Szablon planu poprawy wydajności to dokument, który zapewnia ramy postępowania na potrzeby rozwiązywania problemów związanych z wydajnością pracowników i wyznaczania jasnych ścieżek poprawy. To ustrukturyzowane podejście pomaga menedżerom i pracownikom wspólnie identyfikować konkretne problemy związane z wydajnością, wyznaczać wymierne cele i określać kroki niezbędne do osiągnięcia sukcesu.

Daje także możliwość zajęcia się wszystkimi kluczowymi elementami. Prowadzi menedżerów i pracowników przez cały proces, dzięki czemu jest on bardziej przejrzysty i przystępny. Plan poprawy wydajności pracowników pozwala przygotować środowisko współpracy, w którym obie strony mogą skupić się na osiąganiu pozytywnych wyników, zamiast rozpamiętywać wcześniejsze problemy z wydajnością.

Co powinien zawierać plan poprawy wydajności?

Solidny plan poprawy wydajności pomaga menedżerom i pracownikom ustalić, czym trzeba się zająć i jak mierzyć sukces. Oto podstawowe elementy, które powinien zawierać każdy szablon PIP:

• Dane pracownika: zacznij od podstawowych informacji, takich jak imię i nazwisko pracownika, imię i nazwisko menedżera, data rozpoczęcia pracy i osoba kontaktowa z działu kadr. W ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, kto jest zaangażowany w proces doskonalenia.

• Określenie celu: wyjaśnij pokrótce, dlaczego powstał ten plan PIP i co ma pozwolić osiągnąć. Pozwoli to od razu wyznaczyć odpowiedni ton i oczekiwania.

• Tabela oczekiwań dotyczących wydajności: zawrzyj w niej kolumny określające oczekiwania dotyczące każdego stanowiska i opisujące, dlaczego pracownik ich nie spełnia. Podaj konkretne przykłady.

• Mierzalne cele: opisz jasne, ograniczone czasowo cele dla każdego problemu z wydajnością. Powinny one być osiągalne w ramach czasowych planu i zawierać wskazówki, jak je zrealizować.

• Parametry osi czasu: określ czas trwania planu, zaplanuj przeglądy postępów i opisz, co trzeba osiągnąć w określonych terminach, aby wykazać poprawę.

• Dostępne wsparcie: wymień konkretne zasoby, takie jak programy szkoleniowe, sesje mentoringowe lub dodatkowe narzędzia, które pomogą pracownikowi odnieść sukces w okresie doskonalenia.

• Śledzenie postępów: stwórz miejsce na dokumentowanie bieżących informacji zwrotnych, osiągnięć i obszarów wymagających dalszej pracy przez cały okres doskonalenia.

• Pola podpisu: dodaj miejsca na podpisy menedżera i pracownika oraz datę, aby można było formalnie potwierdzić, że plan został otrzymany i sprawdzony.

• Dane kontaktowe: podaj szczegółowe informacje o tym, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań, w tym dane bezpośredniego przełożonego i przedstawiciela działu kadr.

Co powinno znaleźć się w dobrym szablonie planu poprawy wydajności?

Dobrze przygotowany szablon PIP kładzie nacisk na strukturę i przejrzystość, co pozwala menedżerom tworzyć skuteczne plany usprawnień bez pomijania ważnych szczegółów. Oto jego najważniejsze cechy:

• Organizacja: szablon powinien prowadzić użytkowników przez każdą sekcję, od informacji o pracownikach, przez konkretne kwestie związane z wydajnością, po cele dotyczące poprawy, tak aby nic nie zostało pominięte.

• Przejrzyste nagłówki: każda sekcja musi mieć odrębne, opisowe nagłówki, które pomogą czytelnikom szybko poruszać się po dokumencie i zrozumieć cel każdej części.

• Odstępy: szablon powinien zawierać odpowiednie odstępy między sekcjami i wokół tabel, aby ułatwić czytanie i uzupełnianie go bez wrażenia chaosu czy przytłoczenia.

• Elastyczne tabele: tabele powinny mieć rozwijane wiersze i przejrzyste nagłówki kolumn, co pozwoli użytkownikom na dodanie tylu kwestii związanych z wydajnością, celów lub przykładów, ile potrzeba w danej sytuacji.

• Standardowe formatowanie: spójne czcionki, rozmiary tekstu i stylizacje w całym dokumencie sprawiają, że plan wygląda bardziej profesjonalnie i jest łatwiejszy w realizacji.

• Język skupiony na działaniach: szablon powinien zachęcać użytkowników do pisania konkretnych, mierzalnych celów, a nie ogólnikowych stwierdzeń, a także zawierać przykłady dobrych sformułowań.

• Wskazówki pomocnicze: załącz krótkie instrukcje lub przykłady w każdej sekcji, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, jakie informacje należy uwzględnić i jak je dobrze sformułować.

• Miejsca na podpisy: u dołu szablonu muszą znajdować się wyraźnie oznaczone miejsca na podpisy pracownika i menedżera, daty i wszelkie dodatkowe uwagi.

Przykłady planów poprawy wydajności

Wydajność w zakresie sprzedaży

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy przedstawiciel handlowy regularnie osiągał cele kwartalne gorsze o 30% od zakładanych. Jego 60-dniowy plan PIP koncentruje się na poprawie pozyskiwania klientów i działaniach następczych. Plan przewiduje codzienne śledzenie aktywności sprzedażowej, cotygodniowe przeglądy pipeline'u z menedżerem oraz obowiązek ukończenia zaawansowanego kursu z metodologii sprzedaży. Do wskaźników sukcesu należy zwiększenie liczby kwalifikowanych potencjalnych klientów o 25% i poprawa wskaźników zamknięcia, aby osiągnąć średnią dla zespołu.

Umiejętności komunikacyjne

Lider zespołu regularnie otrzymuje informacje zwrotne dotyczące niejasnych wskazówek dotyczących projektu i zwlekania z odpowiedziami na pytania zespołu. 45-dniowy plan PIP dotyczy skuteczności komunikacji i szybkości reakcji. Plan wymaga wdrożenia ustrukturyzowanej codziennej odprawy zespołu, udziału w warsztatach komunikacji biznesowej i ustalenia standardowych czasów reakcji na różne zapytania. Postęp mierzy się za pomocą ankiet opinii zespołu i osiągania określonych celów w zakresie czasu reakcji.

Zarządzanie projektami

Kierownik projektu nagminnie realizuje projekty po terminie i przekracza budżet. 90-dniowy plan PIP koncentruje się na planowaniu projektów i umiejętnościach zarządzania zasobami. Plan obejmuje obserwację starszego kierownika projektów, wdrażanie nowych narzędzi do śledzenia projektów i tworzenie szczegółowych harmonogramów projektów z okresami buforowymi. Sukces mierzony jest w oparciu o realizację następujących dwóch projektów w ramach 5% planowanego harmonogramu i budżetu, a jednocześnie zakłada cotygodniowe informowanie interesariuszy o bieżącym statusie.