Lumen verhoogt de productiviteit en het plezier met Agile en Atlassian Cloud

Op naar meer efficiëntie en plezier

Wanneer kleine bedrijven opschalen, kunnen processen en systemen al snel tot een hectische omgeving leiden, wat de productie en innovatie in de weg zit. Dit was de uitdaging waar Lumen Technologies (voorheen bekend als CenturyLink) voor stond toen het begon met zijn agile transformatie en cloudmigratie.

Lumen had de juiste mensen in dienst, maar als snelgroeiende, wereldwijde onderneming moest het zijn manier van werken moderniseren en standaardiseren om de prestaties te verbeteren. Door agile praktijken toe te passen en te migreren naar de cloudtools van Atlassian, hoopte het bedrijf de productiviteit en het plezier van zijn teams te verbeteren met betere processen en platforms.

Potentieel benutten met Agile en het verbeteren met Atlassian

In 2018 was Lumen een projectgericht bedrijf dat traditionele methodologieën gebruikte, wat resulteerde in cyclustijden die niet het meest ideaal waren. De organisatie lanceerde een initiatief voor agile transformatie om nieuwe manieren van werken te ontwikkelen en nog meer waarde te leveren in minder tijd.

Voor Lumen was agile en migreren naar Atlassian Cloud zowel belangrijk voor het helpen van het personeel als voor het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. "Voor ons betekent agile transformatie het meeste halen uit het menselijk potentieel... Om echt in contact te komen met wat mensen willen en nodig hebben, gebruiken we de toolset van Atlassian om transparantie te bieden over het werk dat ons personeel doet en de waarde die dat heeft voor onze klanten", zegt Mai Lian Scarlett, voormalig senior director in het Agile Transformation Office van Lumen.

Tussen 2019 en 2020 maakte Lumen een roadmap voor transformatie, lanceerde het een pilot en trainde het zijn persoonsbestand met Agile. Na snel resultaat te hebben geboekt, begon het bedrijf in 2021 op te schalen door meerdere waardestromen te lanceren, te investeren in de DevOps-transformatie en trainingen uit te breiden naar nieuwe onderdelen van de organisatie. De afstemming, communicatie en uitvoering bleven verbeteren, zegt Mai Lian, dus begon het bedrijf in 2022 agile uit te breiden naar meer dan alleen producten en IT, terwijl het de toolkit uitbreidde met Atlassian 'als de koppeling om sneller waarde te creëren'.

Destijds had Lumen verschillende ontwikkelingstools en installaties ten gevolge van verschillende overnames die het probeerde te beheren. Het ontbreken van integraties en inconsistente gegevens bemoeilijkten het besluitvormingsproces en de efficiëntie. "Als een bedrijf een probleem heeft met de wildgroei van tools, helpt Atlassian het om alles samen te brengen op een gemeenschappelijk platform en één bron van waarheid te creëren", legt directeur Rob Mulvaney uit. Met dat in gedachten wilde het Agile Transformation Office van Lumen een centraal, geïntegreerd platform in de cloud maken dat de organisatie in staat zou stellen opnieuw te beginnen en standaarden vast te stellen, en tevens wilde het samenwerking en agile praktijken eenvoudiger maken.

Een cloudmigratie creëert een 'actieve engine' die standaardisatie en succes ondersteunt

In de loop van enkele maanden migreerde Lumen werknemers in fases van Atlassian-tools op locatie en in het Data Center naar de cloud. Deze aanpak helpt onduidelijkheid en inefficiëntie te beperken wanneer verschillende implementaties van een tool tegelijk worden gebruikt.

"Meer dan 7000 mensen gebruiken Lumen, het bedrijf heeft negen waardestromen, bijna 90 Agile-releaseketens en honderden teams", zegt Rob. "Het is erg belangrijk dat mensen niet onrustig worden van de veranderingen en dat onze cloud-installatie geen warboel wordt. Iedereen wil het beste uit het product halen, maar wat voor de een goed is, is dat voor de ander niet. Het is dus heel belangrijk en heeft grote voordelen om standaardregels te hebben en ervoor te zorgen dat iedereen die begrijpt."

Door de migratie hebben de teams van Lumen een volledige reeks tools voor samenwerking in de cloud gekregen om deze standaardisatie te ondersteunen zonder hun creativiteit te hoeven beperken.

Tegenwoordig gebruiken product- en IT-teams Jira Software als hun hub voor ontwikkeling en levering. De tool werd zelfs nog waardevoller tijdens een periode van snelle veranderingen binnen het bedrijf. "Jira Software vormt de basis en bron van waarheid voor de technische teams van Lumen. Data kent geen emoties, dus in turbulente tijden kunnen we naar onze Jira-borden en gegevens kijken om goede beslissingen te nemen", legt Rob uit.

Technologieteams vertrouwen op Jira Software. Jira Work Management heeft hetzelfde doel voor bedrijfsteams en vormt een 'startpunt' (zoals Rob het noemt) voor de Atlassian-productreeks. Bovendien kan Lumen met Jira Align al het uitvoeringswerk terugkoppelen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Werknemers in het hele bedrijf gebruiken Confluence ook om belangrijke informatie te documenteren, zoals doelstellingen en belangrijkste resultaten, wat volgens Rob helpt om "teams op één lijn te houden met betrekking tot de algemene doelen". Daarnaast biedt Jira Service Management één plek waar teams op een gestandaardiseerde manier antwoord kunnen vinden op veelgestelde vragen en projectaanvragen kunnen indienen. Hoewel Lumen meer dan 7000 werknemers heeft, zijn 25 agenten genoeg om aan de behoeften van deze agenten te voldoen dankzij de indrukwekkende oplossing die is ontwikkeld om hun service te ondersteunen.

"Jira Service Management is een krachtige tool in onze overstap naar Agile en een actieve engine die onze manier van werken, onze vangrails en compliance versterkt", legt Rob uit. "We hebben gezien dat teams meer gebruik willen maken van Jira Service Management en hun eigen Jira Software-site willen opzetten zodra ze erachter komen dat ze hun eigen installatie kunnen hebben met beheer en autonomie voor hun workflows."

Achter al deze tools gaat Atlassian Access schuil, waarmee geautoriseerde gebruikers gemakkelijk snel kunnen inloggen op al hun tools. "Een van onze grootste successen is de integratie met Atlassian Access in ons protocol voor eenmalig aanmelden. Nu kunnen individuen en teams letterlijk overal verbinding maken", zegt Rob.

Samen bieden deze oplossingen een samenwerkingsplatform om de teams van Lumen met elkaar te verbinden en ze te helpen nog meer waarde te creëren voor hun klanten.

"De manier om sneller digitale transformatie door te voeren"

Hoewel Lumen nog aan het begin staat van agile en cloud, zijn Mai Lian, Rob en het hele Lumen-team erg blij met de resultaten die ze al hebben gezien. "Onze agile transformatie en Atlassian-toolset hebben de cultuur van onze organisatie echt veranderd en geleid tot de successen die we hebben geboekt. Door ons meer te concentreren, hebben we onze cyclustijd kunnen verkorten en de doorvoer met 200% kunnen verhogen, wat betekent dat we klanten sneller mogelijkheden kunnen bieden en de klanttevredenheid kunnen verhogen", zegt Mai Lian met trots. "Onze samenwerking met Atlassian heeft onze digitale transformatie echt versneld en mogelijk gemaakt... We zijn verheugd om te zien hoe Atlassian zich inzet voor het cloudplatform en zijn benieuwd naar hoe Lumen kan helpen om die oplossingen vorm te geven."

Met Atlassian heeft Lumen de nadruk gelegd op focus en standaardisatie om te voorkomen dat er een Wilde Westen-situatie ontstaat, maar dit heeft het gedaan zonder in te leveren op flexibiliteit. "Succesvolle transformaties vereisen consistente standaardisaties en contextualisering. Lumen vertrouwt hiervoor op Atlassian", zegt Rob. Mai Lian vult aan: "De feedback die we hebben gekregen van onze leveringsgemeenschap was dat er een evenwicht is tussen afbakeningen en autonomie. We hebben geprobeerd om precies genoeg structuur te bieden om transparantie mogelijk te maken en onze statistieken op te schalen, maar we hebben ook geprobeerd om teams de mogelijkheid te geven aanpassingen te maken, zodat ze het 'plezier om te ontwikkelen' houden."

Nu Lumen productiviteit en plezier naar een hoger niveau tilt met agile methoden en Atlassian Cloud-tools, kan het team volgens Mai Lian niet meer zonder. "De meeste organisaties hebben geen capaciteitsprobleem: ze hebben een focusprobleem. Atlassian maakt deel uit van wie we zijn als cultuur en de toewijding aan onze werknemers om focus en duidelijkheid te creëren, wat uiteindelijk onze klanten ten goede komt", zegt ze. "Atlassian-tools waren ooit een optie, maar ze zijn echt een manier van werken geworden die verweven is met ons DNA."