Atlassian stara się pomagać zespołom pracować sprawniej — nawet swoim własnym zespołom. Kiedy więc Ron Romain, kierownik programu w dziale Cloud Foundations firmy Atlassian, chciał zwiększyć widoczność pracy w oddziale zatrudniającym kilkuset inżynierów, sięgnął po funkcję Advanced Roadmaps w Jira Software.
Advanced Roadmaps pomaga rozwiązać kluczowy problem w organizacjach z rozproszonymi zespołami, dotyczący możliwości uzyskiwania informacji na temat zespołów w celu skuteczniejszego planowania i śledzenia. Romain musiał organizować i planować zadania w wielu zespołach, w tym to jak, kiedy, i jaka praca zostanie dostarczona. Do tego potrzebował standardowego widoku projektów i priorytetów zespołu.
Zespół Romaina miał siedem odrębnych strumieni roboczych z własnymi planami, wspieranych przez cztery do sześciu zespołów dla każdego strumienia roboczego. Każdy plan był tworzony w oparciu o epiki Agile, czyli zbiory prac podzielone na konkretne zadania w postaci historyjek użytkownika. Ramain potrzebował wglądu w te epiki, aby móc zrozumieć zależności i określić, czy praca przebiega zgodnie z planem, czy też termin jest zagrożony. Chciał również, aby jego zespoły miały w tych planach spójny przepływ pracy, z zachowaniem przejrzystości i kontekstu, tak aby każdy członek zespołu mógł zidentyfikować prace w toku i wąskie gardła.
Problemem był jednak fakt, że informacje były przechowywane w wielu zespołach i narzędziach. Zespoły Cloud Foundations pracowały nad dziesiątkami projektów Jira Software, tworzyły strony Confluence w celu uzyskania kontekstu i używały arkuszy kalkulacyjnych do tworzenia raportów. Romain był w stanie zrozumieć dane przechowywane w różnych projektach i narzędziach, ale miał trudności z uzyskaniem jednego, wysokopoziomowego widoku dla wielu różnych zespołów pracujących nad wieloma różnymi projektami. To z kolei utrudniało śledzenie statusu i postępów w zespołach.
„Mieliśmy różne wersje prawdy, ponieważ były one wprowadzane w różnym czasie i z nieco innymi wycinkami lub migawkami z pracy”, powiedział Romain. „Powodowało to, że większa grupa nie miała widoczności ze względu na brak jednego źródła sprawdzonych informacji”.
Romain postawił na Advanced Roadmaps w systemie Jira Software, aby pomóc zespołowi stworzyć plan i zobaczyć szerszy obraz, śledzić postępy oraz łatwo udostępniać dane interesariuszom. Advanced Roadmaps zapewnia teraz jego zespołowi spójną hierarchię wizualną, dającą ogólny widok wszystkich prac wykonywanych w wielu zespołach. Funkcja pozwala określić, czy prace przebiegają zgodnie z planem czy są zagrożona, a także daje wgląd nadchodzące priorytety, zależności i wiele innych aspektów.
Ponadto Advanced Roadmaps umożliwia zespołom Cloud Foundations wykorzystanie kategoryzacji w celu poprawy widoczności i śledzenia. Używają one niestandardowych pól i etykiet do kategoryzowania według zespołu, filaru strategicznego, ram czasowych i innych parametrów.
„Spójny widok pól niestandardowych i etykiet we wszystkich tablicach zapewnia dostęp do ujednoliconych informacji dla wszystkich naszych zespołów w Cloud Foundations”, powiedział Romain.
Advanced Roadmaps daje Romainowi i jego zespołowi następujące korzyści:
Zespoły poświęcają więcej czasu na realizację zadań, a mniej na raportowanie
Filtry i zapisane widoki zapewniają różne migawki oparte na danych z Jira Software w czasie rzeczywistym. Przed rozpoczęciem korzystania z Advanced Roadmaps dział Cloud Foundations czerpał dane z wielu źródeł. Teraz, gdy zespoły Romaina otrzymają wniosek od interesariuszy o wyświetlenie różnych przeglądów, mogą łatwo pobrać dane z Advanced Roadmaps.
Dynamiczne planowanie
Kiedy Cloud Foundations przeszło reorganizację, Romain potrzebował nieco ponad godzinę, aby przekształcić stare dane planistyczne w nowe plany, po prostu dostosowując filtry Advanced Roadmaps. „Nie musiałem zmieniać wielu stron Confluence, raportów czy harmonogramów”, powiedział. „Po prostu zmieniłem filtry JQL, na których opierają się moje zaawansowane harmonogramy”.
Advanced Roadmaps umożliwia teraz Romainowi tworzenie harmonogramu opartego na pracy z wielu tablic, projektów i filtrów Jira. Powyżej poziomu epiku można utworzyć dodatkowe poziomy hierarchii, co umożliwia łączenie epików z różnych zespołów lub projektów Jira w ramach jednej funkcji. Dodatkowo Advanced Roadmaps daje możliwość tworzenia różnych wersji planu.
Zmienne widoki/odbiorcy raportów
Etykietowanie i niestandardowe pola w Advanced Roadmaps pomagają Romainowi łatwo reorganizować dane na różne sposoby. „Kiedy otrzymam inne pytanie od zwierzchników, mogę spojrzeć na istniejące dane, które posiadamy, i przekazać im te informacje bez przerywania pracy moim zespołom”, powiedział. Poniżej znajduje się przykładowy raport Advanced Roadmap, który Romain może stworzyć, wykorzystując strategiczne filary w różnych zespołach, aby ustalić, ile czasu poświęca się danemu OKR-owi.
Wskazówki dotyczące korzystania z Advanced Roadmaps tak jak Atlassian
Doświadczenie Romaina z Advanced Roadmaps nauczyło go kilku kluczowych kwestii:
Zacznij od prostego rozwiązania i zwiększ jego złożoność na późniejszym etapie
W celu jak najszybszego uzyskania wartości Romain pracował ze swoimi zespołami nad stworzeniem harmonogramu inicjatyw „big rock” na ten rok. Pozwoliło im to na komunikowanie prac w toku przypisanych do konkretnych celów (za pomocą etykiet). Na początku następnego kwartału zespoły zamieniły planowane inicjatywy w epiki i dostosowały plan w razie potrzeby. Pomogło to stworzyć przejrzystą mapę pracy każdego zespołu i harmonogram ukończenia.
Po wprowadzeniu koordynacji działań zespoły dodały w Advanced Roadmaps zależności, które uwidoczniły ryzyko związane z dostawą, złożoność pracy i wydajność zespołów. Dzięki temu można było stwierdzić, czy zespoły są nadmiernie obciążone lub nie w pełni wykorzystywane, a także uzyskać wgląd w priorytety.
Wprowadzenie do rytuałów zespołów
Aby wprowadzić Advanced Roadmaps w całym dziale Cloud Foundations, ważne było wykorzystanie narzędzia w rytuałach zespołów. W ten sposób członkowie zespołów są zachęcani do częstych aktualizacji. Kiedy zespoły spotkały się na spotkaniach planowania sprintu i musiały przekazać priorytety i zależności, wykorzystały plan Advanced Roadmaps.
Spraw, aby Advanced Roadmaps było pojedynczym źródłem rzetelnych informacji
Romain dopilnował, aby Advanced Roadmaps było wykorzystywane jako pojedyncze źródło rzetelnych informacji w komunikacji i raportowaniu do interesariuszy. Wykorzystał dodatki, takie jak Google Sheets for Jira, do pobierania danych z Advanced Roadmaps i Jira Software, co umożliwiło mu wyświetlanie danych w formatach/raportach wymaganych przez interesariuszy. W ten sposób udało się znacznie skrócić czas tworzenia raportów i zapewnić jedno źródło dla wszystkich planów.
Wypróbuj Jira Software lub Jira Software Premium za darmo.
