Zidentyfikuj i zanotuj główne cele, kluczowe ustalenia, istotne punkty danych i wnioski. Uwzględnij wszystkich zidentyfikowanych decydentów i interesariuszy oraz wszystkie osoby mające wpływ na projekt. Rozważ podkreślenie powiązań między poszczególnymi elementami projektu a celami biznesowymi, wskaźnikami lub potrzebami.

Określ cel dokumentu i jego głównych odbiorców. Postępuj zgodnie z głównymi celami projektu, koncentrując się na korzyściach biznesowych.

Następnie podsumuj metodologię lub podejście wybrane do realizacji projektu. Podkreśl kluczowe ustalenia lub wyniki, koncentrując się na ich wpływie na działalność firmy. Jeśli to możliwe, wyrażaj je w kategoriach pieniędzy lub czasu (bądź w obu tych kategoriach).

Zakończenie powinno zawierać wnioski i zalecenia. Do każdej rekomendacji dołącz sugestie dotyczące uczestnictwa z podziałem na określone role.

Upewnij się, że język jest jasny i zwięzły, a ton — angażujący i odpowiedni dla odbiorców. Używaj terminów, które są znane i zrozumiałe dla głównych odbiorców. Zdefiniuj wszelkie nowe lub nieznane zwroty. W razie potrzeby dostosuj sekcje szablonu, aby lepiej odpowiadały strukturze dokumentu.

Przejrzyj szablon pod kątem jasności, spójności i zwięzłości. Zaproś wybranych interesariuszy do przejrzenia i skomentowania wersji roboczych przed edycją i opublikowaniem wersji ostatecznej.

Upewnij się, że szablon przypomina kierownikom projektów o uwzględnieniu czynników motywacyjnych i umożliwia czytelnikom zadawanie pytań lub zgłaszanie sugestii dotyczących przyszłych wersji.