Atlassian + Rivian
We ontdekten dat we jaarlijks 2,5 miljoen dollar konden besparen op tools door ze te centraliseren op Atlassian Cloud en door beheer toe te voegen. Dat is een jaarlijkse kostenbesparing van 36%.
Emily Novak
Productmanager, Digital Workspace & Solutions
36%
Jaarlijkse kostenbesparingen voor tools door centralisatie in Atlassian Cloud
750+
Uur bespaard per persoon per jaar met één automatiseringsoplossing
2200
Maandelijkse interne aankoopaanvragen beheerd met Atlassian
Over Rivian:
Rivian (NASDAQ: RIVN) is een Amerikaanse autofabrikant die categoriebepalende elektrische voertuigen en accessoires ontwikkelt en bouwt. Het bedrijf maakt innovatieve en technologisch geavanceerde producten die uitzonderlijk werken en als doel hebben de wereldwijde overgang naar emissievrij vervoer en energie te versnellen.
Sector
Automotive
Locatie
Noord-, Midden- en Zuid-Amerika
Aantal medewerkers
Grote onderneming
Aantal gebruikers
10.000
Marketplace-apps
Hoe Rivian $ 2,5 miljoen per jaar heeft bespaard, de tevredenheid heeft verhoogd en heeft opgeschaald door te centraliseren op Atlassian Cloud
Uitdaging: Toen Rivian overging van een ambitieuze startup voor elektrische voertuigen naar een beursgenoteerd bedrijf, nam ook zijn toolset in omvang toe. Dit belemmerde de efficiëntie, effectiviteit en gebruikerservaringen.
Oplossing: Rivian heeft zich gecentraliseerd op Atlassian Cloud Enterprise en verbeterde zijn manier van werken met de hulp van Jira, Jira Service Management en andere geïntegreerde tools.
Impact: Deze pionier op het gebied van elektrische voertuigen bespaart 36% op de jaarlijkse toolkosten, bespaart meer dan 750 uur/persoon per jaar dankzij automatisering en verbetert de gebruikerservaring door een balans te vinden tussen autonomie en beheer.
De CO2-uitstoot verminderen door samenwerking
Sommige SUV's en vrachtwagens rijden op paden. Rivian laat ze stralen. Rivian is de eerste autofabrikant die een volledig elektrische pick-up op de consumentenmarkt heeft gebracht. Rivian heeft echter een veel grotere missie: de carbonisatie van onze atmosfeer tegenhouden.
Rivian heeft een klimaatakkoord ondertekend om tegen 2040 een netto-nul CO2-uitstoot te bereiken. Dat is 10 jaar eerder dan in het Klimaatakkoord van Parijs is beschreven. Om dit doel te bereiken en de wereldwijde overgang naar duurzame energie te faciliteren, moeten individuen en hele industrieën bij elkaar worden gebracht om alles te heroverwegen, van specifieke technologieën en processen tot de bredere cultuur en systemen waarin ze worden gebruikt.
"Het ontwikkelen van een samenwerkingscultuur is cruciaal voor ons om onze beloften waar te kunnen maken", zegt Rivian. De teams die deze enorme uitdaging aangaan, versterken hun werk met het Atlassian Cloud-platform.
Toen Rivian snel uitgroeide van een ambitieuze startup tot een wereldberoemd, beursgenoteerd bedrijf, nam ook hun verzameling tools in omvang toe. Dit belemmerde de efficiëntie, effectiviteit en de gebruikerservaring. Om hun doelen te kunnen bereiken, moesten ze hun tools en hun manier van werken verbeteren.
Door te centraliseren op Atlassian Cloud Enterprise en door hun manier van werken te verbeteren, bespaart deze pionier op het gebied van elektrische voertuigen jaarlijks meer dan 2,5 miljoen dollar. Ook neemt het bedrijf beter onderbouwde beslissingen en kan het de gebruikerservaring door autonomie en bestuur in balans brengen.
Met Atlassian-automatisering bespaart elke belanghebbende in dit proces elke maand tot 60 uur op administratief werk. Het gebruik van automatisering gaat niet alleen over tijdwinst, maar ook over vrijheid. We kunnen onze tijd nu beter besteden.
Mike Hayes
Senior Architect, Digital Workspace & Solutions
Een business case opbouwen voor consolidatie en migratie na sterke groei
Binnen vier jaar groeide het personeelsbestand van Rivian aanzienlijk. Het bedrijf wilde de vrijheid behouden die de meer dan 90 teams gewend waren en waarop ze vertrouwden voor innovatie. Maar zoals elk snelgroeiend bedrijf met grote ambities, moesten ze ook hun manier van werken standaardiseren met het oog op efficiëntie en besparingen.
Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft Rivian een commissie opgericht met een duidelijk doel: de selectie van beschikbare systemen en tools voor werknemers verbeteren en tegelijkertijd de nodige teams op de platforms afstemmen. Hierdoor kunnen ze hun werk zo goed mogelijk doen.
Destijds had het bedrijf meerdere softwarepakketten. Productmanager Emily Novak en haar Digital Workplace & Solutions Team hebben elke toolset geanalyseerd om een beter inzicht te krijgen in het gebruik binnen verschillende afdelingen.
Door de analyse kwam het team tot de conclusie dat Jira niet alleen het meest werd gebruikt, maar dat de functies en functionaliteit ook overlappen met de andere tools. "De meest logische oplossing was om te centraliseren op Atlassian", zegt Emily. "De tools voldeden aan de behoeften van gebruikers, en veel mensen gebruikten Jira al. We hoefden alleen maar verschillende behoeften op het gebied van projectbeheer te vereenvoudigen op dat platform."
Belanghebbenden wisten pas wat ze misten toen ze overstapten naar Jira en ze in contact kwamen met andere belanghebbenden die hen manieren lieten zien om hun beoordelingsprocessen te optimaliseren.
Emily Novak
Productmanager, Digital Workspace & Solutions
Een oplossing waarmee miljoenen worden bespaard en gebruikers tevreden worden gesteld
Met deze gegevens in het achterhoofd heeft het Digital Workplace & Solutions Team een business case opgesteld om te laten zien hoe Rivian tools kan combineren en werknemers kan helpen om beter met elkaar in contact te komen, te communiceren en samen te werken. Ze werkten samen met Ben Center, hoofd van het Business Value Advisory Team van Atlassian, om een reeks kostenbesparingsprognoses uit te voeren.
"We ontdekten dat we jaarlijks 2,5 miljoen dollar konden besparen door te centraliseren met Atlassian Cloud en door beheer toe te voegen. Dat is een jaarlijkse kostenbesparing van 36%," zegt Emily. "Het proces bestaat uit het verminderen van het aantal dubbele plekken in verschillende tools, het toevoegen van meer beheer en het beperken van add-ons voor andere apps die overbodig waren in Atlassian Marketplace-apps."
Hoewel de mogelijke besparingen het financiële team van Rivian ervan overtuigden dat Atlassian de beste oplossing was, aarzelden sommige gebruikers die vertrouwden op andere tools. Om hun zorgen weg te nemen en betrokkenheid te genereren, koos het Digital Workplace & Solutions Team voor een 'show, don't tell'-aanpak. Hierbij lieten ze belanghebbenden zien hoe ze Jira en Jira Service Management konden gebruiken om met elkaar en met externe leveranciers samen te werken zonder afhankelijk te zijn van e-mail. "Toen we mensen eenmaal hadden laten zien hoe Jira werkte, was iedereen ervan onder de indruk", zegt Senior Architect Mike Hayes.
Emily vult aan: "We verzekerden hen er ook van dat we hun huidige manier van werken niet zouden wegnemen totdat ze gewend waren geraakt aan Atlassian. We hebben hen laten zien hoe we gaandeweg processen wilden verbeteren en moderniseren." Rivian hoopte dat het gemakkelijker zou zijn om teams hun oude tools te laten behouden terwijl ze ondertussen wenden aan Atlassian.
Met volledige goedkeuring en steun van de meeste gebruikers is Digital Workplace & Solutions begonnen met de ontwikkeling van een agile migratie- en communicatieplan. Met behulp van de ondersteuningstools voor migratie van Atlassian heeft Rivian de volgende acht maanden ongeveer 10.000 gebruikers geholpen om het grootste deel van hun werk over te zetten naar Atlassian Cloud Enterprise.
Gustavo Moura, manager Solution Engineering, zegt dat de samenwerking van Rivian met Atlassian cruciaal was voor het succes van dit initiatief. "Onze samenwerking met Atlassian was een van de redenen dat deze migratie mogelijk was", legt hij uit. "Tijdens de ontdekkingsfase heeft Atlassian aanbevelingen gedaan. Tijdens de migraties hebben we tools gevonden die Atlassian heeft ontwikkeld om de overgang soepeler te laten verlopen. En sinds die migraties zijn ze altijd open en bereid geweest om hun producten voor werkbeheer te verbeteren."
Een verrassende strategie voor verandermanagement zorgt voor vertrouwen en implementatie op de lange termijn
Tijdens het migratie- en centralisatieproces wist Rivian veranderingen te bewerkstelligen door duidelijk en vaak te communiceren. Ze stelden kantooruren vast voor mensen die vragen hadden of training nodig hadden. Er werden Slack-kanalen geopend voor snelle ondersteuning. Zo werd er geaccepteerd wat Mike 'opzettelijke inefficiënties op korte termijn' noemt.
In sommige workflows bewaarde Rivian bijvoorbeeld tijdelijk twee dubbele velden in dezelfde workflow. "Het is hetzelfde veld met dezelfde gegevens, maar we hebben ze allebei bewaard zodat de vergelijking kon worden getoond met wat mensen in het begin gewend waren", legt Mike uit. "We hebben achter de schermen Atlassian-automatisering gebruikt om de velden hetzelfde te houden en vervolgens de duplicatie in de loop van de tijd verminderd. We hebben dit niet zomaar aan hen opgedrongen en vervolgens weerstand ondervonden."
Deze inefficiënties op korte termijn hebben hun vruchten afgeworpen door vertrouwen op te bouwen bij gebruikers en de basis te leggen voor implementatie op lange termijn.
Het aankoopverzoekproces transformeren om tijd en geld te besparen
Met behulp van de Atlassian Cloud heeft Rivian verschillende processen getransformeerd en nieuwe oplossingen voor teamwerk ontwikkeld om de efficiëntie, effectiviteit en de gebruikerservaring te verbeteren. Een van die oplossingen is hun Internal Purchasing Review-systeem (IPR) voor het beoordelen van allerlei soorten aankopen.
Voorheen gebruikten meer dan 300 belanghebbenden een verscheidenheid aan tools om elke maand ongeveer 2200 aankopen in te dienen, te beoordelen en goed te keuren. Dat aantal neemt steeds verder toe. Het proces werkte, maar de afzonderlijke afdelingen, terugkerende workflows en verschillende tools zonder bron van waarheid belemmerden de efficiëntie en schaalbaarheid.
"Coupa schrijft de rekening uit, maar je hebt context nodig. Het is moeilijk om zonder context gedisciplineerd om te gaan met uitgaven", zegt Mike. "Nu gebruiken we Coupa om betalingen te doen, maar Atlassian heeft context en verantwoordelijkheid."
Snelheid en standaardisering verhogen met een nieuwe oplossing
Om deze uitdagingen op te lossen, gebruikte Digital Workspace & Solutions Jira Service Management, Assets, Jira en andere geïntegreerde tools om een nieuwe IPR-oplossing te ontwikkelen die vrijheid en efficiëntie voor gebruikers in evenwicht houdt met standaardisering en controles voor het bedrijf.
Emily: "Door Coupa te integreren met Jira Service Management, kunnen we Coupa-gegevens naar JSM halen voor een historisch kader en meer context over elk onderdeel. Belanghebbenden wisten pas wat ze misten toen ze overstapten naar Jira en ze in contact kwamen met andere belanghebbenden die hen manieren lieten zien om hun beoordelingsprocessen te optimaliseren."
Gebruikers kunnen nu aankoopaanvragen indienen via Coupa (hoewel Jira Service Management ook de intake kan afhandelen).
Vervolgens worden de ingediende gegevens automatisch verwerkt in een Jira Service Management-ticket.
Het ticket wordt toegewezen aan het team Financiën om de vier fasen van de beoordeling te starten:
- Ten eerste bepaalt Financiën of er budget beschikbaar is.
- Zodra team Financiën de aanvraag heeft goedgekeurd, wordt de aanvraag doorgestuurd naar de afdeling Uitgavenbeheer, een subgroep van het team Financiën die bepaalt of de aankoop in overeenstemming is met de prioriteiten en regels van het bedrijf.
- Voor technologieaankopen wordt de aanvraag automatisch doorgestuurd naar de Technische Raad (onderdeel van de IT-organisatie) om de voorgestelde oplossing te evalueren vanuit een technologisch perspectief.
- Tot slot, als de aankoop meer dan $ 200.000 bedraagt, bepaalt de Wervingsraad (onderdeel van het Inkoopteam) of de aankoop nu of later moet worden gedaan.
Binnen elk van deze fasen of 'poorten' van de beoordeling zijn er verschillende taken die belanghebbenden binnen Jira uitvoeren.
Uitgavenbeheer organiseert bijvoorbeeld elke week vijf bijeenkomsten om aanvragen te beoordelen. De automatiseringsregels van Atlassian activeren een reeks gedetailleerde e-mails naar de raad en belanghebbenden met informatie over de vergaderplanning en -agenda, herinneringen over komende vergaderingen en een samenvatting van alle vergaderactiviteiten aan het einde van de week.
"Met Atlassian-automatisering bespaart elke belanghebbende in het aankoopproces elke maand tot 60 uur op administratief werk", zegt Mike. "Het gebruik van automatisering gaat niet alleen over tijdwinst, maar ook over vrijheid. We kunnen onze tijd nu beter besteden."
Een oplossing bedenken die deze "poorten" van beoordeling beheert, zou op zichzelf al een grote impact hebben gehad. Maar het team van Emily en Mike had nog meer in gedachten.
Automatisering combineren met maatwerk voor een betere gebruikerservaring
Naast het stroomlijnen van het proces voor aankoopbeoordelingen, heeft Digital Workspace & Solutions goed nagedacht over elk vakgebied en elke e-mail om alle belanghebbenden de beste ervaring te bieden. Kostenramingen worden bijvoorbeeld weergegeven met dollartekens en komma's, zodat ze gemakkelijk te lezen zijn voor goedkeurders, en achter de schermen wissen de Atlassian-automatiseringsregels alle opmaak voor berekeningen en rapportages.
Elke e-mail is ook gemaakt met gebruikers in gedachten. Vroeger was het aanmaken en verzenden van deze e-mails een handmatig proces dat uren duurde en tot veelvuldige fouten leidde. Gebruikers beschikken nu over doordachte sjablonen die ze ofwel snel kunnen goedkeuren en in de wachtrij voor automatische verzending kunnen zetten, of waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen en eerst een voorvertoning kunnen bekijken voordat ze handmatig worden verzonden.
Geen enkel detail werd over het hoofd gezien, zoals de opmaak van de namen van deelnemers aan de vergadering zodat ze correct worden ingevuld in Outlook en Slack. Belanghebbenden ontvangen bijvoorbeeld automatische Slack-meldingen wanneer er een fout is waardoor het IPR-proces wordt vertraagd. Het bericht stuurt niet alleen de juiste mensen een melding over de fout, maar bevat ook duidelijke instructies om de fout op te lossen en met wie je contact kunt opnemen als je vragen hebt.
En als beoordelaars velden willen aanpassen of toevoegen aan de IPR-workflow, kunnen ze dat zelf doen in plaats van de ontwikkelaar in te moeten schakelen. Hoewel gebruikers daardoor autonomie hebben, heeft Rivian ook een standaardisatielaag toegevoegd door gebruikers verplicht een keuze te laten maken uit een aantal velden die vooraf zijn gedefinieerd met behulp van Assets als database voor configuratiebeheer.
Zodra aanvragen klaar zijn voor beoordeling, houden belanghebbenden IPR-vergaderingen rechtstreeks in Jira Service Management, waarbij ze de oplossing gebruiken om elke aankoopaanvraag snel te bekijken, goed te keuren, uit te stellen of af te wijzen.
Terwijl belanghebbenden aanvragen beoordelen en beheren, kunnen ze met de JXL for Jira Marketplace-app elk item bewerken en ordenen zoals ze dat in Excel zouden doen; een belangrijke functie die gebruikers geweldig vinden voor IPR en andere workflows. "Ik overdrijf niet als ik zeg dat JXL-bladen je leven kunnen veranderen," zegt Mike. "We hebben een diverse groep gebruikers met een net zo diverse reeks projecten. Ze vinden JXL allemaal waanzinnig nuttig."
Nauwe integraties tussen alle tools van Rivian, al dan niet van Atlassian, die betrokken zijn bij het IPR-proces, zorgen ervoor dat de meest recente gegevens altijd worden weergegeven in elke tool, ongeacht waar ze zijn ingevoerd. Als een belanghebbende bijvoorbeeld de status of beschrijving van een aanvraag in Coupa wijzigt, wordt die informatie ook automatisch gewijzigd in Jira Service Management. Automatiseringsregels wijzen elk ticket ook toe aan de juiste groep of persoon, dus bij vragen weten belanghebbenden met wie ze contact moeten opnemen.
Eén nieuwe oplossing leidt tot een transformatie in het hele bedrijf
Net zoals bij hun traject om carbonisatie te verminderen, ziet Rivian nu al hoe kleine verbeteringen in het proces en de technologie een grote impact kunnen hebben. Centralisatie op Atlassian Cloud Enterprise en het creëren van nieuwe oplossingen zoals de Internal Purchase Review-flow hebben al miljoenen bespaard, de gebruikerservaring verbeterd en de basis gelegd voor opschaling zonder de vrijheid te verliezen die nodig is voor innovatie. Bovendien kan Rivian met Atlassian Analytics alle gegevens in hun Atlassian-producten gebruiken om rapporten en dashboards te maken, zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen en tegelijkertijd geld kunnen besparen op externe apps.
Tegenwoordig besteden werknemers meer van hun kostbare tijd aan samenwerking bij werk dat probleemoplossing en discussie vereist (zoals besprekingen over of een aankoop moet worden goedgekeurd), in plaats van aan basistaken zoals schakelen tussen apps, tickets bijwerken, agenda's samenstellen en samenvattingen van vergaderingen e-mailen. Bovendien hebben gebruikers meer context en historische kaders om betere beslissingen te nemen.
Digital Workplace & Solutions kijkt vooruit naar nieuwe usecases en ideeën voor verbeteringen, waaronder het centraliseren van de processen voor serviceorganisatie, faciliteiten en leveranciersbeheer van Rivian. "De IPR-oplossing kan worden toegepast op andere processen omdat er nu een verband bestaat tussen al onze gegevens en tools", zegt Mike.
Van tools voor werknemers tot auto's voor klanten, Rivian gaat elke uitdaging aan met een samenwerkingsgerichte mentaliteit om samen doelen te bereiken die alleen onmogelijk zouden zijn. Rivian zegt: "Ons verhaal gaat over mensen die samenkomen met één missie voor ogen: onze planeet en de culturen die erop leven beschermen voor de komende generaties."
Volgend verhaal
Mercedes-Benz
Mercedes-Benz stimuleert innovatie op het onderhoudsarme, goed presterende Atlassian Cloud-platform