Flo verbetert het welzijn met de samenwerkingsproducten van Atlassian

Een katalysator voor samenwerking

Flo stond vanaf het begin voor een aantal complexe uitdagingen. Sommige zijn uniek in hun werk, zoals de puzzel rond het combineren van machine learning-technologie met gezondheidsinformatie van echte professionals, en het vinden van een balans tussen privacy en het opbouwen van een community. Andere problemen waarmee Flo worstelde, komen vaak voor bij snelgroeiende bedrijven in elke branche. Denk aan het omarmen van moderne methoden om de snelheid en het succes te vergroten, aan het snel opschalen zonder dat dit ten koste gaat van contact en kwaliteit en het werken op afstand locaties over de hele wereld. Het team gebruikte voor elke uitdaging de cloudproducten van Atlassian om een oplossing te bedenken.

De beslissing van Flo om voor de cloud te kiezen, kwam voort uit de toewijding aan innovatie en beveiliging. Het ISO/IEC 27001-certificaat Atlassian gaf het vertrouwen dat de oplossing zou helpen bij gegevensbescherming en risicobeheer. "We deden diepgaand onderzoek en zorgden ervoor dat de beveiliging, privacypraktijken en operaties in Atlassian voldeden aan onze nalevingsbehoeften. We zagen de Atlassian-cloud als een betrouwbare, volwassen oplossing die door andere bedrijven wordt vertrouwd. In de cloud kunnen we ons richten op ons platform in plaats van op tooling of onderhoud", legt CTO Roman Bugaev uit. "De cloud is ook veiliger en voldoet aan de vereisten, met functies zoals auditlogboeken. Als we met Atlassian werken, weten we zeker dat ons systeem goed wordt beheerd. Als we diezelfde omgeving intern hadden moeten opzetten, had dat ontzettend veel tijd en geld gekost. Die kunnen we beter besteden aan ons eigen product."

In het begin koos het engineering-team voor Bitbucket Cloud voor codebeheer, Confluence Cloud voor het opslaan van kennis en Jira Cloud – met add-ons zoals Jira Misc Workflow-extensies – voor efficiënte, agile productontwikkeling. Dankzij organische exposure en interne deskundigen omarmde het hele bedrijf in de loop van de tijd de oplossingen van Atlassian, waardoor het veel gemakkelijker werd om werk en informatie te delen tussen teams en met klanten. Nu maakt iedereen, van engineers en contentschrijvers tot medische experts en klantenservicemedewerkers, dagelijks gebruik van tal van Atlassian-producten.

Werken aan een servicecultuur met gedistribueerde teams

Teams bij Flo, variërend van technische tot niet-technische functies en van fysieke tot externe medewerkers, creëren een servicecultuur in de hele organisatie, met Atlassian als ruggengraat die hun efficiëntie en effectiviteit ondersteunt.

Aan de niet-technische kant gebruiken Legal and Compliance bijvoorbeeld Jira Service Management voor advies over de taken die moeten worden voltooid wanneer een werknemer in dienst treedt, vertrekt of een nieuwe rol op zich neemt. Communicatiemanager Daria Grishechkina vertelt dat haar team ook een aantal Atlassian-producten gebruikt om met belangrijke belanghebbenden in de hele organisatie samen te werken aan contentcreatie. Ze zegt: "Elke content moet zo vaak worden proefgelezen en bewerkt (met juridisch en medische afdelingen en met productmanagement) en nog meer stappen doorlopen om ervoor te zorgen dat we betrouwbare informatie leveren die is gebaseerd op bewijs. We gebruiken Atlassian voor elke stap, van creatie tot controle tot distributie."

De technische teams van Flo maken ook gebruik van hun geïntegreerde Atlassian-platform om samen te werken met andere afdelingen en elk aspect van hun werk te ondersteunen. Naast het dagelijkse productbeheer en de agile ontwikkeling, maakt engineering gebruik van Jira Service Management om snel serviceaanvragen te beheren, waarschuwingen te bewaken en on-call schedules te coördineren. Dat is nogal een klus met zoveel verspreide teams in verschillende tijdzones. "We hadden al monitoring, maar als je een e-mail ontvangt, is het moeilijk om te reageren als je niet aan je bureau zit", zegt Roman. "Het was echt een goede beslissing om Opsgenie-incidentresponsmogelijkheden in Jira Service Management te gaan gebruiken. Nu hebben alle productontwikkelingsteams servicedesks en rotatieschema's die bepalen wanneer ze meldingen ontvangen. Daardoor kunnen we sneller reageren als er iets misgaat.

Het verbonden, gestructureerde servicemanagement- en waarschuwingssysteem hielp Flo om de gemiddelde tijd tot een oplossing met 99% te verminderen en de mentale belasting terug te dringen. Dat droeg nogal bij aan het moreel van werknemers. "Vroeger moest iedereen in Slack springen [om problemen aan te pakken]. Nu maken de georganiseerde workflows en integraties tussen Jira Service Management en andere producten het veel gemakkelijker voor engineers. Ze zijn minder moe en genieten meer van het werk", aldus Roman. "Dankzij de Atlassian-tools en zeer georganiseerde, strikte processen kunnen we nu ook nadenken over hoe we taken moeten uitvoeren, zodat we ons kunnen concentreren op de waarde die we aan gebruikers leveren."

Roman voegt eraan toe dat integraties tussen Jira Service Management, Jira, Bitbucket, Confluence en andere kritieke tools in hun workflow (waaronder Slack, Snyk en SonarQube) de DevOps- en ITSM-methoden van Flo vergemakkelijken. Marketplace-apps, zoals Dynamic Forms en Extensions for Jira Service Management bieden nog meer context- en aanpassingsmogelijkheden, wat tijd bespaart en medewerkers in staat stelt om meer weloverwogen beslissingen te nemen.

IT, Development en Security werken bijvoorbeeld samen via Atlassian om problemen op te oplossen, hoofdoorzaken te identificeren en problemen in de toekomst te voorkomen. "Je kunt gemakkelijker zien wat het issue veroorzaakte doordat we CI/CD-pipelines hebben waar we alle implementaties zien, die gekoppeld zijn aan Jira-tickets – en die ook weer zijn gekoppeld aan Confluence, Bitbucket en Slack", legt Roman uit. "Bitbucket is geïntegreerd met Slack, zodat we kunnen zien wanneer er een pipeline wordt toegevoegd. En als er zich een incident voordoet, is het eenvoudig om een Slack-kanaal te maken en samen aan de slag te gaan. In Opsgenie zien we alle incidenten op ons scherm, zodat we trends kunnen zien, kunnen bepalen of we postmortems moeten plannen en incidenten kunnen koppelen aan Slack-gesprekken om de geschiedenis te zien."

Of het nu gaat om engineers die samen problemen oplossen of om medische experts, productontwikkelaars en contentmakers die hun krachten bundelen om gezondheidsinzichten te communiceren: Atlassian is hét primaire servicekanaal dat zorgt voor informatieverspreiding tussen teams en gebruikers. "Atlassian brengt al die teams samen", zegt Roman. "Door de gebruiksvriendelijke gebruikersinterface en integraties kunnen onze medische experts gemakkelijk op weg worden geholpen en snel aan de slag gaan." Hoe sneller ze aan de slag kunnen, hoe sneller ze het verschil kunnen maken voor hun bedrijf en klanten.

Mensen voorop. Punt.

Flo ontwikkelde zich van een eenvoudige cyclustracker tot een geavanceerde app voor gezondheid en welzijn en de cloudproducten van Atlassian groeiden mee. Naarmate het team de Atlassian-oplossingen verder uitbreidde en integreerde, zag Flo de resultaten van het harde werk, intern en in de service die ze konden bieden.

"We zitten in een zeer concurrerende markt, dus het is erg belangrijk dat we zo efficiënt mogelijk zijn. We doen veel automation en optimalisatie met Atlassian. Dat helpt ons om knelpunten in ons proces te verbeteren en onze doelen sneller te bereiken", legt Roman uit. "We gingen bijvoorbeeld van één enorme release per maand naar 10-20 productie-implementaties per dag. Ook brachten we de gemiddelde ontwikkelingscyclus terug van 5,8 dagen naar 2,9 dagen en de standaardafwijking van 19,8 dagen naar 3,5 dagen.”

Het benutten van die efficiëntie stelde het Flo-team niet alleen in staat om sneller te werken, maar leverde ook meer tijd en energie op om zich te concentreren op wat het belangrijkst is. Roman: "Ons grote, ambitieuze doel is om vrouwen toegang te bieden tot de kennis die nodig is om prioriteit te geven aan hun gezondheid en om zichzelf op de eerste plaats te zetten. Door al onze tools in één naadloze workspace te integreren, kunnen we ons concentreren op deze missie- en productdoelen in plaats van na te denken over hoe we workflows kunnen organiseren of wat we vervolgens moeten doen."

Flo is al goed op weg om deze missie te realiseren – en het succes tot nu toe voedt hun motivatie om door te gaan. Door hen meer met elkaar in contact te brengen, zou Flo de sleutel kunnen zijn die miljarden mensen over de hele wereld helpt om een sterkere band met hun lichaam en hun gezondheid te krijgen.

Ga voor meer informatie over een migratie naar de cloud naar het Cloud Migration Center.