Wat is een asynchrone wekelijkse teamupdate?
Door synchrone updates, ook wel asynchrone vergaderingen genoemd, kunnen deelnemers communiceren en samenwerken zonder dat er interactie in realtime (synchronisatietijd) nodig is, of dat er onmiddellijke reactie nodig is.
Waarom asynchrone wekelijkse updates gebruiken
Het Teamwork Lab, een groep gedragswetenschappers die zich toelegt op het ontwerpen en valideren van de beste manieren om te werken voor moderne teams, heeft de effectiviteit getest van het vervangen van persoonlijke vergaderingen door asynchrone Loom-video-updates binnen Atlassian. Wekelijkse statusupdates waren een perfecte kandidaat voor dit experiment. Dit zijn enkele belangrijke bevindingen:
- Meer dan 1.000 Atlassians hebben in slechts twee weken 5000 uur vrijgemaakt voor geconcentreerd werk
In vergelijking met schriftelijke Slack-updates, kregen directe medewerkers die Loom-video-updates ontvingen een groter gevoel van verbondenheid met de manager (38% versus 9%)
Wanneer en hoe je een wekelijkse teamupdate deelt
Wekelijkse teamupdates kunnen het beste elke week gedeeld worden. Er zijn twee media die je kunt gebruiken om je asynchrone wekelijkse teamupdate te delen:
- Schriftelijk bericht (bijv. Slack
-
Videobericht (bijv. Loom
Het Teamwork Lab van Atlassian stelde vast dat videoberichten effectiever waren dan Slack-berichten in het bevorderen van verbonden teams die duidelijkheid hebben over hun doelen en zich meer erkend voelen.
De voordelen van het delen van wekelijkse updates
- Duidelijkheid: door regelmatig updates te geven, kan je team afgestemd blijven op je voortgang en hoe je doelstellingen volgt.
- Impact: door elke week tijd vrij te maken om even stil te staan bij je voortgang, kun je onderzoeken welke taken de grootste impact hebben op je bedrijf, zodat je slimmer kunt werken, en niet harder.
- Proactiviteit: ondervang problemen en obstakels voordat ze zich voordoen.
- Verbinding: bouw een band op met je team, zelfs als je in verschillende tijdzones bent, door je werk te delen en anderen te erkennen. Als mensen erkend worden voor hun werk, stijgt hun motivatie en tevredenheid.
- Efficiëntie: door updates asynchroon te delen, kun je je waardevolle vergadertijd gebruiken voor de onderdelen van je werk waarvoor synchronisatietijd nodig is.
- Loopbaanontwikkeling: het delen van wekelijkse updates geeft je de mogelijkheid om je prestaties te delen en te vieren. Dat zorgt voor momentum en betrokkenheid bij je werk.
Wat heb je nodig?
Tool voor videoberichten of tool voor schriftelijke communicatie
Hoe je je wekelijkse teamupdate deelt
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Bereid je teamupdate voor met behulp van onze sjablonen 'Komende week' en 'Weekoverzicht'.
- Neem je update op of schrijf deze op.
- Deel de update met je team.
Sjabloon 'Komende week'
1. Voorbereiding 15 min.
Denk na over je drie belangrijkste prioriteiten voor de week. Uit onderzoek blijkt dat mensen effectiever zijn als ze een duidelijke reeks topprioriteiten hebben.
Zet vervolgens het 'waarom' achter elke prioriteit. Inzicht in de impact verhoogt de motivatie.
Deel tot slot eventuele uitdagingen of obstakels waarbij je hulp nodig hebt en stel een specifieke vraag (bijvoorbeeld feedback, het vinden van de juiste contactpersoon, training voor een nieuw proces). Neem dit op in je sjabloon voor de komende week.
Sjabloon 'Komende week':
Mijn topprioriteiten voor deze week zijn:
1. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
2. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
3. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
Uitdagingen waarbij ik hulp nodig heb:
1. [uitdaging] + [de hulp die nodig is]
2. [uitdaging] + [de hulp die nodig is]
2. Neem je update op of schrijf deze op 15 min.
Nu je de sjabloon hebt gebruikt om na te denken over wat je wilt delen, moet je beslissen hoe je het wilt delen!
Kies je indeling voor het delen, geschreven of video, voor je wekelijkse updates. Kiezen voor een Loom-video kan dit proces vereenvoudigen en verbeteren. Videoberichten moet je beknopt houden, 3 tot 5 minuten, waarbij je je concentreert op belangrijke updates in plaats van op gedetailleerde rapporten. Perfectie op camera is niet nodig!
Update via Loom-videobericht:
Schriftelijke update:
Hallo team. Fijne maandag! Hier is een overzicht van mijn komende week:
Mijn topprioriteiten voor deze week zijn:
1. Het AI-blog schrijven → we willen onze nieuwe AI-functies promoten bij gebruikers
2. De kandidaten voor de rol als stagiair bekijken → de deadline voor sollicitatiegesprekken is volgende week
3. Inhoudskalender voor volgende maand plannen → de publicatieplannen moeten een maand van tevoren klaar zijn
Uitdagingen waarbij ik hulp nodig heb:
1. Het AI-team moet de blogpost controleren om er zeker van te zijn dat deze juist is
2. Ik heb input nodig van het team over wat er gevraagd wordt van projectstagiairs, zodat ik kandidaten aan de hand daarvan kan beoordelen
Doe je duim omhoog als alles duidelijk is of plaats een vraag en dan ik neem binnen 24 uur contact met je op.
Tip: camera aan
Uit onderzoek blijkt dat mensen zich meer verbonden voelen als de camera's aanstaan voor video-opnamen.
3. Deel 1 min
Nu je je update hebt geschreven of opgenomen, moet je deze met je team delen via hun favoriete communicatiekanaal – Slack, een gedeeld document of e-mail.
Vergeet niet te reageren op eventuele opmerkingen van je team — al is het maar met emoji's!
Bericht om je Loom-video-update te delen:
Topprioriteiten deze week [1 juni 2024]
Hallo team. Fijne maandag!
Bekijk mijn topprioriteiten voor deze week [Loom 3 minuten]
Questions
- Voeg eventuele vragen of opmerkingen toe aan de Loom en dan zal ik ze beantwoorden.
-
Als je vragen hebt over taakprioriteiten, neem dan gerust persoonlijk contact met me op.
Een goed begin van de week gewenst!
Bericht om je schriftelijke update te delen:
Topprioriteiten voor deze week [1 juni 2024]
Hallo team. Fijne maandag!
Bekijk mijn belangrijkste prioriteiten voor deze week:
Mijn topprioriteiten
1. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
2. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
3. [prioriteit] + [waarom het een prioriteit is]
Uitdagingen waarbij ik hulp nodig heb:
1. [uitdaging] + [de hulp die nodig is]
2. [uitdaging] + [de hulp die nodig is]
Questions
-
Als je vragen of opmerkingen hebt, neem dan gerust persoonlijk contact met me op.
Een goed begin van de week gewenst!
Sjabloon 'Weekoverzicht'
1. Voorbereiding 15 min.
Vier het harde werk van jou en je teamleden door een teamupdate met een weekoverzicht te delen! Begin met nadenken over je werk van deze week. Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:
- Met welke projecten heb ik vooruitgang geboekt?
- Hoe verhoudt de voortgang van mijn projecten zich tot mijn doelen?
- Welke problemen heb ik opgelost?
- Welke waarde heeft dit voor mijn team/bedrijf?
- Is er belangrijke informatie die ik met het team moet delen?
Denk er nu eens over na wie het deze week uitstekend heeft gedaan of je heeft geholpen om uitstekend werk te verrichten:
- Verdient het hele team een complimentje?
-
Verdienen individuele personen een complimentje?
Stel vervolgens je gespreksonderwerpen op in het sjabloon Weekoverzicht:
Sjabloon Weekoverzicht:
Mijn voortgang/prestaties deze week:
1. [hoogtepunt] + [impact]
2. [hoogtepunt] + [impact]
3. [hoogtepunt] + [impact]
Erkenning voor het team:
1. [team of persoon die een compliment verdient] + [het werk dat ze hebben gedaan]
2. Opnemen of schrijven 5 minuten
Je kiest opnieuw hoe je je update wilt delen.
Als je een Loom-videoboodschap deelt, probeer dan maximaal vijf minuten op te nemen. En nogmaals, het hoeft niet perfect te zijn! Hoe meer videoboodschappen je deelt, hoe comfortabeler je je zult voelen!
Update via Loom-videobericht:
Schriftelijke update:
Dag team! De week is weer bijna achter de rug! Hier is een overzicht van mijn hoogtepunten van deze week:
Mijn voortgang/prestaties:
1. Nieuw AI-blog gepubliceerd met onder andere klantverhalen over ons nieuwe AI-product.
2. Er zijn voor volgende week vijf interviews ingepland voor stagiaires.
3. De redactionele kalender van volgende maand is uiteengezet. Het marketingteam voegt nog berichten met promotionele content toe en dan wordt de kalender begin volgende week ter beoordeling ingediend.
Erkenning voor het team:
1. Dank aan Kristen W. voor het doorvoeren van de wijzigingen in de AI-blog binnen 24 uur.
2. Dank aan Charlie A. dat hij de tijd heeft genomen om me te laten zien hoe ik afbeeldingen aan blogposts kan toevoegen, zodat ik foto's van klanten aan het AI-stuk kon toevoegen.
3. Ik boek grote vooruitgang met het creëren van nieuwe AI-content om ons marketingdoel voor het eerste kwartaal te halen. Ik wil iedereen in het team bedanken voor hun feedback en expertise.
Geef een duim omhoog als alles duidelijk is of stel een vraag. Ik antwoord binnen 24 uur.
Tip: Blijf complimenten geven!
Vergeet niet om te reageren op alle opmerkingen die je team aan de Loom toevoegt, ook al is het maar een emoticon!
3. Deel 1 min
Tot slot, deel je geschreven of opgenomen update van het Weekoverzicht op het favoriete communicatiekanaal van je team.
Bericht om je Loom-video-update te delen:
Weekoverzicht van deze week [1 juni 2024]
Dag team. De week is weer bijna achter de rug!
Bekijk mijn eind-van-de-week-update [Loom 5 minuten]
Questions
Voeg eventuele vragen of opmerkingen toe aan de Loom en dan zal ik ze beantwoorden.
Een heel fijn weekend!
Bericht om je schriftelijke update te delen:
Weekoverzicht van deze week [1 juni 2024]
Dag team. De week is weer bijna achter de rug!
Dit zijn mijn hoogtepunten van deze week:
Mijn hoogtepunten
1. [hoogtepunt] + [impact]
2. [hoogtepunt] + [impact]
3. [hoogtepunt] + [impact]
Erkenning voor het team:
1. [team of persoon die een compliment verdient voor bepaalde inspanningen] + [het werk dat ze hebben gedaan]
Questions
Als je vragen of opmerkingen hebt, neem dan gerust persoonlijk contact met me op.
Een heel fijn weekend!
Tip: Consistentie is essentieel!
Door deze praktijk toe te passen als onderdeel van je wekelijkse routine, kun je de consistentie creëren die nodig is om van teamupdates een waardevol communicatiemiddel te maken en de motivatie van het team te vergroten.
Opvolgen
Maak er een routine van om updates van anderen te bekijken en erop te reageren. Dit helpt je om op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat je zinvol werk doet in plaats van tijdrovend werk.
Andere spellen verkennen
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
