De bestemming is de moeite waard: besparingen, snelheid en tevredenheid als gevolg van WillowTree's migratie naar de cloud

Toen de migratie naar Confluence Cloud zo soepel bleek te verlopen, werd WillowTree nog optimistischer over het verplaatsen van de grootste en meest gebruikte oplossing – Jira Software – naar de cloud. De creatieve afdelingen en IT-afdelingen gebruiken Jira Software om flexibel te ontwerpen en ontwikkelen. Net als bij de voorbereidingen voor Confluence Cloud schoonde het migratieteam de servergegevens op, waarna ze aan de nieuwe installatie werden toegewezen. Ook werden de apps gecontroleerd om er zeker van te zijn dat de belangrijkste, meest gebruikte apps naar de cloud werden verplaatst. Een paar van de apps die ze op de server gebruikten, hoefden niet te worden gemigreerd omdat dezelfde functionaliteit standaard beschikbaar is in Atlassian Cloud (zoals JSU Automation Suite).

Kenneth vertelt dat zijn team „te veel communiceerde” met werknemers, waardoor zij precies wisten wat er gebeurde en wanneer en waarom, en wat ze zouden moeten doen nadat de migratie was voltooid. Door met hen te communiceren, konden ook agenda's worden gecoördineerd en kon ervoor worden gezorgd dat de migraties werden uitgevoerd op een moment waarop eindgebruikers daar geen hinder van ondervonden.

We zeggen het nog maar eens: de voorbereiding van WillowTree wierp zijn vruchten af. „De daadwerkelijke migratie had niet echt veel om het lijf”, zegt Kenneth. „De migratie was niet complex. Het waren de voorbereiding en het oplossen van problemen die uiteindelijk de belangrijkste onderdelen van het proces waren: mensen toegang geven, ervoor zorgen dat links correct werken.”

Sinds de lancering maakte WillowTree gebruik gemaakt van verschillende functies en apps die alleen in de cloud beschikbaar zijn, waaronder routekaarten voor het plannen van incrementele programma's, een snellere en modernere gebruikerservaring, de ingebouwde JSU Automation Suite-app voor cloudworkflows en geavanceerde machtigingsregelingen. Het team heeft ook Jira Service Management Cloud toegevoegd en servicedesks opgezet voor IT, beveiliging, HR en wereldwijde ondersteuning. Met dit uitgebreide pakket aan oplossingen in de cloud kan het hele bedrijf efficiënter en beter samenwerken dan voorheen, en klanten daardoor nog sneller en beter van dienst zijn en snellere en betere klantenservice bieden.

Vier tips voor een vlotte migratie

Na over hun eigen migratie te hebben nagedacht, kwamen Kenneth en zijn team tot vier belangrijke tips voor anderen die overwegen naar de cloud te upgraden:

1. Consolideer de migratie om alles tegelijk te 'optimaliseren en te veranderen'.
WillowTree koos ervoor om één oplossing tegelijk te migreren, maar zou dat nu anders doen. "Migreren bij stukjes en beetjes veroorzaakte een aantal problemen, zoals dubbele velden die moesten worden samengevoegd”, zegt Kenneth. "Die pijn hadden we min of meer zelf veroorzaakt. Gebruik, als dat kan, steeds opnieuw testinstallaties totdat je een schone lei hebt, en voer de migratie dan in één keer uit, met een team dat paraat staat om eventuele problemen op te lossen.”

2. Onderzoek proactieve oplossingen voor unieke uitdagingen.
Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke opzet en aanpassingen die een migratie ingewikkelder kunnen maken. Het migreren van de gegevens van een bepaalde app van servers naar de cloud was bijvoorbeeld ingewikkelder dan WillowTree had verwacht. Daarom maakte het bedrijf een aangepast script om het issue op te lossen. Kenneth raadt aan om op tijd te bouwen om het hoofd te bieden aan onvoorziene uitdagingen die zich op deze manier kunnen voordoen, en om aan oplossingen samen te werken met Atlassian of andere bedrijven die met soortgelijke problemen te maken hebben gehad.

3. Communiceer 'te veel' het wie, waar, wanneer, waarom en wat je kunt verwachten.
Het maakte voor WillowTree een enorm verschil door prioriteit te geven aan transparantie rond het migratieproces. Kenneth: "We raden aan om zoveel mogelijk te veel te communiceren met de hele organisatie. We hebben een Slack-kanaal waar we updates over Jira en Confluence plaatsen, zodat we verwachtingen kunnen stellen en alle problemen kunnen oplossen. Op die manier waren er geen verrassingen.”

4. Demonstreer hoe je cloudoplossingen gebruikt door middel van documentatie en training.
De medewerkers van WillowTree waren uiteindelijk tevreden over het migratieproces en de verbeteringen in de cloud. Kenneth geeft toe dat de transitie voor iedereen nog soepeler en gemakkelijker zou zijn geweest als er vooraf meer support was geboden. "We hadden niet veel documentatie”, zegt hij. "We hadden meer middelen moeten creëren voor werknemers om hen te helpen dingen te leren doen.”

Het werk doen dat ertoe doet

Hoewel er achteraf gezien een paar dingen zijn die Kenneth en het team anders zouden doen, was de migratie-ervaring als geheel eenvoudiger dan verwacht en zeker de moeite waard. Nu geniet WillowTree van de besparingen, snelheid en tevredenheid die gepaard gaan met een robuuste, geïntegreerde suite van cloudoplossingen.

Kenneth en zijn team vinden het geweldig dat ze tijd en kosten kunnen besparen met een gestroomlijnd systeem en automatische updates. "We hebben al geld bespaard door ons gebruik van apps en add-ons te optimaliseren. Het was ook leuk om de kosten per maand te spreiden in plaats van per jaar te betalen”, zegt Kenneth. "Voordien moesten we om updates vragen, een back-up van de database maken en de dingen op de ouderwetse manier doen. Met de cloud beschik je nu altijd over het nieuwste en beste. Alles gebeurt in een handomdraai en we hoeven ons geen zorgen te maken over wat we moeten doen. Het werkt gewoon.”

Het enige dat beter is dan verbeteringen aan de achterkant te zien, is om ze aan de voorkant te zien. Kenneth was aangenaam verrast door de positieve feedback die hij kreeg van werknemers over de prestaties. "Het team benoemt echt positieve dingen over de prestaties en de ervaring”, merkt hij op. "Alles gaat sneller in de cloud: inloggen, zoeken, pagina's laden, API-zoekopdrachten en meer. We horen van het team dat de UI/UX van Jira Cloud en Confluence Cloud veel, veel beter is - slanker, sneller, gebruiksvriendelijker. Mensen gebruiken ze liever dan voorheen, en dat is belangrijk.”

Dat betekent het meest voor WillowTree: de tevredenheid van het team ondersteunen terwijl ze het werk doen dat ertoe doet. Ze geloven dat tevreden werknemers tot tevreden klanten leiden en doen er alles aan om beide te ondersteunen. "WillowTree is het beste bedrijf waarmee ik heb samengewerkt”, zegt Kenneth. "Men is betrokken, luistert en doet zijn best om ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is en wordt gehoord.” Met Atlassian Cloud-producten heeft WillowTree nog een andere manier aangeboord om deze belofte na te komen en zijn missie waar te maken.