IT-projectposter

Projectposters vul je in de loop van verschillende sessies met je team in, dus geen zorgen: je hoeft niet alles in één keer te doen. Tijdens de eerste sessie ligt de nadruk op het definiëren van de probleemspace. Deel het vervolgens zo vroeg mogelijk met je belanghebbenden, zodat ze hun feedback kunnen geven. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.

De poster is opgedeeld in drie delen ter ondersteuning van deze ontwikkeling:

Definieer het probleem – Leg uit waarom het oplossen van dit probleem belangrijk is voor klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van de doelstellingen, mogelijke oplossingen en wie of wat wordt beïnvloed.

Zoek een oplossing – Werk mogelijke benaderingen uit en beslis over de beste oplossing. Vertel hoe je hier terecht bent gekomen, hoe succes eruitziet en wat voor invloed dit zal hebben op andere systemen en teams.

Klaar om te beginnen – Zet je mijlpalen uiteen en zorg hierbij dat je je richt op de levering van terugkerende klantwaarde. Tijdens de voorbereiding op de aftrap van het project moet iedereen in het team moet weten wat zijn of haar rol is.

HOE VERLOOPT ELKE SESSIE?

Plan 60 minuten in met je team.Verzamel en deel vooraf relevante informatie (bijvoorbeeld notities van gebruikerstesten, analyses, feedback van klanten, marktonderzoek enz.).

Begin de eerste sessie door het sjabloon te delen van de projectposter met de instructies. In latere sessies kun je beginnen met een (korte!) terugblik op wat er op de poster is veranderd.

Lees je team de vragen voor en wees het eens over elke vraag voordat je naar de volgende gaat. Als je een patstelling bereikt of teamleden hebben sterk uiteenlopende ideeën, neem dan de tijd om tot gedeelde visies te komen door dit te bespreken. Lukt dit niet? Geef iemand van het team dan een vervolgopdracht waarbij meer informatie wordt verzameld en verstrekt. Het kan uiteindelijk zo zijn dat de voltijdse eigenaar van het project (d.w.z. de projectleider) of de executive sponsor de meningsverschillen moeten oplossen door simpelweg te beslissen welke weg moet worden ingeslagen.

Definieer je probleem

Dit deel duurt niet langer dan een uur. Breng een paar mensen bij elkaar om de grote lijnen van je project uit te zetten. Vermeld net genoeg details zodat een buitenstaander kan begrijpen waarom je dit project doet en wat de doelstellingen ervan zijn.

Wat is het probleem: Geef hier duidelijk en beknopt aan waarom je dit probleem probeert op te lossen en wie daar baat bij heeft.

Mogelijke oplossingen: Brainstorm in groepsverband over mogelijke manieren om het probleem dat je zojuist hebt gedefinieerd op te lossen. Dit onderdeel neemt gemakkelijk uren in beslag, dus gebruik een timer om jezelf te dwingen hier niet meer dan 20 minuten aan te besteden. Een beschrijving van de oplossing waar iedereen naar neigt, en een kort overzicht van mogelijke alternatieven moeten hiervan het resultaat zijn.

Betrokken teams: Houd het in dit stadium nog even abstract. De bedoeling is enkel om te begrijpen wie je gaat betrekken bij de volgende stappen als je het project meer in detail uitwerkt.

Vind een een oplossing

Nu kun je eindelijk dieper in je project duiken. Gebruik het eerste onderdeel als leidraad om de details uit te werken. Op dit moment is dit nog geen volledig projectplan, maar het zal in een later stadium dienen als roadmap voor een uitgebreid plan. Betrek je belanghebbenden en andere betrokken teams bij de evaluatie en het co-design van mogelijke oplossingen.

De oplossing in detail: Ga specifieker in op de door jou gekozen oplossing en wat je gaandeweg gaat leveren.

Validatie: Welke vragen moest je beantwoorden om tot deze oplossing te komen en welke gegevens of andere informatie die je hebt gebruikt om die vragen te beantwoorden. Voeg hier ook de nog openstaande vragen aan toe die nog moeten worden beantwoord. Het gaat immers om een dynamisch document.

Visualiseer de oplossing: Niemand heeft zin om lappen teksten te lezen, dus maak er een visueel feestje van. Werk samen net met een architect om de informatiestromen tussen systemen uit te tekenen en leg hier de resultaten vast. Voeg gerust een foto toe van een whiteboard of een screenshot van wat je in een tekenprogramma hebt geschetst. Heb je eenmaal een technisch beeld van de oplossing? Probeer je je dan te verplaatsen in de gebruiker en stippel uit hoe die de oplossing gaat ervaren.

Meet het succes: Richt je op het resultaat dat je voor het bedrijf gaat behalen en omschrijf hoe dat succes eruitziet. Hoe specifieker en meetbaarder, hoe beter, maar dat verschilt van project tot project. Als je hiermee worstelt, onderbreek dan de sessie en probeer het spel Doelen, Signalen en Maatregelen voordat je verdergaat met de volgende stap.

Schrijf in een tabel welke gevolgen het project heeft. Op welke systemen en teams heeft je project betrekking? Welke systemen en teams moeten wijzigingen aanbrengen, zodat je het project kan uitvoeren? Aan het einde van deze stap heb je als het goed is een lijst van systemen en teams die je bij het project betrekt, van eventuele afhankelijkheden van andere teams en van elke gevolgen en hoe zwaar ze wegen.

Klaar om te beginnen?

(Als je na het onderdeel 'Vind een oplossing' nog tijd over hebt, kun je ook het 'Klaar om te beginnen'-onderdeel aanpakken. Zo niet, plan dan 30 minuten extra of vraag aan iemand om een eerste ontwerp te maken. Deel dit vervolgens met je team ter beoordeling.)

Nu je een idee hebt van de oplossing, welke invloed deze zal hebben op andere teams en de waarde die je aan klanten levert, kun je wat tijd vrijmaken om dit project en de voordelen ervan te af te wegen tegen andere mogelijke projecten die in je organisatie of team worden uitgevoerd. Je kunt op dit punt besluiten het project voort te zetten of, als je het te druk hebt, het naar een later tijdstip te verschuiven. Vergeet niet dat je probeert je klanten zoveel mogelijk waarde te bieden.

Als je eenmaal besluit verder te willen met je project, maak je dan klaar voor de realisatie ervan. In deze fase bereid je jezelf voor om je project optimaal uit te voeren. Vraag belanghebbenden en andere teams steeds om feedback naarmate je het project meer uitwerkt, zodat iedereen akkoord gaat met de manier waarop je het aanpakt en hoelang het gaat duren.