Nowi pracownicy muszą po rozpoczęciu pracy przyswoić dużą ilość informacji. Zacznij od zebrania ważnych łączy i zasobów — rzeczy, które ułatwią im poruszanie się w nowym środowisku. W szablonie planu 90-dniowego podzieliliśmy je na dwie sekcje. Szybkie łącza u góry zapewniają dostęp m.in. do pomocy technicznej, listy płac i systemów świadczeń oraz katalogu pracowników. Druga sekcja na dole zawiera m.in. łącza do kanałów Slack, słowników wewnętrznych oraz zasobów dla zespołów i dotyczących kultury.

Te sekcje zasobów można skonfigurować tak, aby były kompleksowe lub proste, w zależności od potrzeb. Pamiętaj o wyjaśnieniu funkcji poszczególnych zasobów, ich znaczenia i sposobu wykorzystania. Jeśli tych informacji nie ma na stronie, do której udostępniasz łącze, do każdego łącza w planie 90-dniowym dodaj krótki opis.

Utwórz listę członków zespołu i ich projektów w sekcji Poznaj swój zespół. Wpisz „/user profile” w lewej kolumnie, aby wyświetlić zdjęcie każdego członka zespołu razem z informacjami kontaktowymi. Dzięki temu nowy pracownik uzyska wszystkie potrzebne informacje w celu efektywnej komunikacji bezpośredniej z członkami zespołu.

Nie ma też potrzeby, aby samodzielnie wprowadzać wszystkie informacje. Poproś członków zespołu o streszczenie prac nad projektem i dodanie kilku zabawnych ciekawostek. Dzięki temu będziesz mieć mniej pracy, a informacje zyskają indywidualny charakter, co ułatwi nowo zatrudnionym poznanie współpracowników.

Śledzenie informacji o wszystkich spotkaniach, szkoleniach i zadaniach do wykonania w pierwszym tygodniu nowej pracy może być trudne, szczególnie, że często korzysta się z nowych systemów IT. Ułatw nowym pracownikom monitorowanie informacji i wykonywanie zadań, dodając harmonogram pierwszego tygodnia do ich planu 90-dniowego.

Harmonogram nie musi być kompleksowy, ale powinien zawierać istotne wydarzenia: najważniejsze wymagane szkolenia lub spotkania oraz informacje o lokalizacji i osobach prowadzących. Nie przejmuj się powielaniem informacji. Posiadanie wydruków bywa przydatne, jeżeli dopiero zaczyna się pracę, ponieważ zapoznanie się z odpowiednimi systemami IT zajmuje trochę czasu.

Pomyśl o celach, jakie nowy pracownik ma osiągnąć podczas pierwszych 90 dni, i wybierz od 3 do 5 kamieni milowych. Skoncentruj się na kamieniach milowych zgodnych z koncepcją SMART — Specific (skonkretyzowany), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Relevant (istotny) i Time-bound (określony w czasie). Umożliwi to nowemu pracownikowi samodzielne śledzenie postępów.

Po określeniu wymaganych wyników przygotuj listę kroków, które nowy pracownik powinien wykonać, aby je osiągnąć. Kroki powinny być proste, a ich liczba niewielka. Celem jest ułatwienie nowym pracownikom zdobycia doświadczenia i zyskania pewności siebie na samym początku. Lepiej nie przeciążać ich ilością informacji i zadań.

Przygotowanie spersonalizowanej wiadomości powitalnej i wskazówek to ważny krok, który sprawia, że nowy pracownik poczuje się komfortowo. Nawet takie drobiazgi jak dodanie emoji lub zdjęcia zespołu są istotne. Przeglądając formularz, zastanów się, jak go spersonalizować.

Kalendarz pierwszego tygodnia to istotna część tych działań. Nie każda umieszczona w nim pozycja musi być sesją szkoleniową lub formularzem do wypełnienia. Warto dodać wspólną kawę lub lunch, aby zapoczątkować dobre relacje nowego pracownika z zespołem.