5 Whys Analysis

Vraag voor je eerste probleemstelling waarom het probleem zich voordeed. Vraag het team om na te denken over:

• Waarom is dit gebeurd?
• Wat was de oorzaak van [probleem]?
• Welke beslissingen hebben geleid tot [het probleem]?
• Onder welke omstandigheden is [probleem] opgetreden?
• Wat zijn de secundaire factoren die hebben bijgedragen aan [het probleem]?

Zet een timer op vijf minuten. Laat je team zelf hun eigen antwoorden toevoegen in het samenwerkingsdocument of op het whiteboard. Kies als team een van de antwoorden en noteer die.

Noteer voor elk van de andere geïdentificeerde rollen wat je weet van de belangrijkste verantwoordelijkheden van die rol in de kolom 'Verantwoordelijkheden (wat anderen denken)'.

Als je verantwoordelijkheden bedenkt die niet duidelijk onder een rol vallen, voeg ze dan toe aan het gedeelte niet-toegewezen verantwoordelijkheden.

Bekijk wat anderen over je rol hebben geschreven in de kolom 'Verantwoordelijkheden (wat anderen denken)'. Voeg voor elke verantwoordelijkheid een ✅ toe als je het ermee eens bent of een ❌ als je er niet mee instemt.

Voeg inline-opmerkingen toe als je vragen of opmerkingen hebt over de verantwoordelijkheden van anderen.

Na de teamvergadering bekijkt de rolhouder alle ❌ en beslist of hij aanvullende taken op zich neemt of delegeert. In geval van overlappende taken wordt er een primaire eigenaar aangewezen, samen met potentiële bijdragers of reserve-eigenaren.

Alle verantwoordelijkheden die niet worden opgeëist of geaccepteerd, worden verplaatst naar het niet-toegewezen gedeelte.

Afhankelijk van de organisatiestructuur heeft de rolhouder mogelijk goedkeuring nodig van zijn leidinggevende om zijn rol af te ronden, zoals beschreven in dit proces.

Bekijk niet-toegewezen items gezamenlijk om te bepalen of deze items aansluiten bij bestaande rollen en waarom ze wel of niet geschikt zijn voor specifieke rollen.

Als deze items met geen enkele rol overeenkomen, duidt dat op de noodzaak van een nieuwe rol of een herdefiniëring van een bestaande rol. Het is belangrijk om een verantwoordelijke persoon aan te wijzen om de eigenaar van deze taken te identificeren en een vervolgdatum vast te stellen.

Houd een oogje in het zeil voor verantwoordelijkheden die geen enkele rol op zich wil nemen. Als dergelijke gevallen worden vastgesteld, breng ze dan onder de aandacht van de groep om ze verder te bespreken.

Bespreek het soort relatie dat je hebt tussen je team en elk team waarvan je hebt vastgesteld dat het cruciaal is. We noemen dit je 'interactiesterkte'. Trek lijnen om de sterke punten van interactie met elk team aan te geven.

Interactiesterkte:

• Doorgetrokken streep: er vinden systemische interacties plaats (bijvoorbeeld een terugkerende vergadering of een speciaal Slack-kanaal).
• Onderbroken streep: er wordt gebruikgemaakt van incidentele interacties. Voorbeelden hiervan zijn de afhankelijkheid van een persoonlijke relatie en reactieve samenwerking (veroorzaakt door een incident of probleem).
• Gestippelde streep: deze relatie vereist nieuwe samenwerkingsmethoden.

Voer voor meer uitdagende netwerkinteracties de onderstaande variatie uit met je relatie-eigenaren.