Zespołowe ustalanie priorytetów
Przeglądanie listy wszystkich zadań do wykonania przez zespół może okazać się przytłaczające. Wykorzystaj tę grę, aby ustalić priorytety i określić, czy dane zadania można opóźnić lub z nich zrezygnować.
CEL GRY
Pomóż swojemu zespołowi nadać priorytety właściwym zadaniom i wykonać je w odpowiedniej kolejności, aby wyeliminować zatory.
Pozwól swojemu zespołowi powiedzieć „nie” zadaniom o niskim priorytecie, które mogłyby opóźnić projekt.
Ten scenariusz może się okazać pomocny, jeśli monitorowanie kondycji wykazało problem w zakresie lub .
Uczestnicy
3–12
Przygotowanie
15 min
Czas
60 min
Trudność
Niska
Przeprowadzenie gry
Niektórych rzeczy zwyczajnie nie da się zrobić. Nie jest to problem, pod warunkiem, że najpierw zajmiesz się kwestiami o znaczeniu krytycznym, a następnie przejdziesz do spraw zewnętrznych.
Przygotowanie
Przed spotkaniem wszyscy muszą przeczytać plakat lub ulotkę informacyjną na temat projektu, jak również OKR-y (lub jakiekolwiek inne ramy wyznaczania celów, których używacie), tak aby każdy rozumiał kryteria sukcesu projektu.
Krok 1
Przelej na papier zadania związane z projektem (15 min)
Jako grupa urządźcie burzę mózgów i wymieńcie wszystkie zadania, które musicie wykonać, aby zrealizować cele projektu. Napiszcie każde zadanie na osobnej karcie indeksowej. Zachowajcie maksymalną dokładność i bezwzględność po względem włączania tylko tych elementów, które są częścią tego projektu. Nie wymieniajcie standardowych zadań biznesowych ani zadań w tle.
Uważajcie jednak, by nie zagłębiać się zbytnio w szczegóły. Nie chcecie przecież mieć setek karteczek, którym trzeba będzie nadać priorytet. O ile nie planujecie wystrzelić następnego łazika na Marsa, warto ograniczyć się do maksymalnie 50 zadań.
Porada eksperta:
Pamiętaj, aby uwzględnić zadania o charakterze nietechnicznym i biznesowym, takie jak szkolenia czy komunikacja z interesariuszami.
Krok 2
Podziel zadania na kategorie (10 min)
Pogrupujcie swoje zadania według typu, aby utworzyć od 2 do 5 kategorii pracy. Oto kilka pomysłów na sposoby grupowania swojej pracy:
- Według kamieni milowych
- Według obowiązków zespołu
- Według poprawek błędów, istniejących funkcji lub nowych funkcji
- Według przerwy technicznej, inkubacji lub wykonania
Z tyłu każdej karty zapiszcie, czy i jak dane zadanie odnosi się do innych zadań. Szczególnie ważne są zależności, np. „Zależy od”, „Ma wpływ na”.
Krok 3
Gotowi... do startu... ustalcie priorytety! (15 min)
Podzielcie się na małe grupy i przydzielcie każdej z nich jedną kategorię do posortowania i uszeregowania poprzez ułożenie kart na stole lub ścianie. Ustalenie tego wstępnego rankingu nie powinno zająć więcej niż kilka minut, więc nie traćcie czasu!
Zróbcie sobie przerwę i zamieńcie kategorie. Sprawdźcie, jak drugi zespół uszeregował zadania pod względem priorytetu, a następnie dopasujcie karty według własnego uznania (nie przejmujcie się zachowaniem pierwotnej kolejności).
Porada eksperta:
Zwróćcie uwagę na zależności. Nie oceniajcie zadania jako niski priorytet, jeśli istnieje dziesięć innych zadań, które od niego zależą!
Krok 4
Narysuj linię „Można zrezygnować” (10 min)
Zacznijcie od określenia kryteriów przy ustalaniu, czy zadanie powinno znajdować się powyżej, czy poniżej linii „Można zrezygnować”.
Wykorzystując te kryteria, prześledźcie kategorię po kategorii i zdecydujcie, gdzie wypada linia. Które zadania można odrzucić bez skazania całego projektu na niepowodzenie? Kontynuujcie, aż przejdziecie przez wszystkie kategorie.
Porada eksperta:
Udokumentujcie powyższe kryteria, aby odwoływać się do nich w celu oceniania pojawiających się próśb podczas realizacji projektu.
Krok 5
Przejrzyj i zastanów się (10 min)
Przejrzyj wszystkie kategorie i priorytetowe zadania. Poproś członków grupy o zagłosowanie za pomocą kciuków na temat tego, jak oceniają zdolność zespołu do realizacji zadań na czas. Kciuk w górę = na pewno damy sobie radę, kciuk w dół = jesteśmy skazani na porażkę.
Jeśli grupa w przytłaczającej większości pokazuje kciuki w dół, poświęć ostatnie kilka minut na burzę mózgów, w której wymienicie wszystkie zagrożenia dla sukcesu zespołu. Warto rozważyć przeprowadzenie diagnozy pre-mortem, aby dogłębnie zbadać, dlaczego zespół uważa, że jest skazany na niepowodzenie.
Gotowe?
Pamiętaj, aby przeprowadzić z zespołem pełną sesję Health Monitor lub sporządzić listę punktów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy robicie postępy.
Różnice
Zespoły rozproszone
Użyj tablicy Trello lub systemu Jira, aby członkowie zespołu pracujący zdalnie mogli aktywnie uczestniczyć w ustalaniu priorytetów.
Kolejne czynności
Rozpocznij grę Pre-mortem, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych zagrożeń i stworzyć plany ich ograniczenia.
Jeśli nie masz jeszcze wyznaczonych celów projektu, wykorzystaj wyniki tej gry, aby pomóc sobie w wyznaczeniu kwartalnych celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów). Jest to rama wyznaczania celów stosowana w Atlassian, Google i innych firmach z różnych branż.
Przeprowadź grę Role i obowiązki, aby określić obszary odpowiedzialności w projekcie.
POWIĄZANE SCENARIUSZE
Masz apetyt na więcej… porad strategicznych?
Podaj adres e-mail poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu nowych sesji monitorowania wydajności i gier.
Chcesz przesłać opinię?
Zostaw pytanie lub komentarz w witrynie społeczności Atlassian.