MYOB + Atlassian
Nasi klienci są centralnym punktem wszystkich działań, które podejmujemy, a Plany Jira z pewnością odgrywają kluczową rolę w procesie zapewniania naszym klientom najlepszych wyników dostarczania.
— Pratik Patil, menedżer ds. dostarczania
Branża
Internet i oprogramowanie
Lokalizacje
Siedziba główna w Cremorne, Australia
Liczba użytkowników
Ponad 1700
Produkty Atlassian
Aplikacje
MYOB zwiększa widoczność, przejrzystość i koordynację działań dzięki funkcji Planów w Jira
Wraz ze zwiększeniem liczby członków zespołu MYOB odpowiedzialnego za sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz zakresu jego współpracy z innymi działami oprogramowanie do planowania oraz procesy dostarczania stosowane w firmie zaczęły napotykać trudności. Śledzenie pracy i zarządzanie nią na poziomie tak wielu zespołów i projektów stawało się coraz bardziej złożone. Nie było możliwości wyświetlania projektów, śledzenia postępów ani udostępniania aktualności interesariuszom w sposób holistyczny. Dzięki wdrożeniu funkcji Planów w Jira zespół MŚP zyskał kompleksowy wgląd w harmonogramy, zależności i osie czasu na poziomie wszystkich działów (nie tylko dostarczenia technicznego). Pracując razem nad realizacją wspólnych celów, zespół zdołał również opracować nowy sposób minimalizowania ryzyka, aby dostarczać swoim klientom jeszcze więcej korzyści.
MYOB dostarcza kompleksowe narzędzia do zarządzania firmą oraz rozwiązania księgowe dla sektora MŚP oraz bezpośrednio firmom, a także sieci księgowych i konsultantów w Australii i Nowej Zelandii. Te narzędzia zapewniają firmom doskonały wgląd w wyniki firmy, umożliwiając pracownikom podejmowanie właściwych rozmów i decyzji. Jednak dział MYOB odpowiedzialny za sektor MŚP stanął w obliczu nieuchronnych trudności wynikających ze zwiększenia liczby i zakresu współpracy członków jego zespołu, konieczności obsługi wielu dziedzin i realizacji ponad 1000 projektów technologicznych na poziomie całej firmy.
Dział MŚP będący największą jednostką biznesową w firmie wdrożył rozwiązanie Jira Cloud Premium do planowania i śledzenia projektów, a także Confluence do rejestrowania wymagań oraz współpracy. Wraz z rozbudową działu pojawiła się potrzeba śledzenia prac i zarządzania nimi w wielu zespołach, całościowego wglądu w projekty, monitorowania postępów i udostępniania aktualności.
Dzięki wdrożeniu funkcji Planów w Jira dział MŚP zyskał kompleksowy wgląd w cały proces dostarczania i odkrył nowy sposób koncentrowania uwagi interesariuszy w organizacji na tych samych celach i priorytetach. Większa przejrzystość i koordynacja działań pozwoliły zespołowi w zasadniczym stopniu usprawnić planowanie i dostarczanie, co okazało się istotnym krokiem w dalszym powiększaniu bazy klientów MYOB, utrzymaniu przewagi konkurencyjnej i przyczynieniu się do sukcesu jeszcze większej liczby firm.
Rozwiązanie Plany Jira pozwoliło uzyskać lepszą widoczność ogólnego programu prac i pomaga naszym licznym zespołom skoordynować plany dostarczania, dzięki czemu mamy lepszy wgląd we wszystkie zawiłości i zależności”.
Pratik Patil, menedżer ds. dostarczania
Narastające trudności wymagają bardziej zaawansowanego rozwiązania do tworzenia harmonogramów
Gdy dział MYOB odpowiedzialny za sektor MŚP był mniejszy, pracownicy mogli z łatwością śledzić wszystko ręcznie lub polegać na własnej wiedzy, bez konieczności aktualizowania artefaktów. Gdy jednak jednostka biznesowa rozrosła się do ponad 450 pracowników o różnej specjalizacji zebranych w ponad 30 zespołach i siedmiu dziedzinach, planowanie i dostarczanie okazały się znacznie bardziej złożone.
Jedno z największych wyzwań stanowiła widoczność. Dla zespołu bardzo ważny był pełny obraz prac, zależności oraz harmonogramów we wszystkich pionach na poziomie programowym. Bez całościowego obrazu każdy zespół mógł stracić z oczu szerszą wizję i zacząć pracować w izolacji. Dla interesariuszy, kierowników oraz samych zespołów projektowych ważne było utrzymanie przejrzystości pod względem statusu dostarczanych prac oraz przewidywanych terminów ich ukończenia.
W odpowiedzi na te trudności Pratik Patil, menedżer ds. dostarczania, zaczął wraz ze swoim zespołem poszukiwać lepszego rozwiązania. Zespół korzystał już intensywnie z Jira, dlatego zwrócono uwagę na niewykorzystywane funkcje, które mogłyby zaspokoić jego potrzeby. Funkcja Planów w Jira wydawała się obiecująca, więc zespół postanowił przetestować ją pilotażowo w pionie odpowiedzialnym za małe firmy.
Fachowa porada od Pratika: najpierw zidentyfikuj wyraźne cele, które chcesz osiągnąć, lub problemy, które chcesz rozwiązać.
Najłatwiej osiągnąć te cele, które od samego początku są dobrze zdefiniowane. Przed wdrożeniem lub rozszerzeniem zakresu użycia rozwiązania Plany Jira nakreśl precyzyjną definicję sukcesu lub określ występujące trudności, które starasz się rozwiązać. Następnie wykorzystaj te informacje do sformułowania głównego celu, który uspójni dążenia wszystkich i pozwoli uzyskać maksymalną efektywność.
Dzięki rozwiązaniu [Plany Jira] członkowie zespołów interdyscyplinarnych uzyskali równe prawo głosu, ponieważ bardziej skupiliśmy się na zagwarantowaniu tego, że uwzględniamy wszystkie aspekty procesu przekazywania korzyści w ręce naszych klientów”.
Pratik Patil, menedżer ds. dostarczania
Program pilotażowy podstawą do zwiększenia widoczności, przejrzystości i koordynacji działań
Włączając Plany Jira w odbywające się co dwa tygodnie spotkanie zespołu interdyscyplinarnego działu MŚP nazywane „Vertical Wall Walk”, zespół liczył na weryfikację zestawu funkcji i zebranie opinii przed udostępnieniem ich w całej organizacji.
Fachowa porada od Pratika: zacznij od czegoś prostego i rozważ rozpoczęcie skalowania od programu pilotażowego.
Wdrożenie nowego narzędzia lub nowej inicjatywy może okazać się przytłaczające nawet dla najbardziej ambitnych zespołów. Ogranicz stres i zminimalizuj ryzyko, rozpoczynając od niewielkich kroków i przeprowadzenia projektu pilotażowego, aby sprawdzić słuszność pomysłu i odnieść kilka szybkich sukcesów, co później możesz wykorzystać do opracowania uzasadnienia biznesowego oraz zdobycia aprobaty dla dalszego rozwoju.
Zespół Pratika zaczął od utworzenia nowego planu w Planach Jira. Skonfigurowano hierarchię odpowiadającą strukturze programu MYOB, aby ułatwić wizualizację planu. Szczególnie istotne było uwidocznienie najbardziej ogólnych celów, które następnie sprowadzono do wielu inicjatyw w poszczególnych zespołach projektowych, a w końcu do epików i funkcji składających się na poszczególne inicjatywy.
Potem zespoły odpowiedzialne za dostarczanie wciągnęły swoje indywidualne projekty do Planów Jira, umożliwiając wszystkim przeglądanie informacji interdyscyplinarnych, takich jak harmonogramy wejścia na rynek i daty wydań. Następnie dział MŚP utworzył mapę wszystkich zależności, uwzględniając daty rozpoczęcia i zakończenia, aby utworzyć dokładniejsze i bardziej szczegółowe osie czasu.
Fachowa porada od Pratika: opracuj plan interdyscyplinarny.
Do korzystania z Planów Jira lub analiz uzyskanych na ich podstawie zachęć zespoły reprezentujące różne dyscypliny, nie tylko działy techniczne. Dzięki temu plany będą bardziej wyczerpujące i dokładne, co pozwoli też innym podejmować lepsze decyzje.
Gdy na przykład MYOB pracuje nad nową funkcją, zespół angażuje w proces badaczy, projektantów, techników i specjalistów zajmujących się wprowadzaniem produktów na rynek, dodając ich prace do Planów Jira. Takie podejście zwiększa widoczność i sprawia, że wszyscy od początku do końca (a nie tylko w fazie technicznego dostarczania) pracują w sposób skoordynowany nad realizacją wspólnego celu.
W ciągu jednego dnia zespół MŚP zakończył konfigurowanie pilotażu i już zaczął czynić postępy na drodze do zapewnienia kompleksowego wglądu we wszystkie funkcje, szybszego reagowania za zagrożenia i współpracy nad dostarczaniem klientom jeszcze większych korzyści.
Teraz możemy wizualizować sytuacje stwarzające ryzyko opóźnień i możemy prowadzić właściwe rozmowy między ludźmi i zespołami”.
Pratik Patil, menedżer ds. dostarczania
Plany Jira ulepszają tradycyjny rytuał zespołu
Po zakończeniu konfiguracji zespół Pratika zaczął korzystać z Planów Jira w trakcie organizowanych co dwa tygodnie spotkań działu MŚP „Vertical Wall Walk”. Rytuał ten polega na zebraniu członków zespołu interdyscyplinarnego (kierowników, członków zespołów ds. dostarczania produktu, sprzedaży, marketingu, wsparcia, technicznych, liderów ds. technicznych i architektów) w celu przeanalizowania postępów w realizacji projektów. Odbywają oni „spacer” po widoku portfolio jako grupa, omawiając przy tym realizowane inicjatywy, nadchodzące momenty rynkowe oraz wnioski z poprzednich wydań.
Fachowa porada od Pratika: włącz Plany Jira do rytuałów, aby członkowie zespołu byli na bieżąco i mieli dostęp do tych samych informacji, a dane były aktualne i zsynchronizowane.
Podobnie jak wiele innych narzędzi i zestawów funkcji, Plany Jira sprawdzają się najlepiej, gdy są aktualizowane i regularnie używane. Osadzenie rozwiązania w rytuałach zespołu jest prostym sposobem przypominania o aktualizowaniu projektów o najnowsze i najdokładniejsze informacje.
Dzięki wykorzystaniu Planów Jira w trakcie spotkań „Vertical Wall Walk” dział MŚP mógł stwierdzić, że kilka funkcji okazało się niezwykle przydatnych. Po pierwsze pojedynczy widok ogólny na poziomie programu tworzył obraz najbardziej ogólnych celów i umożliwiał wybiórcze zagłębienie się w konkretne mniejsze strumienie prac. Kierownictwo wyższego szczebla doceniło ten przegląd, podczas gdy inne osoby pracujące nad strategią i wdrożeniem ceniły sobie dostęp do wszystkich szczegółów. Możliwość filtrowania według poszczególnych zespołów pozwalała sprawdzić, nad czym one pracują. Utworzenie planów właściwych dla projektów i programów pomogło również nakreślić mapę zależności dla każdego z nich i zminimalizować ryzyko.
Dodatkowo zespół zyskał lepszy wgląd w daty rozpoczęcia i zakończenia, szybki podgląd dat zagregowanych (zwłaszcza gdy nie dało się wskazać precyzyjnych dat), a także wizualne wskazówki dotyczące ważnych nadchodzących dat. Dzięki możliwości przeglądania „momentów rynkowych” (znaczników, kamieni milowych lub dat wydania przedstawionych w widoku osi czasu) oraz obserwowania oznaczonych kolorem znaczników, członkowie zespołu wiedzieli, gdy kamienie milowe były zagrożone lub realizacja zadań była opóźniona względem daty wydania.
Lepsze zrozumienie osi czasu i zależności pozwoliło zespołowi skoncentrować się na właściwych priorytetach i podejmować odpowiednie działania, jeśli w projektach występowały opóźnienia lub prace zbaczały z kursu. „Rozwiązanie Plany Jira pozwoliło uzyskać lepszą widoczność ogólnego programu prac i pomaga naszym licznym zespołom skoordynować plany dostarczania, dzięki czemu mamy lepszy wgląd we wszystkie zawiłości i zależności” — twierdzi Pratik. Dzięki niemu członkowie zespołów interdyscyplinarnych uzyskali równe prawo głosu, ponieważ w większym stopniu skoncentrowaliśmy się na zagwarantowaniu, że uwzględniamy wszystkie aspekty procesu przekazywania korzyści w ręce naszych klientów. Teraz możemy wizualizować sytuacje stwarzające ryzyko opóźnień i prowadzić właściwe rozmowy między pracownikami i zespołami”.
„Zapewnianie naszym klientom najlepszych wyników dostarczania”
Pilotażowe wdrożenie Planów Jira w dziale MŚP w firmie MYOB pozwoliło jej m.in. zrealizować wszystkie cele. Poprawiły się przejrzystość, widoczność i koordynacja na poziomie działów dostarczania, produktów i technicznego, ale także całej organizacji. Mając na wyciągnięcie ręki dostęp do przystępnych informacji na takim poziomie, wszyscy użytkownicy, interesariusze oraz kierownicy mają pewność, że mogą pracować wspólnie, podejmując decyzje właściwe z punktu widzenia ich klientów.
Rozszerzając zakres zastosowania Planów Jira także na inne zespoły, MYOB przewiduje znalezienie dodatkowych sposobów wykorzystania tego zestawu funkcji do zapewnienia lepszej obsługi swoim pracownikom oraz klientom. „Nasi klienci są centralnym punktem wszystkich działań, które podejmujemy, a Plany Jira z pewnością odgrywają kluczową rolę w procesie zapewniania naszym klientom najlepszych wyników dostarczania” — twierdzi Pratik.