Geen vergaderdag, oftewel: effe doorwerken-dag

GEBRUIK DIT SPEL OM...

Ruimte te maken voor intensieve werktijd en probleemoplossing.

Doe je huiswerk (60 min.)

Schrijf op wat je redenen zijn voor een 'effe doorwerken-dag'. Je kunt de methode met de 5 waarom-vragen gebruiken om erachter te komen wat de invloed van interacties en vergaderingen op je team is. Je kunt ook een projectposter gebruiken om je ideeën op een rijtje te zetten. Het doel is om een voorstel te maken om het concept van de 'effe doorwerken-dag' te presenteren aan de manager van je organisatie.

Je kunt de 'effe doorwerken-dag' ook tijdelijk proberen, om te zien hoe het bevalt voor je organisatie. Teams hebben dan de tijd om zich aan te passen en te reflecteren op hun ervaring. Je kunt controleren of de proef een succes was door te kijken of de burndownsnelheid van de backlog en het aantal enquêtereacties omhoog is gegaan. Denk erom: je behaalt het grootste voordeel wanneer je team en alle gerelateerde teams op dezelfde dag meedoen.

KRIJG STEUN

Presenteer het voorstel aan je team en vraag om feedback. Voor managers is een dag vrij van terugkerende vergaderingen een geweldige manier om de week te beginnen, door hen de tijd te geven om wat vooruitgang te boeken op hun eindeloze takenlijst en dichter bij hun teams te komen.

BEPAAL DE DAG

Het is lastig om met z'n allen te beslissen wanneer de 'effe doorwerken-dag' het beste kan worden gepland. Je kunt hiervoor een enquête afnemen bij je team of (als je een internationaal team hebt) het beste moment kiezen op basis van verschillende tijdzones.

Als de tijdzones het toelaten, is maandag perfect als effe doorwerken-dag. Een planningsvergadering van een uur aan het begin van de maandag zorgt voor een erg langzaam begin van de week. In plaats daarvan kunnen teams maandag gebruiken om de huidige sprint af te maken en in die tijd zoveel mogelijk tickets te sluiten. Tijdens de planningsvergadering voor de nieuwe sprint op dinsdagochtend, kunnen ze snel beoordelen of ze de sprintdoelen hebben bereikt.

STRATEGIEËN BEDENKEN VOOR VERGADERINGEN

Verkort de vergaderingen die je normaal gesproken houdt. Misschien maak je zelfs van deze gelegenheid gebruik om onnodige vergaderingen te annuleren. Als alternatief kun je alle vergaderingen verplaatsen van de effe doorwerken-dag naar een andere dag.

Vergaderingen die je moet vermijden op effe doorwerken-dag:

• Teamvergaderingen
• Top-downvergaderingen (bijv. plenaire meeting)
• 1-op-1-bijeenkomsten (voor zover mogelijk)

Vergaderingen kunnen nog steeds worden gepland op effe doorwerken-dag:

• Werksessies/whiteboardsessies
• Functionele specialisten die samenwerken aan complexe problemen
• Sollicitaties met externe kandidaten (als er geen andere tijdvakken beschikbaar zijn)

Standups, zolang ze maar kort en nuttig zijn (teams kunnen hier zelf over beslissen)

COMMUNICEREN EN AANSPOREN

Zorg ervoor dat de teams weten wat een effe doorwerken-dag inhoudt. Stuur agenda-uitnodigingen, geef richtlijnen over hoe je het meeste uit de dag kunt halen en steun teams die op oproepbasis beschikbaar zijn op de effe doorwerken-dag.

Het is belangrijk dat iedereen weet wat ze van deze verandering kunnen verwachten en welke voordelen die met zich meebrengt. Voor sommige teams met meerdere functies is het misschien wat lastiger om wekelijkse vergaderingen te verplaatsen. Help deze teams rekening te houden met de voordelen van meer tijd om te focussen en meer productiviteit. Houd in de gaten of deze voordelen van effe doorwerken-dagen worden behaald of niet.