What is the DACI decision-making framework?
DACI is een afkorting voor een structuur die het besluitvormingsproces vereenvoudigt. Teams moeten hierbij de rollen en verantwoordelijkheden definiëren van de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Hier staat DACI voor:
- D = Driver: de persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van belanghebbenden, het verzamelen van alle nodige informatie en het bepalen van de scope van de beslissing, en de persoon die er ook voor zorgt dat er op de afgesproken datum een beslissing wordt genomen.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
-
Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
De 5 waaroms in de praktijk
Dit softwareteam gebruikt Confluence om de hoofdoorzaak te vinden van een toename van het aantal telefoontjes naar klantenondersteuning.
Een non-profit team gebruikt Trello om te ontdekken waarom een digitale geldinzamelingsactie het doel niet heeft gehaald.
Een executive team werkte in Miro om erachter te komen waarom de nieuwe CTO die ze aannamen niet bij het bedrijf past.
Wat heb je nodig?
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Whiteboard
Markers
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Spelinstructies
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Voorbereiding 5 minuten
Bereid je voor met een probleemstelling. Het kan iets zijn waar je team momenteel mee te maken heeft, of iets dat in het verleden is gebeurd en dat moet worden aangepakt.
Maak voor teams op afstand een samenwerkingsdocument (zie optionele sjablonen hierboven) en deel dit van tevoren met het team.
Voor teams op locatie kun je de volgende kolommen op een whiteboard schrijven:
Probleemstelling 1
Probleemstelling 2
Probleemstelling 3
Probleemstelling 4
Probleemstelling 5
Hoe kunnen we dat oplossen?
2. Bereid de ruimte voor 5 minuten
Breng je team aan het begin van de sessie op de hoogte van het volgende:
- We gaan diep graven om een probleem tot op de bodem te onderzoeken
- We zijn hier om te ontdekken, niet om iemand de schuld te geven
3. Brainstormen 5 minuten
Vraag voor je eerste probleemstelling aan het team: 'Waarom is dit gebeurd?
Zet een timer op 5 minuten. Laat je team de eigen antwoorden toevoegen in het samenwerkingsdocument of op het whiteboard.
TIP: STEM OVER JULLIE KEUZE
Stem over de probleemstellingen en kies er één waarmee jullie aan de slag gaan. Probeer de Power-Up Stemmen van Trello of laat de teamleden +1 noteren bij de door hen gekozen stellingen.
4. Kiezen 1 min
Kies als team een van de antwoorden die jullie als volgende probleemstelling gaan uitwerken. Vervang jullie aanvankelijke probleemstelling door deze nieuwe probleemstelling.
5. Herhalen 25 min
Herhaal stap 3 en 4 tot jullie in totaal vijf keer de vraag 'waarom?' hebben gesteld.
TIP: DE VIJF ZES ZEVEN ACHT WAAROM-VRAGEN
Als jullie nog steeds niet tot de kern zijn doorgedrongen, blijf dan de waarom-vraag stellen totdat het team vindt dat de onderliggende oorzaak voldoende is blootgelegd.
6. Oplossingen voorstellen 10 minuten
Als jullie eenmaal de hoofdoorzaak hebben gevonden, laat de teamleden dan oplossingen voorstellen voor de uiteindelijke probleemstelling. Kies één of twee oplossingen die jullie gaan uitwerken, wijs aan elke oplossing een eigenaar toe en spreek af wanneer het team een reactie van de eigenaren kan verwachten.
6. Oplossingen voorstellen 10 minuten
Als jullie eenmaal de hoofdoorzaak hebben gevonden, laat de teamleden dan oplossingen voorstellen voor de uiteindelijke probleemstelling. Kies één of twee oplossingen die jullie gaan uitwerken, wijs aan elke oplossing een eigenaar toe en spreek af wanneer het team een reactie van de eigenaren kan verwachten.
Opvolgen
Document your notes from the Play so that the entire team can access them. Next, track progress by adding the problem statement as a work item to your team's work board, such as Jira or Trello. Finally, make sure to check in on the proposed solutions at the agreed-upon time.
Variaties
Break-outsessie
Na de eerste stap - brainstormen - kun je in plaats van te stemmen over één probleemstelling er ook voor kiezen om de groep op te splitsen in subteams, één voor elke probleemstelling. Volg daarna de rest van Samenwerken in teams om te zien welke hoofdoorzaken de teams ontdekken.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
