Zespołowe ustalanie priorytetów
Przeglądanie listy wszystkich zadań do wykonania przez zespół może okazać się przytłaczające. Wykorzystaj tę grę, aby ustalić priorytety i określić, czy dane zadania można opóźnić lub z nich zrezygnować.
CEL GRY...
Pomóż swojemu zespołowi nadać priorytety właściwym zadaniom i wykonać je w odpowiedniej kolejności, aby wyeliminować zatory.
Pozwól swojemu zespołowi powiedzieć „nie” zadaniom o niskim priorytecie, które mogłyby opóźnić projekt.
Jeśli program Health Monitor wykazał, że grupa ma problemy ze lub , ta gra może być pomocna.
Ludzie
3–12
Przygotowanie
15 min
Godzina
60 min
Trudność
Łatwe
Przeprowadzenie gry
Niektórych rzeczy zwyczajnie nie da się zrobić. Nie jest to problem, pod warunkiem, że najpierw zajmiesz się kwestiami o znaczeniu krytycznym, a następnie przejdziesz do spraw zewnętrznych.
Przygotowanie
Przed spotkaniem wszyscy muszą przeczytać plakat lub ulotkę informacyjną na temat projektu, jak również OKR-y (lub jakiekolwiek inne ramy wyznaczania celów, których używacie), tak aby każdy rozumiał kryteria sukcesu projektu.
Krok 1
Przelej na papier zadania związane z projektem (15 min)
Jako grupa urządźcie burzę mózgów i wymieńcie wszystkie zadania, które musicie wykonać, aby zrealizować cele projektu. Napiszcie każde zadanie na osobnej karcie indeksowej. Zachowajcie maksymalną dokładność i bezwzględność po względem włączania tylko tych elementów, które są częścią tego projektu. Nie wymieniajcie standardowych zadań biznesowych ani zadań w tle.
Uważajcie jednak, by nie zagłębiać się zbytnio w szczegóły. Nie chcecie przecież mieć setek karteczek, którym trzeba będzie nadać priorytet. O ile nie planujecie wystrzelić następnego łazika na Marsa, warto ograniczyć się do maksymalnie 50 zadań.
Porada eksperta:
Pamiętaj, aby uwzględnić zadania o charakterze nietechnicznym i biznesowym, takie jak szkolenia czy komunikacja z interesariuszami.
Krok 2
Podziel zadania na kategorie (10 min)
Pogrupujcie swoje zadania według typu, aby utworzyć od 2 do 5 kategorii pracy. Oto kilka pomysłów na sposoby grupowania swojej pracy:
- Według kamieni milowych
- Według obowiązków zespołu
- Według poprawek błędów, istniejących funkcji lub nowych funkcji
- Według przerwy technicznej, inkubacji lub wykonania
Z tyłu każdej karty zapiszcie, czy i jak dane zadanie odnosi się do innych zadań. Szczególnie ważne są zależności, np. „Zależy od”, „Ma wpływ na”.
Krok 3
Gotowi... do startu... ustalcie priorytety! (15 min)
Podzielcie się na małe grupy i przydzielcie każdej z nich jedną kategorię do posortowania i uszeregowania poprzez ułożenie kart na stole lub ścianie. Ustalenie tego wstępnego rankingu nie powinno zająć więcej niż kilka minut, więc nie traćcie czasu!
Zróbcie sobie przerwę i zamieńcie kategorie. Sprawdźcie, jak drugi zespół uszeregował zadania pod względem priorytetu, a następnie dopasujcie karty według własnego uznania (nie przejmujcie się zachowaniem pierwotnej kolejności).
Porada eksperta:
Zwróćcie uwagę na zależności. Nie oceniajcie zadania jako niski priorytet, jeśli istnieje dziesięć innych zadań, które od niego zależą!
Krok 4
Narysuj linię „Można zrezygnować” (10 min)
Zacznijcie od określenia kryteriów przy ustalaniu, czy zadanie powinno znajdować się powyżej, czy poniżej linii „Można zrezygnować”.
Wykorzystując te kryteria, prześledźcie kategorię po kategorii i zdecydujcie, gdzie wypada linia. Które zadania można odrzucić bez skazania całego projektu na niepowodzenie? Kontynuujcie, aż przejdziecie przez wszystkie kategorie.
Porada eksperta:
Udokumentujcie powyższe kryteria, aby odwoływać się do nich w celu oceniania pojawiających się próśb podczas realizacji projektu.
Krok 5
Przejrzyj i zastanów się (10 min)
Przejrzyj wszystkie kategorie i priorytetowe zadania. Poproś członków grupy o zagłosowanie za pomocą kciuków na temat tego, jak oceniają zdolność zespołu do realizacji zadań na czas. Kciuk w górę = na pewno damy sobie radę, kciuk w dół = jesteśmy skazani na porażkę.
Jeśli grupa w przytłaczającej większości pokazuje kciuki w dół, poświęć ostatnie kilka minut na burzę mózgów, w której wymienicie wszystkie zagrożenia dla sukcesu zespołu. Warto rozważyć przeprowadzenie diagnozy pre-mortem, aby dogłębnie zbadać, dlaczego zespół uważa, że jest skazany na niepowodzenie.
Gotowe?
Przeprowadź z zespołem pełną sesję monitorowania kondycji za pomocą programu Health Monitor lub sporządź listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia postępów.
Inne wersje
Zespoły rozproszone
Użyj tablicy Trello lub systemu Jira, aby członkowie zespołu pracujący zdalnie mogli aktywnie uczestniczyć w ustalaniu priorytetów.
Kolejne czynności
Rozpocznij grę Pre-mortem, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych zagrożeń i stworzyć plany ich ograniczenia.
Jeśli nie masz jeszcze wyznaczonych celów projektu, wykorzystaj wyniki tej gry, aby pomóc sobie w wyznaczeniu kwartalnych celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów). Jest to rama wyznaczania celów stosowana w Atlassian, Google i innych firmach z różnych branż.
Przeprowadź grę Role i obowiązki, aby określić obszary odpowiedzialności w projekcie.
Chcesz jeszcze więcej strategicznych porad?
Podaj adres e-mail, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych programów Health Monitor i gier.
Prześlij opinię
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.