Jeszcze przed rozpoczęciem procesu rekrutacji konieczne jest uzgodnienie profilu idealnego kandydata oraz wyznaczenie osób, które wezmą udział w jego poszukiwaniu. W pierwszej tabeli podaj nazwę stanowiska, jego poziom, łącze do opisu stanowiska, lokalizację oraz docelowy termin zakończenia rekrutacji. Wyznacz też członków zespołu, którzy wezmą udział w procesie rekrutacji na to konkretne stanowisko. Wymień kierownika odpowiedzialnego za rekrutację, głównego rekrutera oraz wszystkie osoby, które będą przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne. Zalecamy użycie wzmianek @mention, by osoby te wiedziały, że zostały zaangażowane. 

W sekcji szablonu zatytułowanej Informacje o stanowisku zamieść jego krótki opis. W tabeli profilu kandydata zanotuj z kolei najważniejsze z poszukiwanych cech. Podziel je na „obowiązkowe” i „mile widziane”. Ostatni wiersz tabeli jest przewidziany na wypisanie argumentów przemawiających za pracą na danym stanowisku — warto mieć je pod ręką podczas rozmowy z kandydatem. Podane w tej sekcji informacje pozwolą zespołowi rekrutacyjnemu poznać oczekiwania kierownika prowadzącego rekrutację.

Od wstępnej rozmowy telefonicznej do momentu podpisania umowy dzieje się bardzo dużo. Zarys poszczególnych etapów rekrutacji na konkretne stanowisko powinien znaleźć się w zawartej w szablonie tabeli Proces oceny. Rozmowa telefoniczna z rekruterem, rozmowa osobista, sprawdzenie przeszłości i referencji — możesz sporządzić mapę całego procesu, użyć @wzmianek w celu powiadomienia osób, które muszą wziąć udział w poszczególnych etapach, a nawet zasugerować wstępne pytania.

Bądź na bieżąco z przewidywaną osią czasu rekrutacji: odpowiednie informacje zamieść w górnej części tabeli Śledzenie kandydata. Zaplanuj m.in. daty zakończenia sourcingu i przeprowadzenia pierwszej tury rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli masz wyznaczone orientacyjne terminy kontaktu zwrotnego z kandydatami, zanotuj je w wierszu przeznaczonym na informacje dotyczące planu komunikacji. Na koniec zamieść łącze do pulpitu Indeed lub do systemu śledzenia kandydatów na to stanowisko, aby móc przy użyciu tego narzędzia monitorować status oferty pracy i zarządzać kandydatami.

Masz raport, który mógłby się przydać kierownikowi prowadzącemu rekrutację lub zespołowi przeprowadzającemu rozmowy kwalifikacyjne? A może dane rynkowe, które chcesz mieć pod ręką? W dolnej części szablonu możesz zamieścić bezpośrednie łącza do pomocnych zasobów. Wszyscy będą mogli uzyskać łatwy dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności przekopywania się przez e-maile i foldery.