Przejrzyste określenie ról i obowiązków to kluczowa część procesu planowania projektu. W pierwszej sekcji należy podać informacje o osobie kierującej (najważniejszy pracownik odpowiedzialny za projekt, który integruje wszystkie osoby zainteresowane i dba o realizację), osobie zatwierdzającej (osoba zatwierdzająca ostateczny projekt), współautorach (osoby z doświadczeniem przekazujące opinie w projekcie, ale bez prawa ostatecznego głosu) i osobach zainteresowanych (wymagające poinformowania o postępach w realizacji projektu, ale niezaangażowane w pracę). Szczegółowe określenie tych ról na początku to więcej niż formalność — dzięki temu wszyscy będą znać swoją pozycję podczas realizacji projektu.

W tej sekcji należy w jednym zdaniu określić cel i nazwę projektu. Zalecamy użycie prostych, niewyszukanych sformułowań. Zapewni to całemu zespołowi przejrzyste informacje, bez żargonu i niejasnego języka. Należy także zapisać termin realizacji całego projektu oraz najważniejsze wyniki i wskaźniki sukcesu do monitorowania, jak również stan projektu aktualizowany w trakcie realizacji. Zawarcie wszystkich tych szczegółowych informacji na początku zapewnia całemu zespołowi łatwo dostępne miejsce na istotne dane, co eliminuje konieczność wyszukiwania ich w wiadomościach e-mail.

Nic nie powoduje utrudnień w projekcie szybciej niż niewłaściwe określenie zakresu prac, dlatego należy jasno określić, czego projekt dotyczy, a czego nie. Ten formularz pozwala wymienić elementy projektu w trzech kategoriach: elementy konieczne, przydatne i będące poza zakresem. Określenie tych informacji na początku ułatwi członkom zespołu zarządzanie ich zadaniami i koncentrację na najważniejszych pracach.

Projekt nie będzie trwał wiecznie (a przynajmniej nie powinien). Określisz końcowy termin realizacji całości, ale także pośrednie kamienie milowe ułatwiające monitorowanie postępów i zarządzanie jego realizacją. W tej sekcji należy zanotować różne kamienie milowe (na przykład pierwsza wersja robocza treści i wstępne projekty) oraz podać główną osobę odpowiedzialną za każdy etap, termin realizacji, stan i ważne uwagi.

Plan projektu ma integrować wszystkie ważne informacje związane z projektem. W dolnej sekcji dodaj łącza do wszelkich materiałów referencyjnych, które mogą być potrzebne pracownikom. Od wytycznych kreatywnych po przykład, na którym można się oprzeć — te informacje należy zebrać tutaj w celu zapewnienia odpowiedniej organizacji i dostępu.