Atlassian + Udemy
Atlassian geeft ons werk een boost dankzij de samenwerking die daardoor mogelijk is.
Stephanie Wisdom
Senior Director of Customer and Content Marketing
Ongeveer 2400
uren vergadertijd die elk jaar worden bespaard, alleen al door OKR-tracking
1.500+
Werknemers die zijn verbonden door middel van één oplossing voor werkbeheer
Over Udemy
Udemy verandert levens met onderwijs. Ze zorgen ervoor dat iedereen toegang heeft tot de nieuwste en meest relevante vaardigheden. Via het Udemy Intelligent Skills Platform en een wereldwijde gemeenschap van diverse en deskundige instructeurs verwerven miljoenen leerlingen expertise in een groot aantal technische en professionele vaardigheden.
Sector
Internet en software
Locatie
San Francisco, CA
Aantal gebruikers
1100 Jira-gebruikers
1900 Confluence-gebruikers
40 agents van Jira Service Management
80 gebruikers in Loom
Bedrijfsomvang
1.500
Udemy maakt samenwerking mogelijk en bespaart 2400 uur per jaar, omdat ze Atlassian-tools zijn gaan gebruiken
Uitdaging: Udemy, een van de populairste online leerplatforms ter wereld, is in drie jaar tijd vier keer groter geworden. Deze snelle uitbreiding belemmerde samenwerking, afstemming, zichtbaarheid en efficiëntie.
Oplossing: Udemy bracht teams in het hele bedrijf samen en overwon groeiproblemen door alles te centraliseren met de cloudtools van Atlassian.
Impact: door technische en zakelijke afdelingen in Atlassian met elkaar te verbinden, zijn de samenwerking en zichtbaarheid verbeterd. Teams kunnen nu samenwerken om sneller meer waarde te leveren.
Door de problemen die bij schaalvergroting komen kijken, is er behoefte aan een nieuwe oplossing
Shawn Kresal kreeg jarenlang steeds belangrijkere posities in overheidsorganisaties en financiële servicebedrijven, maar hij wilde graag terugkeren naar zijn technologische roots en wilde werken voor een spannendere en innovatievere organisatie. Hij had een achtergrond in informatica, maar zijn vaardigheden waren niet up-to-date. Hij besloot om de online cursussen van Udemy te volgen en zo zijn kennis van verschillende programmeertalen bij te spijkeren (en hij nam voor de lol ook pianolessen).
Via Udemy ontdekte Shawn niet alleen opnieuw zijn liefde voor leren, maar ook een bedrijf met een missie waarin hij geloofde: leren toegankelijker maken voor iedereen in de wereld. Toevallig wilde Udemy net de eerste technische programmamanager aannemen, precies het soort baan waar Shawn naar op zoek was. Het moest zo zijn.
Nadat Shawn in 2019 bij Udemy kwam werken, groeide het bedrijf binnen enkele jaren exponentieel. Dit kwam ook doordat e-learning tijdens de pandemie enorm populair werd (bijna iedereen heeft nieuwe hobby's ontdekt) en een steeds competitievere arbeidsmarkt. Deze snelle groei dwong Udemy om zijn team en infrastructuur uit te breiden. Dit hielp Udemy om gelijke tred te houden met de behoeften van leerlingen en snelle innovatie, maar dit zorgde ook voor nieuwe uitdagingen op het gebied van afstemming, zichtbaarheid, samenwerking en efficiëntie.
Om deze veelvoorkomende schaalproblemen op te lossen en tegelijkertijd hun visie voor toegankelijke educatie waar te maken, zijn teams in de hele organisatie cloudtools van Atlassian gaan gebruiken, waardoor een nieuwe hub voor teamwerk werd ontwikkeld die het bedrijf heeft geholpen om op te schalen en te slagen.
In de meeste bedrijven is het zo dat als je iets nodit hebt, je mailt, belt en 1800 Slack-berichten stuurt. Dat hebben we hier niet meer. Alles gaat via Atlassian.'
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Te midden van een snelle groei werkten de oude manieren van werken niet meer
Tegen 2023 was het personeelsbestand van Udemy in ongeveer drie jaar tijd verviervoudigd en hun oude manier van werken had zijn beste tijd gehad.
'Toen we een klein bedrijf waren, deed iedereen zijn eigen ding en dat ging prima. We hoefden niet op te schalen, we moesten snel handelen,' vertelt Shawn. 'Maar vandaag is alleen onze technische afdeling al groter dan het hele bedrijf een paar jaar geleden was. Iedereen die nu zijn eigen ding doet, zorgt voor vertraging.'
Toen de leiding nauw begon samen te werken met de product- en technische teams, stelden ze ogenschijnlijk eenvoudige vragen:
'Waar is iedereen mee bezig?'
'Wat is de huidige status van onze top 3 projecten?'
'Welke teams hebben we nodig om verder te komen?'
Hoewel deze vragen eenvoudig leken, was het lastig om ze snel te beantwoorden. 'Er was geen manier om daar inzicht in te krijgen,' legt Shawn uit. 'We kunnen een vrij dure vergadering hebben met dertig mensen of een tiental mensen Slack laten gebruiken, gevolgd door nog eens vijftig mensen die het onderzoek doen. Maar als het ene team in Asana zit, een ander team in Google Sheets zit en nog een ander team alles in de wiki zet, is er geen manier om die informatie op een systematische, schaalbare manier te verkrijgen.'
Als we Atlassian gebruiken, besparen we tijd en geld... Voorheen moesten we deelnemen aan vergaderingen, Slack-berichten rondsturen of verschillende kanalen doorlezen. Met Atlassian kun je op één plek alles vinden wat je nodig hebt.'
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Udemy in één werksysteem, mogelijk gemaakt door de cloudtools van Atlassian
Shawn en de leiding waren het erover eens dat de oplossing voor de groeiproblemen van Udemy was om hun mensen, processen en platform te centraliseren. 'We hebben afgesproken om met Atlassian te gaan samenwerken,' vertelt Shawn. 'De tools zijn eenvoudig. Ze zijn snel. Ze bieden precies wat nodig is. Ze geven onze partners ook veel zichtbaarheid.'
Bij Udemy zijn ze gewend om te experimenteren en te itereren, dus gelukkig stonden teams open voor verandering. 'Ze begrepen dat als iedereen meewerkte, dat geweldig zou zijn,' zegt Shawn.
Het team van Shawn hielp om de hele organisatie met elkaar te verbinden en een werksysteem op te bouwen met Atlassian-tools. Alle werknemers van Udemy gebruiken Confluence Cloud Premium nu als werkruimte om in samen te werken en als enige bron van waarheid. Producten en engineers vertrouwen op Jira Cloud Enterprise om samen te werken met niet-technische belanghebbenden bij de ontwikkeling en het onderhoud van de producten van Udemy. IT-ontwikkelaars gebruiken Jira ook om bedrijfsapplicaties in het hele bedrijf te beheren.
'In de meeste bedrijven is het zo dat als je iets nodig hebt, je e-mailt, belt en 1800 Slack-berichten stuurt,' legt Shawn uit. 'Dat hebben we hier niet meer. Alles gaat via Atlassian.'
Hij voegt eraan toe dat samenwerking tussen teams veel eenvoudiger is geworden nu iedereen op één platform werkt. 'Als iemand vier teams nodig heeft voor een project, tag je ze gewoon. Dan komen die teams samen en taggen ze hun engineer, ontwerper of onderzoeker.'
Teams kunnen nog steeds hun eigen manier van werken te kiezen, maar iedereen moet zijn doelstellingen en roadmaps bijhouden in Jira en Confluence voor gecentraliseerde rapportage. Dit heeft de zichtbaarheid en verantwoording verbeterd en bespaart tegelijkertijd veel tijd.
'We volgen al onze technische projecten, hun voortgang en OKR-samenvattingen via Confluence. Dat zorgt voor ongeveer 500-600 vergaderuren minder,' zegt Shawn. 'Vroeger hadden we elk kwartaal een lange vergadering met 80 mensen, wat enorm duur was. Dus toen zeiden we: "Laten we onze moedige experimentele manier van denken omarmen en al die vergaderingen voor een kwartaal afzeggen." We hebben het hele proces in feite geautomatiseerd met een handvol aangepaste velden in Jira en rapportages in Confluence, wat ik ongelooflijk vind. Iedereen zei: 'Wauw, dit is fantastisch."'
De integratie met het Atlassian-cloudplatform heeft ook geholpen om tijd te besparen en mentale belasting te verminderen wanneer er nieuwe mensen bij het bedrijf komen werken en wanneer projectteams veranderen. 'Onze technische afdeling bestaat altijd uit meer dan 400 mensen. Eén persoon kan deel uitmaken van vier of vijf projectteams, die komen en gaan. Hoe houd je dat bij? Nu is er een centrale plek. Als er een nieuw team wordt opgericht, krijg ik darover een Slack-bericht, en dan voeg ik binnen een minuut een nieuw team toe,' zegt Shawn. 'Voorheen maakten we ons zorgen over de grootte van ons team. Met Atlassian hebben we nu een ongelooflijk eenvoudig proces.'
Vroeger hadden we elk kwartaal een lange vergadering met 80 mensen, wat enorm duur was... We hebben dat hele proces in feite geautomatiseerd met een handvol aangepaste velden in Jira en rapportages in Confluence.'
Shawn Kresal
Senior Director, Technical Program Management and Chief of Staff, CTO
Marketing streeft ook naar meer zichtbaarheid en verantwoording
CMO Genefa Murphy, PhD, voegt eraan toe dat het samenbrengen van de mensen van Udemy met Jira, Confluence en Loom een doorbraak is geweest voor zowel technische als zakelijke teams.
'Het is van onschatbare waarde dat iedereen een centrale plek heeft waar iedereen informatie kan krijgen, inhoud kan opstellen en feedback kan krijgen. We kunnen via Jira communiceren met onze productteams, maar zelfs als je geen toegang hebt, kun je nog steeds vinden wat je nodig hebt met Jira-filters en -dashboards die doorverwijzen naar Confluence. Dat is van groot belang geweest voor het verbeteren van de zichtbaarheid en het stimuleren van verantwoordelijkheid. Sommige van onze teamleden gebruiken ook Loom-video's om meer informatie te delen. Gebruikers kunnen de video's raadplegen wanneer ze op zoek zijn naar specifieke informatie.'
'We hebben geweldige feedback gekregen van het marketingteam,' voegt Shawn eraan toe. 'Bij hoeveel mensen moeten ze aankloppen om inzicht te krijgen in de volledige technische roadmap of om een dashboard met lopende projecten te bekijken? Bij niemand. Alles is zelfstandig op te vragen. Dat was geweldig voor ons marketingpersoneel. Het personeel heeft veel meer inzicht gekregen.'
Experimenteren leidt tot optimalisatie
Trouw aan hun experimentele cultuur test Udemy regelmatig de nieuwste functies en tools van Atlassian. Ze hebben zich aangemeld voor het Early Access Program voor bedrijfshub, waarmee ze Confluence kunnen aanpassen met hun eigen merkkleuren, afbeeldingen, visuele kaarten, links en meer. "Een wikipagina is meestal vrij statisch, maar met bedrijfshub lijkt het meer op een tijdschrift of een moderne webpagina. Ik kijk ernaar uit om meer te zien!" zegt Shawn.
Team members across the company are also using Atlassian Intelligence to save time and mental load. Shawn says, “The Atlassian Intelligence search is fantastic. It’s been great for helping us find specific information, especially with thousands and thousands of pages to comb through. People love definitions, too. They’re especially helpful because we have a separate internal dictionary for Udemy terms and industry language that new hires might not know. Now, users can just click on the term to learn what it means.”
Potentieel benutten voor klanten en collega's van Udemy
Hoewel Udemy bezig is om leren toegankelijker te maken voor hun klanten, zijn ze ook druk bezig geweest om samenwerking en informatie toegankelijker te maken met hun Atlassian-oplossing.
"Als je Atlassian gebruikt, wordt je op den duur beloond met tijd en duidelijkheid. Niets zal je teams meer vertragen dan een gebrek aan duidelijkheid", zegt Shawn. "Voorheen moesten we deelnemen aan vergaderingen, Slack-berichten rondsturen of verschillende kanalen doorlezen. Het was erg duur om informatie te krijgen. Met Atlassian kun je op één plek alles vinden wat je nodig hebt."
Genefa ziet ook het verschil in marketing. "Aan de basis willen onze teams het werk van Udemy op elkaar afstemmen, versterken en versnellen. Atlassian helpt ons daarbij. Het brengt onze teams op één lijn door mensen een duidelijke en beknopte manier te bieden om met elkaar te communiceren en met elkaar in contact te komen. Het stelt ons in staat om het werk dat gedaan wordt te versterken door een centrale plek te bieden waar iedereen naartoe kan, waardoor we kunnen opschalen. Dat stelt ons op zijn beurt weer in staat om te versnellen, want in plaats van te moeten wachten tot iemand antwoord geeft of te wachten op een vergadering, kunnen we gewoon direct communiceren en informatie uitwisselen binnen het platform.” Genefa's collega, Senior Director van Customer en Content Marketing Stephanie Wisdom, voegt hieraan toe: "Atlassian geeft ons werk een boost dankzij de samenwerking die het mogelijk maakt."
Aangezien Udemy investeert in verdere groei, zal een gecentraliseerd, door AI aangedreven platform voor samenwerking zijn vruchten blijven afwerpen. Hun bedrijf is van mening dat 'vaardigheden de sleutel zijn om potentieel te ontsluiten', en door het teamwerk met Atlassian te transformeren, ontsluiten werknemers ook hun potentieel.
Volgend verhaal
Extern
Hoe de wereldwijd verspreide teams van Remote meer dan 20.000 uur aan vergaderingen hebben bespaard in twee jaar tijd met Loom