De California Department of Health Care Services is gemoderniseerd en heeft miljoenen bespaard met Atlassian Cloud Enterprise

Een gevestigde instantie wordt geconfronteerd met obstakels en nieuwe mogelijkheden bij hun missie

Door silo's en verouderde technologie worden zelfs de meest ervaren politieke denkers en ambitieuze doeners gehinderd. Dit was een uitdaging waarmee de California Department of Health Care Services (DHCS) rechtstreeks werd geconfronteerd. Binnen alle afdelingen werd er gestreefd naar hun doelen. Doordat er echter van zoveel verschillende tools en processen gebruik werd gemaakt, leek het alsof ze allerlei kanten opgingen.

Ryan Mosley, Modernization Factory and Engineering Chief van DHCS, en Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate van Atlassian, zagen kansen in deze uitdagingen en begonnen te zoeken naar dé oplossing voor de zogeheten Golden State. Als oplossing bedachten ze toen de standaardisatie met cloudtools van Atlassian om sneller vooruitgang te boeken wat betreft hun doel, namelijk het bieden van eerlijke toegang tot hoogwaardige gezondheidszorg. Hierdoor wordt Californië immers een betere staat om in te leven.

Modernisering en standaardisatie bespaart $2,2 miljoen op één project alleen

Al jaren werd er door DHCS maar weinig gebruik gemaakt van Jira Software Cloud en Confluence Cloud, samen met een reeks andere tools, waaronder een verouderde versie van SharePoint. Toen er in de instantie werd begonnen met de toepassing van agile-methodes en er meer Atlassian-licenties werden toegevoegd, begon het gebruik steeds meer toe te nemen.

Naarmate meer mensen de tools van Atlassian begonnen te waarderen, merkte het moderniseringsteam van DHCS dat werknemers sneller werkten, meer samenwerkten en nieuwe manieren ontdekten om elkaar en inwoners in de hele staat beter van dienst te zijn. Toen Ryan leiders liet zien hoe werknemers Atlassian gebruikten en hoe het team het portfoliobeheer voor de hele organisatie kon verbeteren door te standaardiseren op het platform, was iedereen helemaal verkocht.

"Het gebruik werd steeds uitgebreider, van meerdere secties en programma's binnen en buiten het moderniseringsteam”, zegt Ryan. "Toen er door de communicatie en levering van het moderniseringsteam nieuwe niveaus van transparantie en realtime informatie werden gegeven aan de Director's Office, werd het een bewustere beslissing [om te standaardiseren op Atlassian].”

Om de implementatie te ondersteunen, werkte het team van Ryan samen met Joe Chavez, de Enterprise Architect van DHCS, Christine Corona, Jira-beheerder, en Elisa Aviles-Bodoi, Enterprise Advocate van Atlassian, aan een eenvoudige strategie voor verandermanagement. "Verandermanagement is niet iets waar we permanente resources voor hebben om te ondersteunen, dus hebben we early adopters onze tools laten promoten. We hebben ook bijeenkomsten van de Atlassian Community waarin we de uitdagingen bespreken waarmee mensen te maken hebben”, legt Ryan uit.

Naarmate meer afdelingen op hetzelfde moderne platform begonnen te werken, vonden teams het makkelijker om samen te werken en sneller te werken. Dit leidde tot aanzienlijke besparingen. "Het duurde achttien maanden om één project van start te laten gaan. Nadat ik echter Atlassian had geïmplementeerd en meer waardevolle manieren had geleerd om de tools te gebruiken, duurde het slechts zes maanden om het volgende project van start te laten gaan. Door alles in Jira en onze ontwikkelaartools bij te houden, hebben we de kosten voor het opzetten van het team en de levering van het product verlaagd van $2,8 miljoen naar $600.000”, zegt Ryan.

Naarmate het gebruik toenam, koos het moderniseringsteam van DHCS ervoor om te standaardiseren met Atlassian-cloudproducten voor schaalbaarheid, gecentraliseerd beheer, beveiliging op bedrijfsniveau en hoogwaardige ondersteuning. Nadat DHCS begonnen was met Confluence en Jira Software Cloud Premium, koos de instantie er in 2021 voor om te upgraden naar een Enterprise-abonnement. Het aantal gebruikers is al toegenomen tot 4.000, waardoor DHCS tot een van de grootste overheidsinstanties op Atlassian Cloud Enterprise behoort.

Resources vrijmaken om je te richten op het werk dat het belangrijkst is

Met een centrale, cloudgebaseerde bron van waarheid en een samenwerkingsplatform voor duizenden gebruikers, zijn er binnen de afdelingen van DHCS steeds meer verbeteringen te zien in hun aandachtsgebieden. Leiders in de Director's Office kunnen ook de voortgang en programma's op portfolioniveau volgen. De IT-afdeling was vooral enthousiast over de vooruitgang in hun belangrijkste initiatieven: beveiliging en privacy, onderhoud en bediening, toezicht en portfoliobeheer.

1. Beveiliging en privacy

Dankzij Jira Software krijgen de teams een uitgebreider beeld van de beveiligingsniveaus van de instantie en eventuele risico's binnen systemen en gegevens. Nu DHCS in de Atlassian-cloud zit, hoeft de instantie zich geen zorgen te maken over serveronderhoud. "Ik heb in het verleden de serverinfrastructuur moeten onderhouden. Dat is geen aangenaam werk”, zegt Jeff Garrett, Technical Product Manager en DevOps-promoter. "Maar dit werk hoeven we nu niet meer te doen, omdat we tegenwoordig gebruik maken van Atlassian Cloud Enterprise. Bovendien kunnen we snel applicaties toevoegen en verwijderen.”

2. Onderhoud en uitvoering

De IT-afdeling heeft geprofiteerd van de overstap op gecentraliseerd beheer en toezicht houden in de cloud, evenals van Jira Software te gebruiken voor bijhouden en testen (met behulp van de Xray Test Management-app).

3. Beheren met Enterprise

DHCS heeft het beheer gecentraliseerd en verbeterd met de hulp van Atlassian Cloud Enterprise. "Door middel van deze tools wordt ons beheer verbeterd. Dankzij deze tools wordt het namelijk duidelijker waarmee we bezig zijn en krijgen we de kans om te groeien en verder te ontwikkelen," zo vertelt Ryan.

De integratie van zowel Atlassian-tools met elkaar als andere IT-productiviteitstools, zoals Slack, heeft geleid tot nog meer efficiëntie, een verbeterd kennisbeheer en een eenvoudigere schaalbaarheid.

"We proberen niets te verbergen in Jira-issues. Als we een bug oplossen, halen we die informatie op in Confluence en maken we de informatie beschikbaar voor anderen. We publiceren veranderingen van Confluence en Jira ook in Slack, waardoor het nog makkelijker wordt om tickets te zoeken terwijl ik met iemand aan het chatten ben”, legt Joe uit. "Er zijn ook een aantal kleine projecten waarbij ze bijvoorbeeld konden opschalen van een team van één naar vijf met behulp van een Confluence-ruimte. Hierin schrijven ze dan op wat ze doen en delen ze dat met nieuwe teamleden." Ryan voegt daaraan toe: "Over het algemeen kunnen mensen vinden wat ze nodig hebben op het moment dat ze dat willen, in plaats van te wachten op de volgende vergadering. Hierdoor hoeven we minder vergaderingen te hebben.”

Doordat er minder tijd wordt besteed aan vergaderingen en beheer, kan de IT-afdeling zich meer concentreren op datgene waar ze het beste in zijn: technologie ontwerpen voor DHCS zodat de instantie meer kan betekenen voor de inwoners van Californië.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”