Aby uniknąć nieporozumień, należy rozpocząć list od gratulacji dla pracownika i zamieszczenia jego imion i nazwiska, nazwy nowego stanowiska oraz daty rozpoczęcia pracy w nowej roli. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy w firmie pracuje wiele osób o podobnych imionach i nazwiskach. Nazwy stanowisk również mogą być podobne, dlatego dobrze jest zapisać ich pełne brzmienie.

Każdy pracownik chce, aby go doceniano i wyrażano uznanie dla jego ciężkiej pracy, umiejętności i zaangażowania w działalność firmy. Pamiętaj o dodaniu wszelkich konkretnych informacji na temat pracownika, którego dotyczy awans.

Dodaj wszelkie ważne informacje dotyczące awansu, takie jak wynagrodzenie (i częstotliwość jego wypłacania), dane przełożonego oraz dział. Poinformuj, że nowy przełożony skontaktuje się z awansowanym pracownikiem, aby omówić nowe obowiązki oraz inne kwestie związane z przeniesieniem.

Poświęć chwilę, aby ponownie złożyć pracownikowi gratulacje z okazji awansu. Zachęć pracownika do zadawania pytań lub zgłaszania wszelkich problemów w razie potrzeby. Takie zakończenie sprawi, że pracownik poczuje się doceniony.