Sparren in de praktijk
Deze softwareontwikkelaars geven feedback op de geplande upgrades van de innovatiecyclus van hun productmanager.
Deze HR-directeur krijgt van het team feedback op haar ontwerp voor het beloningsprogramma Healthy Habits.
Post-its van een evenemententeam dat spart over een ontwerpplan voor een nieuwe reeks virtuele gastenpanels.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Afdrukken of een screenshare van je werk
Whiteboard
Markers
Post-its
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Wat betekent ‘sparren’?
Op het gebied van samenwerken heeft sparren niets te maken met vechten, dus berg je bokshandschoenen maar weer op. In plaats daarvan is sparren een methode om op het werk feedback te ontvangen op een manier die helpt om je werk in beweging te houden zonder dat iemand zich hierdoor ongemakkelijk of gekwetst voelt. Hoewel het idee van feedback van collega’s misschien eng lijkt, zowel voor de schenker als de ontvanger van de feedback, is het een cruciaal onderdeel van het verbeteren van processen, workflows, resultaten en teamrelaties. Gebruik het sparspel om ervoor te zorgen dat de feedback die je ontvangt van collega’s relevant is, divers is en gegeven wordt binnen een psychologisch veilige omgeving.
Spelinstructies
1. Voorbereiding 15 minuten
Begin voor teams op afstand met het aanmaken van een nieuw samenwerkingsdocument, eventueel met een van de bovengenoemde sjablonen.
Stuur dit document en alle aspecten waarover je feedback van collega’s wilt ontvangen voorafgaand aan de vergadering naar je deelnemers. Zorg dat je content digitaal beschikbaar is en wees bereid om links of je scherm te delen om te sparren.
Verstuur bij vergaderingen waarbij deelnemers persoonlijk aanwezig zijn alle documenten die door collega’s gelezen dienen te worden voorafgaand aan de vergadering. Zoek een whiteboard en verzamel markeerstiften en post-its. Druk de inhoud af waarvoor je het sparspel wilt gebruiken met een grote tekengrootte en maak gebruik van dubbele of zelfs driedubbele spaties. Hierdoor is de inhoud gemakkelijk te lezen en te markeren.
Ook kan het nuttig zijn om een aantal voorbeelden van eerdere feedback van collega's te benoemen bij je sparringteam als je deze hebt.
TIP: LEZEN VOOR GEVORDERDEN
Een sparsessie wordt opzettelijk kort gehouden, zodat je op een snelle manier veel feedback van collega’s krijgt. Stuur deelnemers vooraf context zodat ze er meer over kunnen lezen, zoals klantgegevens of concurrentieanalyses.
2. Bereid de ruimte voor 5 MIN.
Begin de vergadering met het volgende:
- Een korte beschrijving van waar je aan werkt
- Een uitleg waarom je feedback wilt en hoe je die gaat toepassen
- Een overzicht maken van de aspecten waarover je feedback van collega’s wilt ontvangen (en over welke niet)
-
Deel, als je deze hebt, snel één of twee uitstekende voorbeelden van feedback van collega’s om je deelnemers een algemeen idee te geven van wat er verwacht wordt
TIP: PERSPECTIEVEN VAN BUITENAF
Nodig zowel personen uit die bekend zijn met je werk als personen die dat niet zijn. Buitenstaanders bieden een frisse blik.
3. Feedback verzamelen 10 MIN.
Zet een timer op 10 minuten. Laat de deelnemers je werk bekijken en daar feedback op geven. Dit kunnen punten zijn die ze aanspreken, of zaken die ze zouden veranderen of schrappen. Eventuele vragen kunnen ook worden gesteld.
Moedig ze aan om het werk zelf te markeren met stiften, post-its of opmerkingen. Ook kan je notities verzamelen met behulp van een van sparsjablonen hierboven.
Erken, als je feedback aan collega‘s geeft, de positieve punten en geef concreet advies over hoe het werk kan worden verbeterd. Het geven van positieve feedback en opbouwende kritiek helpt om een veilige omgeving te creëren voor besprekingen en vergroot de kans dat teamleden in de toekomst contact opnemen voor meer feedback van collega’s.
Aan de andere kant kan het moeilijk zijn om veel kritische feedback te ontvangen. Vergeet niet dat het ontvangen van feedback op het werk niet persoonlijk is. Het gaat erom dat je je werk kan verbeteren met hulp van mensen die achter je staan.
TIP: HET GELUID VAN STILTE
Om stillere teamleden de ruimte te bieden om na te denken en input te geven, kun je je teamleden in stilte laten schrijven. Hierdoor ligt de focus op het geven van eerlijke, bruikbare feedback van collega’s in plaats van op besprekingen.
4. Feedback bespreken 10 MIN.
Evalueer de feedback van het team. Stel eventuele terugkerende thema’s vast en vat samen hoe je de feedback die je hebt ontvangen van collega’s interpreteert. Zo zorg je ervoor dat jullie het allemaal eens zijn over waarop de feedback betrekking heeft.
Bespreek waarom je bepaalde keuzes in je werk hebt gemaakt en sta open voor verbeterpunten van je team.
TIP: GEEF OPBOUWENDE KRITIEK
Benoem bij het feedback geven de positieve punten en geef concreet advies over hoe het werk kan worden verbeterd.
TIP: GOED BEDOELD
Sommige mensen vinden het moeilijk om veel kritische feedback te ontvangen. Onthoud dat het niet persoonlijk is. Het gaat erom dat je je werk kan verbeteren met hulp van mensen die achter je staan.
5. Afronden 5 MIN.
Bedank de deelnemers voor hun medewerking en feedback. Laat ze weten wat de vervolgstappen van je werk zijn en wanneer ze een reactie kunnen verwachten op je volgende iteratie.
TIP: MAAK ER EEN GEWOONTE VAN
Creëer een cultuur waarin regelmatig feedback wordt gegeven door wekelijks een vaste sparsessie in de agenda te zetten waarvoor teamleden zich kunnen aanmelden om hun werk te delen.
Opvolgen
Feedback evalueren
Neem na het spel individueel de tijd om de feedback van collega’s in het team te ordenen en erop te reflecteren. Soms heb je geen tijd om alle feedback van collega’s te bespreken die je tijdens de sparsessie hebt ontvangen, dus gebruik deze tijd om concreet vast te stellen van welke feedback je gebruik gaat maken. Neem als je vragen hebt contact op met de deelnemers.
Tweede ronde
Je kunt, zodra je de feedback hebt verwerkt, overwegen om een tweede sparringsessie te plannen om je werk nog verder bij te schaven.
Variaties
Verlaat de ruimte
Laat de presentator de zaal verlaten wanneer de feedback wordt verzameld tijdens de sparsessie. Zo kunnen de deelnemers zich concentreren op het schrijven van hun feedback, in plaats aspecten bespreken met de presentator. Ook zorgt dit ervoor dat ze zich meer op hun gemak voelen bij het geven van feedback aan collega’s, waarbij opbouwende kritiek gegeven kan worden.
Als je met een team op afstand deelneemt aan een virtuele vergadering, laat de presentator dan tijdelijk de vergadering verlaten zodat de deelnemers de tijd en de ruimte hebben om feedback te kunnen geven zonder afleidingen of besprekingen.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
