smartOPTIMO migreert naar de Atlassian Cloud voor betere functionaliteit en prestaties

De transitie naar hernieuwbare energiebronnen is een noodzakelijke, maar complexe onderneming. Hernieuwbare energie is instabiel en niet altijd beschikbaar wanneer dat nodig is. Bovendien wordt energie meer gedecentraliseerd opgewekt, bijvoorbeeld via fotovoltaïsche systemen, terwijl het elektriciteitsverbruik stijgt. Al deze factoren hebben geleid tot een behoefte aan intelligente elektriciteits- en energienetwerken die ervoor zorgen dat er te allen tijde voldoende en betrouwbare energie beschikbaar is. Een integraal onderdeel van deze netwerken zijn slimme meetsystemen die de energievraag en de teruglevering meten en regelen. Dit is precies het soort oplossing dat smartOPTIMO GmbH & Co. KG aan klanten adviseert, ontwikkelt en installeert.

Snelle, oplossingsgerichte communicatie, zowel intern als extern

smartOPTIMO werd in 2009 opgericht als een gezamenlijk servicebedrijf van de gemeentelijke nutsbedrijven van Osnabrück en Münster en is nu een van de toonaangevende gemeentelijke nutsnetwerken in Duitsland. Tot zijn klanten en partners behoren ook andere gemeentelijke nutsbedrijven, zoals de gemeentelijke nutsbedrijven van Bielefeld en Gütersloh. Meer dan 190 werknemers binnen smartOPTIMO werken samen met klanten en partners, wat zorgt voor een productieve uitwisseling van informatie. Assetbeheer, dat is inbegrepen in de premium licentie van Jira Service Management, is bijzonder nuttig om ITSM-processen in één oplossing te centraliseren en te voldoen aan de serviceniveauovereenkomsten voor klanten. Intern zijn nauwe samenwerking en snelle kennisoverdracht ook cruciaal om de tevredenheid van medewerkers en een soepele bedrijfsvoering te garanderen. Daarom gebruikt smartOPTIMO al acht jaar Atlassian-producten. Ongeveer 100 werknemers gebruiken Jira als ticketsysteem om interne en externe aanvragen te verwerken. Confluence fungeert als hun wiki, intranet en dé tool voor samenwerking binnen teams en projecten. Het product is ook geïntegreerd met het PLM-systeem (Product Lifecycle Management) van smartOPTIMO, wat betekent dat technische productinformatie automatisch wordt gepubliceerd.

Migreren voor tijdwinst, beveiliging en nieuwe mogelijkheden

In het verleden draaiden de Atlassian-producten van smartOPTIMO on-premise, maar hadden werknemers regelmatig te maken met serverstoringen bij de serviceprovider, wat hun productiviteit beperkte. Onderhoud en probleemoplossing waren tijdrovende taken die zorgden dat er minder tijd was voor waardevoller werk.

Het management van smartOPTIMO wilde ook snelle toegang tot nieuwe functies, verbeteringen en innovaties in zijn IT-oplossingen, naast eenvoudige, uniforme processen voor werknemers, zoals eenmalige aanmelding (SSO). Aangezien smartOPTIMO bedrijfskritieke inhoud in Confluence documenteert en informatie moet bijhouden voor auditing, was het cruciaal om de beveiliging zonder de verouderde firewall te waarborgen.

De migratie naar de Atlassian Cloud heeft het team geholpen deze doelen te bereiken. Het migratieproces begon in oktober 2022 met de migratie van Jira Service Management en werd in maart 2023 afgerond.

Het team rond Application Managers Johannes Nazarov en Martina Gerhardt werkte nauw samen met Atlassian Solution Partner catworkx voor extra support. smartOPTIMO sprak met verschillende potentiële partners en koos voor catworkx vanwege zijn professionele aanpak en samenhangende concept. Beide bedrijven hebben een gestructureerde, transparante en flexibele aanpak.

Het was ook belangrijk voor beide partijen om de migratie zorgvuldig te plannen en stap voor stap uit te voeren. smartOPTIMO en catworkx hebben samen een hybride on-premise/cloud-aanpak overwogen, maar hebben uiteindelijk gekozen voor een cloudmigratie voor een oplossing op langere termijn.

Tijdens de migratie wilden de projectmanagers voldoende tijd vrijmaken om met de werknemers te communiceren en ervoor te zorgen dat iedereen zich goed geïnformeerd en gehoord voelde. Hoewel dit de duur van het project met twee maanden verlengde, zorgde de extra tijd ervoor dat de verandering naadloos verliep en het gebruik toenam.

Een soepele migratie met "unaniem positieve" feedback

smartOPTIMO bereidde zich voor op de migratie door twee succesvolle testruns te voltooien. Zelfs toen er halverwege het proces veranderingen plaatsvonden, hebben smartOPTIMO en catworx samengewerkt om op koers te blijven en vertragingen tot een minimum te beperken. Als er vragen of problemen ontstonden, boden Atlassian en catworx expertise en snelle oplossingen.

De migratie zelf was in een weekend klaar om de gevolgen voor personeel, klanten en partners tot een minimum te beperken. Hun ticketsysteem was maar een korte tijd uitgevallen en de gebruikers hebben geen hinder ondervonden. "De feedback van onze klanten was unaniem positief. Ze waren zelfs een beetje verbaasd over hoe goed alles werkte. Direct na de migratie konden ze gewoon doorgaan. Er ontbrak niets," zegt Martina. "Onze collega's vonden ook snel hun weg omdat de verschillen in vormgeving niet zo merkbaar waren vergeleken met vroeger."

Nu Atlassian Guard Standard is geïntegreerd met Azure Directory in de cloud, kunnen werknemers ook tijd en mentale belasting besparen door in te loggen op hun systemen, terwijl beheerders gedetailleerd kunnen bepalen wie toegang heeft tot welke informatie.

Johannes is ook tevreden met de resultaten. 'Elke werknemer heeft toegang tot Confluence en Jira, wat een enorme impact heeft op ons dagelijks werk. Deze hoge mate van digitalisering is nog niet gebruikelijk in onze sector. Nu de concurrentie toeneemt als gevolg van de openstelling van de energiemarkten, zien we hier een duidelijk voordeel voor ons, ook als we op zoek zijn naar nieuwe werknemers', zegt hij.

Het elimineren van serverproblemen, het uitbesteden van onderhoud en het verkrijgen van toegang tot cloudfuncties heeft nieuwe mogelijkheden geopend voor de teams van smartOPTIMO. 'We hebben nu al aan 95% van de vereisten voldaan die we in de serverwereld in de cloud hebben geïmplementeerd', zegt Johannes. 'Voor de andere 5% wachten we nu af in welke mate Atlassian ze ontwikkelt en levert. Tegelijkertijd hebben we nu een hele reeks nieuwe functies tot onze beschikking.'

Uiteindelijk kunnen werknemers van smartOPTIMO niet alleen beter samenwerken dankzij de cloudmigratie, maar profiteren klanten en partners ook van snellere, veiligere communicatie.