Inclusieve vergaderingen
Vergaderingen leiden is moeilijk. Vergaderingen leiden waar elk teamlid het gevoel heeft erbij te horen is zelfs moeilijker. Hoe je inclusiviteit bereikt.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Creëer een omgeving waarin participatie van alle deelnemers en verschillende meningen worden aangemoedigd.
Als je moeite hebt met gezondheidsmonitor, dan kan het helpen om dit spel uit te voeren.
of in jeMensen
4-7
Voorbereidingstijd
15 min.
Tijd
45 tot 60 min.
Moeilijkheidsgraad
Gemiddeld
Het spel spelen
Concentreer je bij dit spel niet te veel op het stappenplan. Zie het als een verzameling principes en hulpmiddelen die je kunt gebruiken voor evenwichtige deelname bij de volgende vergadering.
Materiaal
Whiteboard of presentatiebord
Markers
Post-its
Timer
Voorbereiding
Voorbereiding (30 min.)
Het is jouw taak om ondervertegenwoordigde stemmen de kans te geven om in een vroeg stadium hun mening te laten horen, de groep klein en minder intimiderend te houden en om iedereen de tijd en ruimte te bieden om gehoord te worden.
1. Stel een gedetailleerde agenda voor de vergadering op en stuur deze ten minste 24 uur van tevoren naar alle deelnemers.
Schrijf agendapunten op als vragen, niet als algemene onderwerpen, en moedig deelnemers aan om zich voor te bereiden. Dit geeft introverte mensen de kans om informatie te verwerken zonder dat ze last hebben van de druk van een luidruchtige sociale omgeving.Vraag mensen (bijv. mannen, extraverte mensen, enz.) om het goede voorbeeld te geven en vraag hen om ruimte vrij te houden zodat hun vrouwelijke en introverte tegenhangers en mensen die op afstand werken ook een bijdrage kunnen leveren.
2. Nodig niet teveel mensen uit voor vergaderingen.
Hoe meer mensen aanwezig zijn, hoe moeilijker het voor iedereen is om bij te dragen. De agenda zou de uitgenodigde mensen moeten helpen om te bepalen of ze bij deze vergadering aanwezig moeten zijn. Zorg ervoor dat het voor de uitgenodigde mensen duidelijk is dat als ze niet rechtstreeks betrokken zijn of het gevoel hebben dat ze niets kunnen bijdragen, ze de uitnodiging mogen afslaan (en je zo nodig doorverwijzen naar iemand anders die wel erbij zou moeten zijn).
3. Plan genoeg tijd om alles op de agenda te behandelen.
Tijdsdruk maakt vergaderingen efficiënter, maar te veel tijdsdruk kan ervoor zorgen dat de meningen van minder uitgesproken deelnemers worden overschaduwd.Zorg ervoor dat er genoeg tijd is voor iedereen om zijn mening te geven, voort te bouwen op de mening van anderen en samen tot een conclusie te komen.
Stap 1
Schets de situatie (5 min.)
Gebruik gelijke zitplaatsen om een gelijke waarde aan te geven
Zorg ervoor dat iedereen comfortabel aan de tafel zit. Als sommige mensen aan één kant bij elkaar zitten, vraag ze dan meer verspreid te gaan zitten, zodat iedereen gezien en gehoord kan worden. Je kunt ook proberen nog een stap verder gaan met dit principe. In plaats van deelnemers die op afstand werken als grote hoofden op tv-schermen aan de vergadering te laten deelnemen, kun je de vergadering ook volledig online houden, waarbij zelfs de deelnemers die zich op dezelfde locatie bevinden vanaf hun eigen bureau inbellen.
Zorg dat iedereen zich welkom voelt
Stel iedereen kort voor en leg uit waarom iedereen voor deze vergadering is uitgenodigd. Dit vermindert spanning aan het begin en zorgt ervoor dat iedereen zich gewaardeerd en betrokken voelt.
Stel enkele basisregels op
Stel de regel 'elkaar niet onderbreken' in en moedig iedereen aan om hun mening te laten horen en onderbrekingen te benoemen. Als er deelnemers op afstand zijn, herinner iedereen er dan aan om ze erbij te betrekken en wijs ze op een functie om een virtuele hand op te steken of op een berichtenbord waar iedereen op moet letten.
Leg de structuur van de vergadering uit. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een discussie in round-robin-stijl om ervoor te zorgen dat iedereen in de zaal de kans krijgt om zich uit te drukken voordat je naar het volgende onderwerp gaat. Of je kunt een praatstok rond laten gaan of maak gebruik van een duidelijk geluid om aan te geven dat iemand te veel aan het woord is.
Neem de rollen en agenda van vergaderingen door om eventuele onduidelijkheden op te helderen
Leg uit wie verantwoordelijk is voor elk agendapunt, wie de vergadering leidt en wat de doelstellingen van de vergadering zijn.
Stap 2
Beoordelingen teamwaarde (20 tot 40 min.)
Tover deze trucjes uit je hoge hoed als de situatie daarom vraagt.
Betrek iedereen erbij
Geef minder dominante deelnemers proactief het woord door ze individueel aan te spreken. Controleer bij vergaderingen met deelnemers op afstand regelmatig of ze het gesprek kunnen volgen en een bijdrage kunnen leveren.
Onderbreek onderbrekingen!
Geef het goede voorbeeld en geef het aan als je ziet dat iemand per ongeluk wordt onderbroken tijdens een discussie. Moedig anderen aan om hetzelfde te doen. Zorg dat je goed voorbereid bent met zinnen als 'Wacht even, Fatima. Ik wil er zeker van zijn dat ik begrijp wat Aniket bedoelt voordat we verdergaan.'
Als mensen anderen herhaaldelijk onderbreken, neem ze dan na de vergadering even apart en wijs hen erop. Ga ervan uit dat ze zich totaal niet bewust zijn van hun gedrag; mensen doen dit zelden met opzet.
Ere wie ere toekomt
Als iemand een goed punt maakt, erken hun bijdrage dan en geef publiekelijk blijk van je waardering voor hun ideeën. Laat anderen niet met de eer gaan strijken en benadruk wanneer er waarde is toegevoegd.
Gebruik de kracht van de pen
Als iemand te veel aan het woord is, vraag deze persoon dan om notulist te zijn. Dit geeft hen intrinsiek de opdracht om te luisteren en biedt anderen de mogelijkheid om een bijdrage te leveren.
Schrijf en deel
Geef iedereen de tijd om de vraag te verwerken, hun gedachten op papier te zetten en te delen wat ze hebben bedacht. Dit geeft minder uitgesproken deelnemers de tijd om hun gedachten te ordenen en zorgt ervoor dat hun mening gehoord wordt.
Laat niks liggen
Pauzeer aan het einde van elk agendaonderwerp om afspraken te maken over de volgende stappen en specifieke toezeggingen te doen. Wijs een Direct Verantwoordelijk Persoon (DVP) aan en wissel de DVP-rol af om ervoor te zorgen dat de meest luidruchtige persoon niet alle actie-items ontvangt.
Antipatroon
Mensen voor het blok zetten
Zet mensen niet onder druk om snel iets zinnigs te zeggen. Vraag de deelnemers in plaats daarvan of ze het eens zijn met de conclusies van de groep tot nu toe en of er misschien iets is dat we nog niet hebben behandeld.
Stap 3
Afronden (5 min.)
Neem de belangrijkste punten en beslissingen door om er zeker van te zijn dat iedereen het erover eens is en verduidelijk (of herhaal) vervolgens de volgende stappen en DVP's.
Neem aan het einde de tijd om iedereen voor hun bijdrage te bedanken en benadruk de waarde die deze bijeenkomst heeft gecreëerd, bijvoorbeeld 'De beslissingen die we hier vandaag hebben genomen, zorgen ervoor dat we tijdens de rest van het project veel sneller kunnen handelen'.
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
En nu…
Verstuur een bericht met de belangrijkste punten en actie-items die moeten worden opgevolgd en de DVP's. Zo is iedereen op de hoogte en op dezelfde golflengte (houd er rekening mee dat deelnemers op afstand misschien niet alles perfect hebben kunnen horen).
Vraag proactief naar ideeën die na de vergadering in mensen zouden kunnen opkomen. Introverte mensen hebben tijd alleen nodig om nieuwe informatie te verwerken om zo het beste uit hunzelf te halen. Stuur bijvoorbeeld een bericht als: 'Heeft iemand nieuwe ideeën over deze situatie sinds de vergadering? Zo ja, dan hoor ik ze graag.'
Houd actie-items de gaten. Wijs iemand aan die na de vergadering periodiek controleert of de afspraken worden nagekomen of opnieuw evalueert als er iets onverwachts is gebeurd.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.