Macierz priorytetów dla wszystkiego
Wizualizuj względny priorytet projektów własnego zespołu, a następnie porównaj go z pracą wymaganą przez inne zespoły.
CEL GRY
Twórz plany kwartalne i roczne, które przynoszą największy wpływ, biorąc pod uwagę dostępne zasoby.
Jeśli program Health Monitor wykazał, że grupa ma problemy ze lub , ta gra może być pomocna.
Uczestnicy
3–6
Przygotowanie
30 min
Czas
60 min
Trudność
Trudny
Przeprowadzenie gry
Niektórych rzeczy zwyczajnie nie da się zrobić. Nie jest to problem, pod warunkiem, że najpierw zajmiesz się kwestiami o znaczeniu krytycznym, a następnie przejdziesz do spraw zewnętrznych.
Materiały
Tablica suchościeralna lub arkusz papieru
Markery
Karteczki samoprzylepne
Karty indeksowe
Przygotowanie
Przed sesją wypełnij kartę indeksową dla każdego elementu zadania, któremu nadajesz priorytet. Jednostki pracy mogą być w dowolnej skali (zadania, historyjki użytkownika, projekty, inicjatywy, itp.), ale najłatwiejsze jest wykorzystywanie tej samej skali, dzięki czemu porównujesz odpowiadające sobie aspekty.
Każda karta powinna opisywać cztery czynniki, które uwzględnisz:
- Opis
- Oczekiwany wynik
- Poziom włożonej pracy
- Zagrożenia i zależności
Na przykład…
Postępuj zgodnie z tym schematem dla każdej za kart indeksowych.
Krok 1
Wprowadzenie (5 min)
Przypomnij grupie, jakie należy mieć podejście: mimo że zaangażowanych jest wiele zespołów, jesteśmy jedną firmą ze wspólnym celem.
Jeśli uwzględnimy tę kwestię podczas ustalania priorytetów, mamy duże szanse na porozumienie, które ułatwi osiągnięcie celów firmy. W przeciwnym razie ryzykujemy wzajemną rywalizację i opóźnienie realizacji kwestii, które mają największe znaczenie.
Krok 2
Przygotuj macierz (5 min)
Narysuj wykres 2x2 na tablicy lub kartce papieru i zapisz nad nią najważniejsze cele zespołów. Oznacz oś X opisem „Pilność”, wpisując „Wcześniej” po lewej stronie i „Później” po prawej stronie. Oznacz oś Y „Wpływ", z „Niski” na dole i „Wysoki” na górze.
Nad macierzą napisz najważniejszy cel swojego zespołu (albo nawet dwa).
Porada eksperta:
Określenie głównego celu zespołu będzie znacznie łatwiejsze, jeśli masz zielone światło dla wspólnego zrozumienia w programie Health Monitor. W przeciwnym razie przed ustaleniem priorytetów spróbuj wykorzystać OKR-y, sygnały i pomiary celów lub krótkie prezentacje.
Krok 3
Ustal priorytety pracy własnego zespołu (20 min)
Przyklejcie kartki z zadaniami na tablicy, ustawiając je względem innych kartek w oparciu o ich wpływ na wasze cele i to, jak szybko muszą być wykonane.
Wspólnie omówcie rozmieszczenie kartek i przesuwajcie je tak długo, aż uzyskacie równomierne rozmieszczenie na całej tablicy. Zwykle zaczyna się od lewego górnego rogu, ale późniejsze rozmieszczenie kartek na całej powierzchni ma kluczowe znaczenie.
Krok 4
Narysuj linie wykonalności (10 min)
Narysuj 2 łuki w poprzek tablicy, aby oddzielić elementy obowiązkowe od mile widzianych i tych, których prawdopodobnie nie zrobicie.
Wszystko, co znajduje się w lewym górnym rogu, jest objęte ochroną, gdyż musi być wykonane. Nie powinno się tu znaleźć nic, co nie jest niezbędne do osiągnięcia celu.
Wszystko, co znajduje się w prawym dolnym rogu, prawdopodobnie zostanie przesunięte na później. Nie oznacza to, że nigdy nie będzie wykonane, ale najpierw należy zakończyć obowiązkowe zadania.
Postarajcie się ograniczyć pozycje „obowiązkowe” do około 40% możliwości waszego zespołu, a „mile widziane” do około 30%. To pozostawi pewną przestrzeń, aby zmieścić prośby innych zespołów, a także wszelkie nagłe kwestie, które mogą się pojawić po drodze.
Porada eksperta:
Uzgodnienie tego, co można opóźnić lub po prostu nie wykonać, może prowadzić do niezręcznych momentów. Utrzymanie koncentracji grupy na głównym celu pomaga wyeliminować ten problem.
Krok 5
Uwzględnienie pytań (15 min
Ustalając priorytety próśb innych zespołów w stosunku do własnych obowiązków, uwzględnijcie następujące kwestie:
Czy cele drugiego zespołu są kluczowe (z poziomu całej firmy)?
Jak brak waszej pomocy wpłynie na realizację tego celu.
Po określeniu pozycji próśb ponownie narysujcie linie, aby odzwierciedlić to, co jest teraz możliwe do osiągnięcia. Jeśli dostosowanie się do prośby oznacza, że narażacie własne cele, zwróćcie na to uwagę i omówcie możliwości.
Jeśli cele obu zespołów mają krytyczne znaczenie, porozmawiaj z kierownictwem o pozyskaniu dodatkowych osób.
Jeśli cel drugiego zespołu jest kluczowy, a wasz nie, po prostu wykonajcie to zadanie.
Jeśli cel żadnego z zespołów nie ma krytycznego znaczenia, należy przyjrzeć się szczegółom i dojść do porozumienia.
Porada eksperta:
Niezależnie od wyniku tego ćwiczenia pamiętaj, aby zakomunikować podjęte decyzje, wszelkie wynikające z nich zagrożenia dla realizacji celów oraz powody.
Na przykład…
Sprawdź macierz priorytetów stworzoną przez jeden z naszych zespołów.
Gotowe?
Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub sporządzić listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.
Kolejne czynności
Przekaż efekty tej sesji całemu zespołowi projektowemu, interesariuszom i wszystkim innym, na których pracę może mieć wpływ. Podkreśl powody umiejscowienia linii, jak również wszelkie pozostałe zagrożenia.
Masz apetyt na więcej… porad strategicznych?
Podaj adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych sesji monitorowania wydajności i gier.
Chcesz przesłać opinię?
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.
