Royal Caribbean bespaart 840 uur werk per maand en $ 550.000 per jaar door de agile levering op te schalen met Atlassian Cloud

De reis naar agile opschalen

Aangezien er jaarlijks meer dan 5 miljoen passagiers aan boord gaan van de meer dan 65 schepen van Royal Caribbean om de wereld rond te reizen, komt de cruisemaatschappij ongetwijfeld veel verschillende talen en levenswijzen tegen. Daarom is het belangrijk dat Royal Caribbean manieren vindt om te kunnen communiceren met passagiers om zo aan hun wensen te kunnen voldoen en ze een onvergetelijke vakantie te kunnen geven.

Toen Wais Mojaddidi in de herfst van 2022 bij Royal Caribbean kwam werken als Director of Agile Delivery voor Global Ecommerce merkte hij dat teams binnen het bedrijf soortgelijke trajecten gebruikten. De Global Ecommerce-organisatie van het bedrijf groeide snel na de coronapandemie. Om aan de vraag te kunnen voldoen, moesten ze dus snel nieuwe teams oprichten die de capaciteitsontwikkeling konden ondersteunen.

In die tijd hadden sommige teams hun Jira-workflows en -configuraties aangepast, waardoor het moeilijk was om het werk tussen teams te vergelijken. "Het was alsof ik verschillende talen gebruikte om te spreken. Er waren namelijk verschillende definities van 'gereed', epics die op verschillende manieren waren gemaakt en met elkaar verbonden, en meer", legt Wais uit. "Teams konden nog steeds op hoog niveau werken om aan de vraag te voldoen. Maar zonder één bron van waarheid in Atlassian hadden we handmatige PowerPoint-presentaties en lange gesprekken nodig om te kunnen communiceren. En via PowerPoint kun je wel een story vertellen, maar die is dan niet gekoppeld aan de gegevens."

Wais moest deze uitdagingen dus aangaan en de agile levering van Royal Caribbean opschalen. Hij bedacht hiervoor een initiatief om het Atlassian Cloud-platform van het bedrijf te optimaliseren en een gecentraliseerde repository te creëren. Samen met de oplossingspartner van Royal Caribbean, Globant, heeft Global Ecommerce de manier van werken van de teams op elkaar afgestemd, iedereen geholpen zich te focussen op het juiste werk, tijd bespaard bij handmatige rapportages en meer transparantie verkregen in realtime gegevens voor betere besluitvorming.

Een nieuwe oplossing voor efficiënt, effectief portfoliomanagement

Om snel te groeien van een paar scrumteams naar tientallen teams, moest gebruik worden gemaakt van de aanbevolen werkwijzen voor agile op grote schaal. Gelukkig hadden Wais en het managementteam van Global Ecommerce een plan: een op maat gemaakt framework voor Lean Portfolio Management (LPM) introduceren om op grote schaal prioriteit te kunnen geven aan het juiste werk en de juiste resultaten te kunnen behalen.

"Om LPM te activeren en operationeel te maken, moesten onze manier van werken en de taal tussen de teams consistent zijn. Dankzij de standaardisering van taal konden we epics, functies en story's uit ons hele portfolio op een zinvolle manier met elkaar verbinden. Daarbij konden we tegelijkertijd LPM gebruiken om prioriteit te geven aan de ontwikkeling van 'value-first' vaardigheden, gekoppeld aan OKR's. Met behulp van dit framework begreep iedereen, van teams tot VP's, hoe we value-first prioritering gebruiken wanneer we beslissen waar we op ons moeten focussen", zegt hij.

Het managementteam van Global Ecommerce was van mening dat de bestaande Atlassian-toolset van Royal Caribbean een belangrijke rol kon spelen in de verwezenlijking van deze visie, hoewel daarvoor enkele wijzigingen nodig waren. Wais had al meer dan tien jaar ervaring met het gebruik van Atlassian-tools, maar toch had hij meer hulpmiddelen en expertise nodig om dit initiatief te ondersteunen. Nadat Wais contact had opgenomen met Globant en hij hun eerdere successen met soortgelijke initiatieven had gezien, vroeg Royal Caribbean het team om hulp bij het beoordelen van hun huidige Atlassian-configuratie, het ontwerpen van een nieuwe oplossing en de implementatie ervan.

Een agile aanpak zorgt voor vooruitgang en samenwerking

Het Atlassian Team binnen Global Ecommerce heeft, volgens het standaard agile proces, samengewerkt met belanghebbenden om zo input en vereisten te verzamelen. Ook konden ze zo gestandaardiseerde oplossingen op iteratieve wijze testen, optimaliseren op basis van feedback en vervolgens opschalen.

Toen Royal Caribbean met Globant samenwerkte aan pilots, werd het dankzij de sandbox in Jira Cloud Premium eenvoudig om meerdere proofs of concept te maken. Wais en zijn team hebben de oplossingen vervolgens gedemonstreerd aan belanghebbenden uit verschillende disciplines. Hierbij is er feedback besproken en zijn er aanbevelingen teruggekoppeld naar Globant. "De sandbox in Jira Cloud Premium was een essentiële functie voor ons tijdens dit samenwerkingsproces. We konden er namelijk in experimenten met proofs of concept en plug-ins. De sandbox was dus zeker waardevol voor ons!", zegt Wais.

Toen Globant en Royal Caribbean workflows configureerden en gemeenschappelijke taaldefinities vaststelden, hebben Wais en zijn team gebruikers bij het proces betrokken voor meer draagvlak. "Mensen stonden achter het gebruik van Atlassian, dus we hoefden alleen maar afwegingen te maken en offers te brengen om hen te overtuigen om te standaardiseren, rapportages te consolideren en op te schalen", zegt Wais. "Om op iteratieve wijze te kunnen blijven groeien, moesten we de juiste mensen vinden die anderen beïnvloeden en investeren in de mensen die deze tools gebruiken. Ze moesten het gevoel krijgen dat ze echt deel uitmaakten van de oplossing."

Tot ziens, PowerPoints met 80 dia's; welkom aan boord, geautomatiseerde realtime Confluence-rapporten.

Toen Global Ecommerce en Globant de nieuwe oplossing van Royal Caribbean introduceerden, ruilden ze uitgebreide, statische presentaties met momentopnames in voor één Confluence-pagina met realtime gegevens afkomstig van Jira. Dit bespaart niet alleen tijd, maar helpt ook om iedereen op één lijn te houden. Zo kan bovendien iedereen snel zien wat er momenteel gebeurt en begrijpen waarom iets gebeurt.

"In plaats van afhankelijk te zijn van teamleden en betaalde consultants die elke maand PowerPoint-decks van 80 dia's moeten maken en bijhouden, kunnen we ons ook meer richten op het effectief beheren van taken. Laten we bijvoorbeeld minder tijd besteden aan handmatige rapportages en juist meer tijd besteden aan de manier waarop we het beste werk kunnen leveren", zegt Wais. "Met de hulp van Globant hebben we één interactieve Confluence-pagina gemaakt waarop automatisch nauwkeurige en realtime gegevens worden verzameld en consistent taalgebruik wordt toegepast. Ook is deze pagina gekoppeld aan het werk dat we doen", zegt Wais.

De pagina bevat meerdere secties, waaronder:

Alleen al in het eerste jaar meer dan 800 uur en $ 550.000 bespaard

Dankzij realtime, geïntegreerde Confluence-pagina's in plaats van omvangrijke maandelijkse rapporten, bespaart Royal Caribbean aanzienlijk veel tijd en kosten.

"Door Jira en Confluence te gebruiken voor geautomatiseerde rapportages, besparen we meer dan 800 uur en $ 500.000 per jaar aan managementadvieskosten die voorheen aan handmatige rapportages werden besteed," zegt Wais. "We hebben de tijd die we besteedden aan het verzamelen van gegevens en het handmatig maken van PowerPoint-rapporten teruggebracht van acht uur per maand voor elk van onze teams naar slechts 15 minuten per team. Dit is een enorme besparing die alleen maar toeneemt naarmate we blijven opschalen."

Daarbij bespaarde het standaardiseren van issuetypen, velden en gebruikers van Jira bijna $ 50.000 en werd meer dan 70% van de stappenplannen en workflows geëlimineerd voor een eenvoudiger, efficiënter systeem.

Volgens Wais is dit voor Royal Caribbean nog maar het begin van het traject naar agile schalen. Zijn team werkt al samen met Globant aan de volgende stappen in de roadmap, waaronder de standaardisatie van het releasebeheer en het volgen van de impact van verbeteringen.

"Nu kunnen we beginnen met het koppelen van ons werk aan actuele klantgegevens, zodat we naast de resultaten ook de output kunnen volgen", zegt Wais. "En als we eenmaal wat meer zijn gegroeid en de rapportage op portfolioniveau hebben gestabiliseerd, gaan we helpen om initiatieven op bedrijfsniveau te ondersteunen. Welke invloed hebben wij op de meer dan 1800 mensen van andere afdelingen in de organisatie? We kunnen ze laten zien hoe ze deze tools op de juiste manier kunnen gebruiken voor meer transparantie in het werk, de samenwerking tussen teams en het verband met onze OKR's om resultaten te behalen."

Met een gemeenschappelijke taal, één bron van waarheid en de laatste informatie altijd binnen handbereik, staat Global Ecommerce klaar om Royal Caribbean te helpen om met volle kracht vooruit te gaan in hun traject naar het leveren van flexibele producten op grote schaal, en uiteraard naar het zorgen voor onvergetelijke vakanties.