Spotkania integracyjne
Prowadzenie spotkań jest trudne. Jeszcze trudniej jest robić to w taki sposób, aby wszyscy członkowie zespołu czuli się jego częścią. Na tym właśnie polega angażowanie wszystkich.
CEL GRY
Stworzenie środowiska zachęcającego wszystkich uczestników do udziału i wyrażania różnych opinii
Ten scenariusz może się okazać pomocny, jeśli monitorowanie kondycji wykazało problem w zakresie lub .
Uczestnicy
4–7
Przygotowanie
15 min
Czas
30–60 min
Trudność
Umiarkowana
Przeprowadzenie gry
Podczas scenariusza nie skupiaj się zbytnio na wykonywaniu wszystkich kroków po kolei. Potraktuj go jako zbiór zasad i narzędzi, których możesz użyć, aby zapewnić zrównoważony udział podczas następnego spotkania.
Materiały
Tablica lub duży arkusz papieru
Markery
Karteczki samoprzylepne
Zegar
Przygotowanie
Przygotowanie (30 min)
Twoim zadaniem przed spotkaniem jest dać niedostatecznie reprezentowanym osobom możliwość wyrażenia opinii wcześnie, utrzymać dyscyplinę w grupie i sprawić, by była mniej onieśmielająca, a także zapewnić czas i przestrzeń do wysłuchania wszystkich głosów.
1. Napisz szczegółowy program spotkania i wyślij go wszystkim uczestnikom co najmniej 24 godziny wcześniej.
Wymień punkty agendy jako pytania, a nie tematy ogólne, i zachęć uczestników do przygotowania się na spotkanie. Daje to introwertykom szansę na przetworzenie informacji bez presji głośnego otoczenia. Zwerbuj sojuszników (np. mężczyzn, ekstrawertyków itp.), którzy będą dawać przykład i powierz im zadanie stworzenia przestrzeni do wypowiedzi dla wybranego uczestnika: kobiety, wycofanej osoby, introwertyka.
2. Bądź wybiórczy przy wysyłaniu zaproszeń na spotkanie.
Im więcej obecnych, tym trudniej wszystkim zabrać głos. Agenda powinna pomóc zaproszonym ustalić, czy muszą być na spotkaniu. Upewnij się, że zaproszeni rozumieją, iż jeśli nie są bezpośrednio zaangażowani lub nie czują, że mają coś do wniesienia, powinni odrzucić zaproszenie (i jeśli to konieczne, skierować Cię do każdego, kto powinien tam być).
3. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu, aby omówić wszystkie punkty agendy.
Presja czasu sprawia, że spotkania są bardziej wydajne, lecz gdy jest zbyt duża, opinie mniej śmiałych uczestników mogą pozostać niewypowiedziane. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo czasu, aby wszyscy mogli wyrazić swoje opinie, odwołać się do opinii innych i wspólnie dojść do wniosków.
Krok 1
Wprowadzenie (5 min)
Nie wyróżniaj żadnego miejsca, aby zasugerować równą wartość
Upewnij się, że wszyscy siedzą wygodnie przy stole. Jeśli niektóre osoby grupują się po jednej stronie, rozsadź ich równomiernie, aby wszyscy mogli być widziani i słyszani. Jeśli masz odwagę, spróbuj doprowadzać tę zasadę do skrajności. Zamiast pokazywać zdalnych uczestników jako gigantyczne głowy na ekranach telewizorów, urządź spotkanie całkowicie zdalne, gdzie nawet uczestnicy, którzy są na miejscu, łączą się zza swoich biurek.
Zadbaj, aby wszyscy poczuli się mile widziani
Krótko przedstaw poszczególne osoby i wyjaśnij powód ich zaproszenia na spotkanie. W ten sposób złagodzisz początkowe napięcie i sprawisz, że każdy poczuje się doceniony i włączony.
Ustal kilka podstawowych zasad
Ustal zasadę „zakazu przerywania”, zachęcaj nieśmiałe osoby do zabierania głosu i reaguj na przerywanie. Jeśli są zdalni uczestnicy, przypomnij obecnym na sali, aby je uwzględnili. Wskaż też funkcje zgłaszania się lub forum dyskusyjne, o których wszyscy powinni pamiętać.
Wyjaśnij strukturę spotkania. Na przykład możesz wybrać dyskusję na zasadzie okrężnej, aby upewnić się, że każda osoba w pomieszczeniu będzie mieć możliwość wypowiedzenia się, zanim przejdziesz do następnego tematu. Możesz też przekazywać totem mówcy lub piszczeć gumowym kurczakiem, gdy ktoś zacznie monopolizować dyskusję.
Omów role i porządek spotkania, wyjaśnij niejasności
Wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za każdy punkt agendy, kto prowadzi spotkanie i jakie są jego cele.
Krok 2
Oceny wartości dotyczących zespołu (20–40 min)
Skorzystaj z poniższych pomysłów, gdy wymaga tego sytuacja.
Zaangażuj wszystkich
Celowo oddawaj głos mniej dominującym uczestnikom, wzywając ich indywidualnie. Przy połączeniach zdalnych regularnie sprawdzaj, czy zdalni uczestnicy są w stanie śledzić rozmowę i brać w niej udział.
Przerywaj przerywanie!
Dawaj przykład i zwracaj uwagę, gdy zauważysz, że ktoś zostaje przypadkowo uciszony w dyskusji. Zachęcaj innych, aby robili to samo. Możesz użyć takich zwrotów jak: „Chwileczkę, chcę się upewnić, że rozumiem punkt widzenia Aniketa, zanim coś do tego dodamy”.
Jeśli ktoś nieustannie przerywa innym, po spotkaniu zwróć tej osobie uwagę na osobności. Załóż, że jest ona całkowicie nieświadoma swoich zachowań — ludzie rzadko zachowują się w ten sposób celowo.
Dawaj pochwałę, gdy się należy
Kiedy ktoś ma słuszną uwagę, potwierdź wkład tej osoby i publicznie doceń pomysły. Nie pozwól innym przywłaszczyć sobie zasług i podkreśl wypowiedź, gdy wnosi ona wartość.
Użyj mocy pióra
Jeśli jedna osoba dominuje, poproś, by była sekretarzem spotkania. To z natury zmusza do słuchania i tworzy przestrzeń dla innych.
Pisz i udostępniaj
Daj wszystkim czas na zastanowienie się nad pytaniem, zanotowanie przemyśleń i podzielenie się pomysłami. Dzięki temu mniej odważni uczestnicy będą mieli więcej czasu na zebranie myśli, a dodatkowo zapewni to, że zostaną wysłuchani.
Uporządkuj wnioski
Na końcu każdego omawianego tematu zrób chwilę przerwy, aby uzgodnić kolejne kroki i ustalić konkretne zobowiązania z jasnymi terminami. Przypisz osoby bezpośrednio odpowiedzialne i rozdziel ich role, upewniając się, że najgłośniejsza osoba nie otrzymuje wszystkich czynności do wykonania.
Negatywny wzorzec
Stawianie ludzi w centrum uwagi
Nie naciskaj, by ktoś powiedział coś ważnego w danej chwili. Zamiast tego zapytaj uczestników, czy zgadzają się z dotychczasowymi wnioskami grupy lub czy coś nie zostało omówione.
Krok 3
Podsumowanie (5 min)
Omów najważniejsze punkty i decyzje, aby się upewnić, że wszyscy mają takie same informacje, a następnie wyjaśnij (lub powtórz), jakie są kolejne kroki i wskaż osoby bezpośrednio odpowiedzialne.
Na koniec poświęć chwilę, aby podziękować wszystkim za wkład i podkreślić wartość uzyskaną dzięki spotkaniu, np. „Podjęte dzisiaj decyzje pomogą nam znacznie szybciej działać przez resztę projektu”.
Gotowe?
Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub sporządzić listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.
Kolejne czynności
Przekaż notatkę podsumowującą, która opisuje kluczowe wnioski, czynności do wykonania i osoby bezpośrednio odpowiedzialne. W ten sposób wszyscy będą dobrze poinformowani (weź pod uwagę, że uczestnicy zdalni mogli nie być w stanie usłyszeć wszystkiego doskonale).
Aktywnie pytaj o pomysły, które mogły się pojawić po spotkaniu. Introwertycy potrzebują czasu na osobności, aby przetwarzać nowe informacje i dać z siebie jak najwięcej. Na przykład wyślij taką wiadomość: „Czy ktoś ma nowe przemyślenia na temat tej sytuacji od naszego spotkania? Jeśli tak, chętnie o nich usłyszę”.
Pilnuj czynności do wykonania. Wyznacz kogoś do stawienia się w odpowiednich odstępach czasu po spotkaniu, aby sprawdzić, czy zobowiązania są dotrzymywane lub modyfikowane w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych sytuacji.
Masz apetyt na więcej… porad strategicznych?
Podaj adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych sesji monitorowania wydajności i gier.
Chcesz przesłać opinię?
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.