Kick-off van IT-project
Je hebt het idee. Je hebt de zakelijke betrokkenheid. Gebruik nu deze kick-offtechniek om je IT-project te laten slagen.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Stem je team af op mijlpalen, scope en doelen.
Bereid je IT-project voor op succes.
Als uit de Health Monitor blijkt dat je moeite hebt met , kan het helpen om dit spel te spelen.
Mensen
Het hele team
Voorbereidingstijd
15 min.
Tijd
60 tot 90 min.
Moeilijkheid
Gemiddeld
Het spel spelen
Probeer niet alle onderstaande activiteiten in één vergadering te doen (anders komen mensen niet meer naar de volgende vergadering). Gebruik de onderstaande handleiding en je eigen oordeel om 3 à 4 van de volgende 'snelle' versies te kiezen van onze favoriete spellen voor IT-teams.
Voorbereiding
Stel je agenda op (15 min.)
Bekijk de startactiviteiten hieronder en kies de activiteiten die het beste bij je project passen. Hulp nodig? Hier zijn een paar suggesties op basis van het soort project.
Naleving – Projecten voor het doorvoeren van wijzigingen om te voldoen aan regels, wetten, beleid en/of bestuursnormen die zijn opgelegd door regelgevende instanties of overheidsinstanties.
Belangrijkste startactiviteiten:
- Afhankelijkheid in kaart brengen
- Als team prioriteit geven
- Plan voor communicatie met belanghebbenden
Bedrijfstransformatie – Projecten die erop gericht zijn omje bedrijfsmodel te moderniseren. Ze kunnen betrekking hebben op je netwerkarchitectuur, hardware, software, IT-servicemanagementmethoden en/of hoe informatie wordt opgeslagen.
Belangrijkste startactiviteiten:
- Elevatorpitch
- Als team prioriteit geven
- Afhankelijkheid in kaart brengen
- DACI
Ontwikkeling – Projecten die betrekking hebben op de vroege stadia van experimenteren, met als doel nieuwe zakelijke mogelijkheden te creëren.
Belangrijkste startactiviteiten:
- Omgangsregels
- Elevatorpitch
- In kaart brengen van mijlpalen
Wat als geen van deze projectcategorieën op jou van toepassing is? Kies er gewoon een om te beginnen. (Om eerlijk te zijn heb je al een voorsprong op de concurrentie, omdat je een kick-off voor een project hebt gepland. De meeste teams doen deze activiteiten pas als het kwaad al is geschied!)
Tip:
De start van je project gebeurt vanzelf als je van het bepalen van de scope overgaat naar de uitvoering. Zorg ervoor dat je voor de kick-off een IT-projectposter hebt gemaakt, zodat iedereen met dezelfde context de ruimte binnenkomt.
Stap 1
Schets de situatie (5 min.)
Verwelkom de groep en bedank iedereen dat ze de tijd hebben genomen om aanwezig te zijn. Neem de agenda die je hebt gekozen door, maar besteed niet veel tijd aan de details van elke activiteit.
Als dit de eerste keer is dat deze groep samenkomt, ga dan de ruimte rond en vraag iedereen om hun naam, rol in het project en een leuk weetje over zichzelf te vertellen. (Ideeën: koffie, thee of frisdrank? Kun je je een bumpersticker herinneren die je leuk of grappig vond? Wat is jouw superheldennaam? Wat wordt de titel van je autobiografie? Waar zou je op vakantie gaan als geld geen rol zou spelen? Welk dier zou je willen zijn. Waarom?)
Vraag iedereen om hun introductie onder de 30 seconden te houden. Je hebt namelijk veel te bespreken tijdens deze vergadering!
Stap 2
Begin aan je startactiviteiten (40 tot 60 min.)
CAPACITEITSPLANNING (10 MIN.)
Vraag iedereen om alle activiteiten op te schrijven die in een normale werkweek plaatsvinden (werken aan verschillende projecten, het verhelpen van bugs, reageren op incidenten, administratieve taken, terugkerende vergaderingen, koffie halen, spontane gesprekken op de gang, één-op-ééngesprekken, enz.). Maak een schatting van het aantal uren dat aan elke categorie wordt besteed.
Vat de capaciteit van het team samen in een tabel. Groepeer alle personen in dezelfde rol, noteer hun rol, naam en uren die wekelijks aan dit project worden besteed. Totaal aantal beschikbare uren per rol.
PRIORITEITEN STELLEN ALS TEAM (15 MIN.)
Brainstorm als groep over alle taken die jullie moeten voltooien om de doelstellingen van het project te bereiken. Schrijf iedere taak op een eigen indexkaart. Noteer op de achterkant van elke indexkaart of en hoe de taak zich verhoudt tot andere taken. Afhankelijkheidsrelaties zijn bijzonder belangrijk om te vermelden, bijvoorbeeld 'is afhankelijk van' of 'hangt hiervan af'.
Klaar voor de start, prioriteren maar! Sorteer alle taken door de kaarten op een tafel of muur te rangschikken. Als je meer dan 15 taken hebt, kun je ze indelen in werkcategorieën en binnen elke categorie prioriteiten stellen.
Definieer wat de overwegingen zijn om te bepalen of een taak boven of onder de lijn 'Kunnen we weglaten' moet komen te liggen. Als je het eens bent over de criteria, trek dan de lijn voor de taken die zijn gerangschikt.
Let op de afhankelijkheden. Geef een taak geen lage prioriteit als er nog tien andere taken van afhangen!
OMGANGSREGELS (15 MIN.)
Vraag de groep om te brainstormen over de regels en normen waar het hele team zich aan moet houden. Schrijf ze allemaal op een eigen post-it.
Deel je ideeën één voor één door post-its op een muur te plakken. Groepeer ideeën die bij elkaar horen.
Benoem de ideeën waarover mensen het grotendeels eens zijn en bespreek de ideeën waarover mensen het niet eens zijn om tot een overeenkomst te komen. Als jullie het eenmaal eens geworden zijn, bespreek dan hoe jullie deze regels in de toekomst kunnen implementeren en noteer welke acties jullie moeten ondernemen.
ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN (20 MIN.)
Bepaal welke rollen er zijn in het team en groepeer mensen die dezelfde rol vervullen.
Laat elke groep hun 3 tot 5 belangrijkste verantwoordelijkheden en 1 tot 2 belangrijkste verantwoordelijkheden van elke andere rol opschrijven.
Noteer alle zelfgerapporteerde en door een team gerapporteerde verantwoordelijkheden in een tabel met elke rol als de rijkoppen en 'wat ik denk dat ik doe' en 'wat anderen denken dat ik doe' als kolomkoppen. Bespreek de verschillen tussen zelfgerapporteerde en door het team gerapporteerde verantwoordelijkheden en noteer alle verantwoordelijkheden die aan niemand zijn toegewezen.
IN KAART BRENGEN VAN AFHANKELIJKHEDEN (15 MIN.)
Brainstorm over systemen, teams en andere projecten die door jullie project worden beïnvloed. Wijs voor ze allemaal een eigenaar toe die verantwoordelijk is voor het invullen van het soort afhankelijkheid en de beschrijving.
Benoem alle dingen die mis kunnen gaan tijdens het project. Nadat jullie alles hebben benoemd, verwijder dan alle risico's met weinig impact en onwaarschijnlijke risico's. Rangschik voor de rest het potentiële impactniveau als hoog, gemiddeld of laag en wijs ze allemaal aan een eigenaar toe. De eigenaar is verantwoordelijk voor het opstellen van een mitigatieplan en het identificeren van een eigenaar voor dat mitigatieplan.
Dit is het moment om uit te zoeken hoe jullie al deze afhankelijkheden en risico's gedurende de hele looptijd van het project een stap voor kunnen blijven. Maak als groep een lijst van alle belanghebbenden die relevant zijn voor de risico's en afhankelijkheden waarover eerder is gebrainstormd. Bepaal voor elke belanghebbende hoe vaak je gaat communiceren (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, ad hoc).
MIJLPALEN IN KAART BRENGEN (10 MIN.)
Trek een horizontale lijn op een whiteboard of posterpapier. Schrijf bij het linkeruiteinde 'vandaag' en laat het rechteruiteinde open. Vul als groep de vaststaande mijlpalen in die voor dit project al zijn overeengekomen.
Onthoud dat mijlpalen de momenten zijn waarop jullie klantwaarde leveren. We raden aan om werk vaak te leveren, zodat je vaak feedback krijgt.
ELEVATOR PITCH (10 MIN.)
Vraag iedereen om de volgende verklaring in te vullen voor het betreffende project. Probeer iedereen 2 tot 3 versies te laten maken. We merken dat hoe vaker we ze doen, hoe beter ze worden!
Voor [TYPE DOELKLANT] die [BEHOEFTE/WENS] nodig heeft, is [OPLOSSING] een [TYPE PRODUCT] dat [BELANGRIJKSTE VOORDEEL].
Vraag iedereen om hun beste pitch met de groep te delen. Bespreek ze en kom tot een gezamenlijke versie die 'goed genoeg' is en zorg ervoor dat je de discussie beperkt tot ongeveer 5 minuten. Je kunt de versie later altijd nog asynchroon verfijnen.
DACI (10 MIN.)
Vraag iedereen om te bepalen wie de standaard Driver (D, aanjager), Approver (A, goedkeurder), Contributors (C, deelnemers) en Informed (I, geïnformeerde) zou moeten zijn voor beslissingen over het project.
D = Driver (aanjager). De persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van belanghebbenden, het verzamelen van alle nodige informatie en het nemen van een beslissing op de afgesproken datum. Dit kan al dan niet de voltijdse eigenaar van het project zijn, afhankelijk van de beslissing.
A = Approver (goedkeurder). Dit is de enige persoon die de beslissingen neemt.
C = Contributors (bijdragers). Zij beschikken over kennis of deskundigheid die de beslissing kan beïnvloeden. Ze kunnen dus wel iets inbrengen, maar niet meestemmen.
I = Informed (geïnformeerd). Ze worden op de hoogte gebracht van de uiteindelijke beslissing.
Noteer de afgesproken rolverdeling op een pagina en verstuur deze naar alle belanghebbenden.
COMMUNICATIE MET BELANGHEBBENDEN (15 MIN.)
Brainstorm over alle belanghebbenden, zowel binnen als buiten je team. Bepaal voor elke groep belanghebbenden (d.w.z. je doelgroep) hun relatie tot het project. Zijn zij besluitnemers? Partners om mee te sparren? Deskundig medewerkers? Probleemoplossers? Betrek je team erbij!
Bedenk wat de meest doeltreffende manier is om met elk publiek te communiceren. Denk ook na over welke content je gaat delen en welke tool je daarvoor gaat gebruiken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om met je directe team een chatroom te gebruiken waar je kleine updates deelt en elkaar om input kunt vragen.
Maak een tabel met de volgende rijen:
- Dagelijks
- Wekelijks
- Tweewekelijks
- maandelijks
- Elk kwartaal
- Jaarlijks
- Incidenteel
Schrijf voor elke frequentie op met welk publiek je communiceert, welke kanalen je gebruikt, wat je communiceert en welke links je meestuurt naar verdere details of hulpmiddelen.
Als je na de eerste twee stappen geen tijd meer over hebt, wijs dan deze stap toe aan een eigenaar die er na de vergadering mee aan de slag gaat.
Bijvoorbeeld...
Dit is hoe een typische capaciteitstabel voor teams eruit kan zien.
Stap 3
Afronding en volgende stappen (10 min.)
Waarschijnlijk was dat best veel om in 60 tot 90 minuten te behandelen, niet? Kijk terug op de voltooide activiteiten en vat alle openstaande acties samen.
Neem voordat je vertrekt vijf minuten de tijd om iedereen te vragen of ze vertrouwen hebben in het vermogen van het team om de projectdoelen te behalen. Vraag iedereen om tegelijkertijd met hun duimen te stemmen: duim omhoog = zelfverzekerd, duim horizontaal = ik heb nog vragen, duim omlaag = onzeker.
Voer na het stemmen een korte discussie over de uitkomst. Maak afspraken over acties of een incheckprocedure om de redenen voor de horizontale duimen en duimen omlaag in de gaten te houden.
Is het gelukt?
Zorg ervoor dat je een volledige gezondheidsmonitorsessie of checkpoint organiseert met je team om te zien of er verbetering is.
Variaties
Dit is echt een spel waarbij je je eigen avontuur kiest. Je kunt elke combinatie van de negen spellen doen. Als je ze in een vroeg stadium speelt tijdens een vergadering, ben je de meeste projecten tien stappen voor.
De meeste spellen in dit spel kunnen ook op zichzelf worden gespeeld. Je kunt hier een aparte sessie voor organiseren. Als je team meer tijd nodig heeft, speel dan maar een of twee spelletjes als onderdeel van de aftrap van het project. Raadpleeg de volledige spelinstructies voor het gedetailleerde speelschema.
En nu…
We raden je aan om maandelijks de gezondheid van je team en project te checken met behulp van de gezondheidsmonitoren.
GERELATEERDE SPELLEN
Wil je nog meer materiaal?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.
