De 5 waaroms in de praktijk
Dit softwareteam gebruikt Confluence om de hoofdoorzaak te vinden van een toename van het aantal telefoontjes naar klantenondersteuning.
Een non-profit team gebruikt Trello om te ontdekken waarom een digitale geldinzamelingsactie het doel niet heeft gehaald.
Een executive team werkte in Miro om erachter te komen waarom de nieuwe CTO die ze aannamen niet bij het bedrijf past.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Whiteboard
Markers
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 5 minuten
Bereid je voor met een probleemstelling. Het kan iets zijn waar je team momenteel mee te maken heeft, of iets dat in het verleden is gebeurd en dat moet worden aangepakt.
Maak voor teams op afstand een samenwerkingsdocument (zie optionele sjablonen hierboven) en deel dit van tevoren met het team.
Voor teams op locatie kun je de volgende kolommen op een whiteboard schrijven:
Probleemstelling 1
Probleemstelling 2
Probleemstelling 3
Probleemstelling 4
Probleemstelling 5
Hoe kunnen we dat oplossen?
2. Bereid de ruimte voor 5 minuten
Breng je team aan het begin van de sessie op de hoogte van het volgende:
- We gaan diep graven om een probleem tot op de bodem te onderzoeken
- We zijn hier om te ontdekken, niet om iemand de schuld te geven
TIP: BLIJF NIEUWSGIERIG
Het analysespel van de 5 waaroms werkt het beste in een cultuur die nieuwsgierigheid stimuleert en waarin er van fouten wordt geleerd. Dit soort omgeving voorkomt dat het een schuldspel wordt.
3. Brainstormen 5 minuten
Vraag voor je eerste probleemstelling aan het team: 'Waarom is dit gebeurd?
Zet een timer op 5 minuten. Laat je team de eigen antwoorden toevoegen in het samenwerkingsdocument of op het whiteboard.
TIP: VRAAG HET OP EEN ANDERE MANIER
- Wat was de oorzaak van [probleem]?
- Wat leidde tot [probleem]?
- Onder welke omstandigheden is [probleem] opgetreden?
- Wat heeft bijgedragen aan [probleem]?
4. Kiezen 1 min
Kies als team een van de antwoorden die jullie als volgende probleemstelling gaan uitwerken. Vervang jullie aanvankelijke probleemstelling door deze nieuwe probleemstelling.
TIP: STEM OVER JULLIE KEUZE
Stem over de probleemstellingen en kies er één waarmee jullie aan de slag gaan. Probeer de Power-Up Stemmen van Trello of laat de teamleden +1 noteren bij de door hen gekozen stellingen.
5. Herhalen 25 min
Herhaal stap 3 en 4 tot jullie in totaal vijf keer de vraag 'waarom?' hebben gesteld.
TIP: DE VIJF ZES ZEVEN ACHT WAAROM-VRAGEN
Als jullie nog steeds niet tot de kern zijn doorgedrongen, blijf dan de waarom-vraag stellen totdat het team vindt dat de onderliggende oorzaak voldoende is blootgelegd.
6. Oplossingen voorstellen 10 minuten
Als jullie eenmaal de hoofdoorzaak hebben gevonden, laat de teamleden dan oplossingen voorstellen voor de uiteindelijke probleemstelling. Kies één of twee oplossingen die jullie gaan uitwerken, wijs aan elke oplossing een eigenaar toe en spreek af wanneer het team een reactie van de eigenaren kan verwachten.
Opvolgen
Alle aantekeningen vastleggen
Sla je aantekeningen van de sessie op een plek op waar het hele team deze kan zien.
De voortgang volgen
Voeg de probleemstelling als werkitem toe aan het werkbord van je team, zoals in Jira of Trello.
Controleren
Zorg ervoor dat je op het afgesproken tijdstip op de hoogte bent van de voortgang van de voorgestelde oplossingen.
Variaties
Break-outsessie
Na de eerste stap - brainstormen - kun je in plaats van te stemmen over één probleemstelling er ook voor kiezen om de groep op te splitsen in subteams, één voor elke probleemstelling. Volg daarna de rest van Samenwerken in teams om te zien welke hoofdoorzaken de teams ontdekken.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
