formidabele uitdaging aan te gaan. De Atlassian Marketplace-app JXL for Jira stroomlijnt de manier waarop hun teams hun werk beheren.
Al in het begin heeft Canva cloudoplossingen geïmplementeerd om taken en workflows tussen Engineering-teams bij te houden. Naarmate het bedrijf bleef groeien, groeide ook de behoefte aan inzicht in alle workflows. De open samenwerkingsfunctionaliteit van Jira bracht al het werk van Canva samen op één platform dat iedereen kan zien; de productarchitectuur van Atlassian heeft verschillende teams binnen het bedrijf in staat gesteld de processen aan te passen aan hun behoeften, of, zoals Internal Infrastructure-goeroe Jeff Lai het zegt: “Jira is voor ons als een Zwitsers zakmes.” Dit geeft Canva de kracht voor hun interne wervingsworkflow, voorraadbeheer en interne serviceverzoeken.
“Werk wordt veel inzichtelijker als alles op één plek staat. Het maakt samenwerking een stuk eenvoudiger en vergemakkelijkt die transparantie”, zegt Jeff, die een interne servicedesk opzette nadat hij zag dat zijn collega non-stop werd gebombardeerd met Slack-berichten. “Nu, een jaar later, hebben we het vijfduizendste ticket bereikt. Kun je je voorstellen hoe het zou zijn geweest als dat allemaal individuele Slack-berichten en e-mails waren? Ik ben echt trots op hoe open we staan voor verandering bij Canva, en hoe we dingen kunnen voortbewegen.”
Jira is voor ons als een Zwitsers zakmes.”
Jeff Lai
Internal Infrastructure
Een volwaardige ITSM-oplossing
Het team van Jeff gebruikt Jira en Confluence samen met Jira Service Management voor hun ITSM-oplossing; Confluence wordt gebruikt voor beleidsrichtlijnen en het inwerken van nieuwe medewerkers, en Jira voor interne doelen. Jira Service Management wordt gebruikt voor zelfbeheerde incidentrapportage en door HR om loongesprekken en updates bij te houden. “We controleren streng wie er inzage heeft in HR-informatie en we hebben ook beveiligingsmaatregelen van hoog niveau toegepast”, zegt Jeff. “Het is alleen vanwege die strenge functies dat we het aandurfden om dit soort informatie in Jira Service Management te plaatsen.”
Atlassian Guard geeft nieuwe medewerkers toestemming om een paar dagen voordat ze beginnen een beperkt aantal systemen en documenten te bekijken, en de SSO en gedwongen SAML van Guard zorgen dat de beveiliging van Canva intact blijft en aannemers toch externe systeemtoegang biedt. Het bedrijf maakt gebruik van externe identiteitsprovider Okta, die alle gegevens rondom gebruikers en groepen naar Guard pusht. Jeff legt uit: “Ze kunnen niets anders zien dan de documenten die we ze sturen, omdat de toegang beperkt is door de toewijzing van de toegang voor gebruikersgroepen. Iedereen in de hele organisatie heeft ook toegang tot de bewerkingsgeschiedenis, dus dat is nog een beveiligingslaag om ervoor te zorgen dat niemand iets vreemds doet met de documenten!”
De combinatie van Jira en Jira Service Management geeft me het vertrouwen dat ik een vraag naar iemand kan doorsturen en dat deze wordt opgepakt en afgehandeld.”
Andrew Toolan
Software Engineer
Software Engineer Andrew Toolan en zijn team gebruiken tweewekelijkse sprints in Jira om hun backlog te beheren. “Het is van onschatbare waarde om die sprintboardfunctie te gebruiken, zowel voor individuele teamleden als voor een breed overzicht van waar het team mee bezig is”, zegt hij. Recente wereldwijde gebeurtenissen met betrekking tot COVID-19 hebben de effectiviteit van Atlassians cloudproducten als een volwaardige ITSM-oplossing versterkt. Workflows in de hele organisatie hebben meer zichtbaarheid met Jira, waardoor de teamproductiviteit bij werken op afstand toeneemt, omdat er elke maand meer gedistribueerde werknemers aan de mix worden toegevoegd. “De flexibiliteit van de teams binnen Canva is toegenomen vanwege Jira, vooral nu we bezig zijn met opschalen”, legt Jeff uit. Andrew voegt daaraan toe: “De combinatie van Jira en Jira Service Management geeft me het vertrouwen dat ik een vraag naar iemand kan doorsturen en weet dat deze wordt opgepakt en afgehandeld. Het is essentieel om die dingen te kunnen faciliteren wanneer we opschalen, vooral als het niet echt mogelijk is om een persoonlijke relatie te hebben met iedereen.”
We hebben echt gezien hoe belangrijk het is om verzoeken te centraliseren, vast te leggen, nieuwe trends te ontdekken en ook de workflow te stroomlijnen. Het was een hele positieve culturele omslag”, zegt Jeff. Andrew voegt eraan toe: “Zelfs als je alleen naar Jira zelf kijkt, ik heb mensen het zien gebruiken om tickets over te zetten. Het is geweldig om een incident-issue van het ene team naar het andere te kunnen overdragen.”
Automatisering is het antwoord
Jeff schat dat zijn team alleen al met Jira Automation meer dan 150 uur per maand bespaart. Andrews Observability-team maakt ook gebruik van de automation die beschikbaar is in Jira Service Management Premium om incident- en veranderingsprocessen te vereenvoudigen. “Het bespaart ons veel tijd”, zegt hij. “Zodra een incidentticket is gesloten, wordt er een incidentrapport uitgevoerd en worden er actie-items gemaakt die worden bijgehouden. Zodra je er een hebt gemaakt, wordt ook het mandaat ingesteld en worden mensen gewaarschuwd om taken te voltooien. Zonder deze automation zou het allemaal een handmatig proces zijn geweest.”
Dat niveau van automatisering en processen zal Canva ondersteunen naarmate ze blijven groeien. Andrew voegt eraan toe: “Een gestructureerde benadering van onze workflows met producten als Jira heeft echt geholpen onze werkwijze te stroomlijnen.”
Met Jira Service Management konden we onze informatie centraliseren op één punt, waardoor het heel eenvoudig is om query's en zoekopdrachten uit te voeren of zelfs rapporten te maken.”
Andrew Toolan
Software Engineer
Eén bron van waarheid
Canva heeft een moderne benadering van DevOps: hun ontwikkelaars verzamelen rechtstreeks feedback van klanten via Jira Service Management, dat speciaal is ontwikkeld om workflows voor incident- en verandermanagement te optimaliseren, zodat Development en Operations effectiever kunnen samenwerken. Ontwikkelaars zijn eigenaar van de code die ze schrijven, van het uitvoeren en de productie tot het onderhouden en patchen indien nodig. “Met Jira Service Management konden we onze informatie centraliseren op één punt, waardoor het heel eenvoudig is om query's en zoekopdrachten uit te voeren of zelfs rapporten te maken", zegt Andrew.
Omdat Jira als één bron van waarheid fungeert voor Canva, geeft de onbeperkte opslag in Jira Premium “ademruimte”, zegt Jeff. “Ik hoef me geen zorgen te maken dat mijn hele Jira-installatie omvalt omdat iemand een back-upbestand heeft bijgevoegd.”
Andrews team voert hun productie-incidenten uit via Jira Service Management, dat ze via een aparte applicatie ook hebben geïntegreerd met Slack. Deze mogelijkheid om meerdere systemen en communicatietools met elkaar te koppelen is van vitaal belang voor de verbondenheid en verantwoording van het team, en om ervoor te zorgen dat problemen tijdig worden aangepakt.
Naast voordelen voor de workflow en zichtbaarheid was een van Canva's grootste winsten het gebruik van Jira door niet-technische teams in het hele bedrijf. De tools van Atlassian maken complexe dingen voor iedereen eenvoudig. Door de kracht van Jira, kan het even duren voordat teams deze optimaal benutten, zegt Jeff. Maar de investering is zeker de moeite waard. “We hebben het geluk dat we voorstanders hebben in de niet-technische teams die het gebruiken en er blij mee zijn”.
Volgend verhaal
ISS World
ISS World levert indrukwekkende service op schaal met Atlassian.
Volgend verhaal
National Bank of Canada
National Bank of Canada transformeert werkwijze en creëert meer agility met Atlassian
De volgende stap zetten
Neem contact op met een Enterprise-vertegenwoordiger voor meer informatie.